Selbstständige Ausführung aller anfallenden Sekretariats und Organisationsaufgaben im Vorzimmer des Direktoriums, Zentrale Ansprechperson für interne und externe (telefonische) Anfragen sowie stilsichere und fehlerfreie Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Eigenständige Koordination und administrative Vorbereitung von Terminen, (Gremien-) Sitzungen und Tagungen, Administrative Betreuung des Gremienbüros, Durchführung von anlassbezogenen Recherchen (z.B. im Vorfeld von Sitzungen, für Präsentationen und Auswertungen etc.), Empfang und Betreuung von Besucher*innen, Organisation, Abwicklung und Abrechnung von Dienstreisen des Direktoriums, Führung der Dokumentenablage sowie Weiterentwicklung des Systems der Aktenablage des Direktoriums, Erstellung von Dokumenten (z. B. Vermerke, Schreiben)
