Allgemeine Sachbearbeitungsaufgaben in Abstimmung mit den Freiwilligenprojekten, u.a. Stammdatenpflege, Unterstützung bei der Abrechnung von Fördermitteln, Unterstützung des Referenten für Projektorganisation beim Vertragsmanagement, Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit, u.a. Homepagepflege, Datenupload, Bestellungen und Einholen von Angeboten von externen Dienstleistern

Übernahme von klienten- und kundenbezogener Verwaltungsaufgaben, Telefon- und Korrespondenzdienste, Beschaffung von Infomaterial und redaktionelle Überarbeitung von Schriften, Beschaffung und Pflege von Arbeitsmaterialien und Büroausstattungen, Vorbereitung von Treffen/Sitzungen und Planung und Feinorganisation bei Veranstaltungen

Organisation und Bearbeitung des gesamten Schriftverkehrs sowie Telefon- und E-Mail-Korrespondenz., Pflege und Verwaltung von Daten, Akten und Unterlagen., Unterstützung der Werkstattleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben., Terminorganisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Protokollführung., Bearbeitung von Bestellungen, Rechnungen und internen Vorgängen.

Allgemeine Büroorganisation in der Betriebszentrale, Bearbeiten und Dokumentieren der Postein- und ausgäng, sowie Archivierung, Empfangen und Betreuen der Besuchenden der Betriebszentrale, Unterstützung in der IT- und Telefoneinrichtung innerhalb der Betriebszentrale, Organisation der Fahrzeugflotte im Verantwortungsbereich, Sicherstellung des Materialbedarfs, sowie die Beschaffung und Bedarfsplanung, Teilnehmen an der jährlichen Inventur und Prüfen des Inventarverzeichnisses, Betreuen und Beaufsichtigen der Bibliothek, Führen der Bestandsnachweise gemäß LHO bzw. Richtlinie des LFB, Annehmen und Ausgeben des Bibliotheksbestandes, Sicherstellung des Brand- und Gesundheitsschutzes in der Betriebszentrale

Mündliche und schriftliche Auskunftserteilung und Beratung im Hinblick auf den Ablauf und die Voraussetzungen von Prüfungen sowie zum Gesamtkomplex „Studium“ in organisatorischer und verwaltungsmäßiger Hinsicht, Antrags- und Zulassungsverfahren: Ausgabe von Anträgen und Leistungsnachweisen zu Prüfungen und Vorprüfung der eingereichten Anträge auf Zulassung zu Prüfungen, Berechnung der Prüfungsnoten, Erstellen von Zeugnissen, Urkunden, Bescheinigungen und Statistiken, Verwaltungsmäßige Durchführung von Widerspruchsverfahren

Aktive Unterstützung im Bereich der Pflegedirektion, im Alltagsgeschäft, in organisatorischen und administrativen Belangen, Übernahme der Bearbeitung der Korrespondenz (elektronisch wie postalisch) und Verantwortung für das Telefon-, Termin- und Reisemanagement, Erster Kontakt im Büro der Pflegedirektion, Annahme interner und externer Anfragen und Themen und adressatengerechte Weiterleitung, Mitgestaltung des Bewerbungsmanagements und Koordination von Personalangelegenheiten, in enger Zusammenarbeit mit der Pflegedirektion und der Personalabteilung, Überblick von Timelines, Verantwortung der Büroorganisation und Sicherstellung eines reibungsarmen Tagesablaufes der Pflegedirektion, Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Raumplanung und Materialbestellungen, Planung und Organisation in- und externe Meetings sowie Vor- und Nachbereitungen

Antragsbearbeitung sowie Erteilung von Aufgrabegenehmigungen und Gehweg-überfahrten nach örtlicher Besichtigung., Wahrnehmung sämtlicher Aufgaben des Straßenbaulastträger ggf. in Bauherrenfunktion., Beauftragung und Durchführung von Brückenprüfungen inkl. Erstellung von Leistungsverzeichnissen, Angebotsprüfung und Beauftragung von Unternehmen., Ermittlung von Altlasten sowie Altlastenbeurteilung durch Auswertungen von Analysen und Gutachten., Koordinierung, Begleitung und Abnahme sowie ggf. baufachliche Beratung und Verfolgung von Mängelbeseitigungsansprüchen bei Arbeiten in und an öffentlichen Verkehrsflächen durch Versorgungsträger und/oder Dritten, Teilnahme und/oder Leitung der Baubesprechungen., Beauftragung, Überwachung und Kontrolle bei der Abwicklung von Einzelmaßnahmen im Unterhaltungsbereich, bei der Pflege und Herstellung von Straßen, Wegen und Plätzen, den Grünanlagen, der Entwässerungseinrichtungen, Spielplätze und Baumkontrollen., Regenwasserentsorgung, Kontrolle der Entwässerungsmulden, Regenwasserkanäle und Regenrückhaltebecken, Technischer Zustand der Anlage beaufsichtigen, Unterhaltungsaufträge erteilen, notwendige Baumaßnahmen beauftragen., Abwicklung von Einzelmaßnahmen im Bereich des Kanal- und Leitungsbaus., Mitwirkung bei der Erstellung von wasserrechtlichen Grundlagen innerhalb eines Siedlungsgebietes.

Management des zentralen Empfangs, Ansprechpartner für alle Fragestellungen zum operativen Bürobetrieb als Schnittstelle zur Hausverwaltung und zum Hausmeisterservice, Koordination interner und externer Dienstleister, Planung und Organisation interner Veranstaltungen sowie interner Umzüge, Erfassung, Prüfung und Abwicklung von Reisekostenabrechnungen, Abwicklung der in Zusammenhang mit dem Bestand an Dienstfahrzeugen anfallenden Aufgaben, Sicherstellung des internen und externen physischen Postverkehrs, Beleg- und Buchungsprüfung sowie Material- und Bestandsmanagement

Administrative und organisatorische Unterstützung der Autismusambulanz, der Sozialpädagogischen Familienhilfe sowie der Schulbegleitung, Vorbereitung und Bearbeitung von Abrechnungen, Erstellung und Pflege von Stunden- und Vertretungsplänen, Datenpflege sowie Unterstützung bei der Digitalisierung von Unterlagen, Koordination und Organisation von Terminen, Erstellung von Protokollen und internen Dokumentationen, Unterstützung am Empfang, einschließlich der Entgegennahme von Telefonanrufen, Mitwirkung bei der Organisation und Durchführung der Qualifizierungsmaßnahme für unsere Schulbegleitungen, Durchführung von Einkäufen sowie Bestellungen, Ansprechperson für Belange des Gebäudemanagements

Vertretung der Schulsekretärin / des Schulsekretär in Schulbüros der Primarstufe und der Sekundarstufe, Erstellung und Vorbereitung von Inventurlisten sowie Durchführung der Inventur in Schulen inklusive der Nachbereitung und Klärung von Abweichungen, Mitwirkung bei der Anlagenbuchhaltung für Schulen, Einarbeitung neuer Schulsekretärinnen / Schulsekretäre

Führen der Geschäftsstelle der Gesamtschwerbehindertenvertretung, selbstständige Büroorganisation und Koordination von Arbeitsabläufen, eigenverantwortliche Recherchearbeiten, Bearbeitung von Schriftstücken nach internen Vorgaben, Bearbeitung von gescannter Eingangspost sowie Qualitätssicherung der digitalisierten Dokumente, Datenmanagement, Erstellung von aussagekräftigen Auswertungen mit Excel sowie Vorbereitung bestimmter Power-Point-Präsentationen nach vorheriger Absprache, Ausführen des gesamten Bestellwesens, allgemeine Korrespondenz und Verwaltungstätigkeiten (Erstellung von Protokollen, Aushängen, Einladungen), Telefon und E-Mail Management, allgemeine Terminverwaltung: Terminkoordination, Buchung, Planung, Vorbereitung von Besprechungsräumen (Organisation und Koordination der monatlichen AGVL Sitzungen sowie Veranstaltungen), Vorbereitung von Sitzungen und Gesprächsunterlagen

Kursplanung, Programmerstellung, Veranstaltungsorganisation, Betreuung der vhs-Ballettschule, Betreuung der Kurse der Außenstellen (administrative Tätigkeiten – kein eigenes Unterrichten)

Terminkoordination, Terminüberwachung und Besprechungsorganisation für die zuständige Leitung, Verwaltungsaufgaben, Sachbearbeitung für sozialadministrative Aufgaben, Kontaktpflege, Sachbearbeitung und Schriftverkehr zu Angehörigen, Betreuern und Ämtern, Prüfung von Buchungs- und Rechnungsvorgängen

Termine und Besprechungen selbstständig koordinieren, vorbereiten und nachbereiten, Entscheidungsvorlagen, Unterlagen und Präsentationen erstellen, interne und externe Kommunikation übernehmen, Reisen planen und koordinieren, in Projekten mitarbeiten und Aufgaben eigenständig zum Ziel bringen, Protokolle führen und Informationen präzise dokumentieren

Vielfältige berufliche Möglichkeiten in zahlreichen Berufen, Einsatz der Fachkenntnisse und Engagement

Bearbeitung personeller Angelegenheiten unter Anwendung von IPV, Dialogbegleitung für den gesamten Geschäftsbereich Jugend im Rahmen des Wissenstransfers, Dienstreiseangelegenheiten des Geschäftsbereichs Jugend, Sachbearbeitung für die Beschreibung der Aufgabenkreise (BAK) des gesamten Geschäftsbereichs Jugend, sowohl bei neuen Vorgängen, wie bei Überprüfungen aufgrund von z.B. Umorganisationen, Anleitung von Nachwuchskräften (Auszubildende, Praktikant/-innen, Dual Studierende usw.)

Übernahme von organisatorischen Aufgaben zur Vor- und Nachbereitung von Fortbildungen für Fachkräfte der Jugendarbeit und angrenzende Arbeitsfelder, Mitwirkung an Teilnehmenden- und Seminarmanagement, Datenbankverwaltung und Datenverarbeitung nach entsprechender Einarbeitung in die Software ANTRAGO umsetzen, Fachveranstaltungen organisatorisch unterstützen bspw. Besorgungen übernehmen, Fortbildungsraum vorbereiten und einrichten, Beim Veranstaltungsmanagement organisatorisch unterstützen, Ausgangsrechnungen und Teilnahmebestätigungen erstellen und bearbeiten, Übernahme von Aufgaben zur Kommunikation u. a. mit Teilnehmenden, Informationen am Telefon/ per Mail aufnehmen und zielgerichtet weiterleiten, Organisatorische Fragen im Fortbildungskontext beantworten können oder sachgerecht aufschreiben und weiterleiten, Im Kontakt mit Referierenden verstehendes Schreiben anwenden, Professionellen Umgang mit Kund*innen und Nutzer*innen umsetzen, An Statistik, Berichtswesen und Dokumentation mitwirken, Übernahme von Aufgaben der allgemeinen Büroorganisation, Posteingang/ Postausgang erledigen, Telefon/ E-Mails schreiben/ beantworten, Allgemeine Verwaltungsaufgaben übernehmen, Buchhalterische Tätigkeiten übernehmen wie Lesen von Sachkonten Einnahmen/ Ausgaben/ Saldo, Buchen von Eingangsrechnungen, Auswerten von Kostenstellen im Rahmen der Controllings, Büro-/ Arbeitsmaterial bedarfsgerecht anschaffen, Ergebnisprotokolle bei Teammeetings oder in der Organisation erstellen, Prozesse, Abläufe und Termine im Bildungsteam kennen und organisieren, Zusammenarbeit mit der Verwaltung und Vertretungsaufgaben abdecken

Meldewesen nach dem Bundesmeldegesetz (An-, Ab- und Ummeldungen, Registerpflege, Bescheinigungen, OSCI-Xmeld), Pass- und Ausweisangelegenheiten inkl. Beantragung, Prüfung, Versand und Zusammenarbeit mit der Bundesdruckerei, Führungszeugnisse, Gewerbezentralregisterauskünfte und Beglaubigungen, Gewerbeangelegenheiten (An-, Um- und Abmeldungen sowie Registerauskünfte), Ordnungsrechtliche Aufgaben (Verwarnungen, Bußgeldverfahren, Ordnungswidrigkeiten), Fundbüro sowie Vorbereitung öffentlicher Versteigerungen, Wahlangelegenheiten (MESO-Konfiguration, Wählerverzeichnis, Briefwahl), Gaststätten- und Veranstaltungsangelegenheiten, Statistik- und Datenmeldungen an externe Stellen (z. B. KBA, GEZ, Landesamt für Statistik), Durchsetzung melde- und aufenthaltsrechtlicher Pflichten inkl. Maßnahmen bei Verstößen

Allgemeine Sekretariatsaufgaben, Organisation von Dienstreisen (Vorbereiten von Anträgen und Abrechnungen), Vorbereiten von Verträgen für studentische Mitarbeitende und Übungsleitende, Beschaffen von Materialien und Geräten, Verwaltung des Schließ- und Schlüsselsystems, Rechnungserstellung und -bearbeitung, Überwachen des Zahlungsverkehrs und der Bewirtschaftung der Kostenstellen

Unterstützung der Bäderbetriebsleitung in administrativen, organisatorischen und koordinierenden Tätigkeiten, Vorbereitung, Nachbereitung und Protokollführung von Besprechungen, Erstellung von Auswertungen, Berichten und Präsentationen, Koordination von Terminen sowie interne und externe Korrespondenz, Mitarbeit bei der Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltungen, Schnittstellenfunktion zwischen Bäderbetriebsbetriebsleitung, Mitarbeitenden, Verwaltung und externen Dienstleistern, Unterstützung bei Personalthemen, z. B. Einsatzplanung, Zeiterfassung und Urlaubskoordination, Pflege und Aktualisierung der Social-Media-Kanäle der Bäderbetriebe