Team-Assistenz (m/w/d) für das Project Management Office (PMO) im DToCS-Projekt

• administrative und organisatorische Unterstützung der PMO-Leitung bei der laufenden Koordination des DToCS-Gesamtprojekts

• Planung, Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Workshops, Review-Terminen, Steering-Board-Sitzungen und weiteren projekt­bezogenen Austausch­formaten

• Erstellung und Pflege von Agenden, Protokollen, Ergebnis­notizen, Aufgaben­listen, Beschluss­übersichten und Wieder­vorlagen

• Termin­management einschließlich Koordination komplexer Abstimmungen mit Projekt­leitung, Work-Package-Leitungen, Co-PIs, administrativen Einheiten und externen Partnern

• Unterstützung beim Monitoring von Fristen, Meilen­steinen, Deliverables, Berichts­pflichten und offenen Aufgaben in enger Abstimmung mit der PMO-Leitung

• Pflege strukturierter Projekt­ablagen, Verteiler, Kontakt­listen, Dokumenten­versionen, Vorlagen und Übersichten.

• Unterstützung bei der Zusammen­stellung von Unterlagen für Berichte, Gremien, Reviews, Evaluations­vorbereitungen und interne Entscheidungs­termine

• Mitarbeit bei der organisatorischen Vorbereitung von Kommunikations-, Disseminations- und Veranstaltungs­aktivitäten in Abstimmung mit den zuständigen Work Packages und Kommunikations­stellen

• Unterstützung bei projekt­bezogenen administrativen Prozessen, z. B. Beschaffungen, Reise­planung, Abrechnungs­unterlagen, Gäste­betreuung oder internen Formular­läufen

• selbstständige Klärung komplexer organisatorischer und administrativer Fragestel­lungen, bezogen auf sämtliche o. g. Themen

• eigenverantwortliche Vorbereitung von Entscheidungs­vorlagen

• Sicher­stellung eines professionellen Informations­flusses im PMO-Umfeld sowie service­orientierte Ansprechfunktion für organisatorische Anliegen im DToCS-Projekt

• selbstständige Entwicklung von Handlungs­empfehlungen für die Projekt­leitung u. a. zur konzeptionellen Weiter­entwicklung von PMO-Prozessen

• abgeschlossene Berufs­ausbildung im kaufmännischen, verwaltungs­bezogenen oder vergleichbaren Bereich; alternativ gleichwertige einschlägige Berufs­erfahrung

• mehrjährige Erfahrung in Assistenz-, Sekretariats-, Verwaltungs- oder Projekt­unterstützungs­funktionen, idealerweise in einem wissen­schaftlichen, öffent­lichen oder projekt­orientierten Umfeld

• sehr gute Organisations­fähigkeit, strukturierte Arbeits­weise und hohe Zuverlässigkeit bei Termin-, Dokumenten- und Aufgaben­verfolgung

• sicherer Umgang mit Office-Anwendungen, digitalen Ablage­strukturen, Kollaborations­plattformen und üblichen Kommunikations­werkzeugen

• Erfahrung in der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Protokoll­führung, Dokumenten­management und administrativen Abläufen

• gutes Verständnis für vertrauliche Informationen, Daten­schutz, Dokumentations­pflichten und service­orientierte Zusammen­arbeit

• Kommunikations­stärke, Team­fähigkeit und freundliches, professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Ansprech­partnerinnen und Ansprech­partnern

• Fähigkeit, auch bei parallelen Aufgaben, wechselnden Prioritäten und engen Fristen den Überblick zu behalten

• sehr gute Deutsch­kenntnisse sowie gute Englisch­kenntnisse in Wort und Schrift

• Interesse an einem inter­disziplinären Forschungs­umfeld an der Schnittstelle von digitalen Infrastrukturen, Künstlicher Intelligenz, Materialien, Küsten­systemen und wissen­schaftlicher Governance

• eine abwechslungsreiche Assistenz­funktion in einer strategisch bedeutsamen Forschungs­initiative mit hoher Sichtbarkeit innerhalb des Helmholtz-Zentrums Hereon

• Ein inter­disziplinäres Arbeits­umfeld an der Schnittstelle von Digitalen Zwillingen, Künstlicher Intelligenz, Forschungs­infrastrukturen, Materialien und Küsten­systemen

• die Möglichkeit, den Aufbau professioneller PMO-Strukturen und einer transparenten Projekt­organisation aktiv zu unterstützen.

• enge Zusammen­arbeit mit PMO-Leitung, Projekt­leitung, Work-Package-Leitungen, Co-PIs, administrativen Einheiten und externen Partner­strukturen

• ein verantwortungs­volles Aufgabenfeld mit vielfältigen organisatorischen, administrativen und kommunikativen Tätigkeiten in einem zukunfts­orientierten Forschungs­projekt

• Sozial­leistungen nach dem Tarifvertrag des öffent­lichen Dienstes und Vergütung bis zur Entgelt­gruppe 9a nach TV EntgO Bund

• 6 Wochen Urlaub im Jahr; Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr

• sehr gute Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben; Angebote von mobiler und flexibler Arbeit

• gut angebundener Forschungs­campus (ÖPNV) und beste Möglich­keiten zur Vernetzung, Zuschuss zum Deutschland­ticket bei vorliegenden Voraussetzungen (Jobticket), Lademöglich­keiten für E-Fahrzeuge

• individuelle Möglich­keiten zur Weiterbildung

• hervorragende technische Infrastruktur und moderne Arbeits­platz­ausstattung

• familien­freundliche Unternehmens­politik mit Kinder­betreuungs­angeboten, z. B. betriebsnahe Kindertages­stätte

• Betriebliche Gesundheits­förderung, z. B. Employee Assistance Program (EAP)

• Corporate Benefits

• ein abwechslungs­reiches Kantinen­angebot auf dem Campus

Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte behinderte Personen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt.

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