Eigenständige Bearbeitung der anfallenden Vorgänge in der Personalbetreuung und -verwaltung, Vorbereitung der Gehaltsabrechnungen, Ansprechpartner für Kolleginnen und Kollegen in allen Personalfragen, Betreuung von Themen zur betrieblichen Altersvorsorge, Erstellung von Arbeitsverträgen, Arbeitszeugnissen, Bescheinigungen, Statistiken und Auswertungen, Betreuung der Zeiterfassung, Terminbearbeitung, Kontenabstimmung, Rechnungsprüfungen, Externer Schriftverkehr, Allgemeine Verwaltungsaufgaben, Unterstützung der Geschäftsleitung zu verschiedenen Fragestellungen und in allen Personalthemen

Eigenständige Bearbeitung der Vorgänge in der Personalbetreuung und Personalverwaltung, Vorbereitung der Gehaltsabrechnungen, Ansprechpartner für Kollegen in allen Personalfragen, Betreuung von Themen zur betrieblichen Altersvorsorge, Erstellung von Arbeitsverträgen, Arbeitszeugnissen, Bescheinigungen, Statistiken und Auswertungen, Betreuung der Zeiterfassung, Terminbearbeitung, Kontenabstimmung, Rechnungsprüfungen, Externer Schriftverkehr, Allgemeine Verwaltungsaufgaben, Unterstützung der Geschäftsleitung zu verschiedenen Fragestellungen und in allen Personalthemen

Integration, Betrieb und kontinuierliche Weiterentwicklung der Server-Infrastruktur (Anwendungs-, File- und SQL-Cluster), Administration von Microsoft 365, Exchange, Softwareverteilung, Patchmanagement sowie automatisierten Client-Installationen – inklusive Mobile Device Management für iPadOS und Android, Anwendung und Pflege von Microsoft SQL, Bearbeitung von Tickets im Incident-, Change- und Problem-Management im 2nd- und 3rd-Level-Support, Analyse von Fehlern durch Auswertung von Traces und Logfiles sowie Planung und Dokumentation der Server-Infrastruktur, Mitwirkung bei der Einführung neuer Softwarelösungen

Vollumfängliche Administration unseres Fuhrparks (Dienstwagen, Poolfahrzeuge), Terminkoordination für Wartungen, Reparaturen, TÜV-Termine und Reifenwechsel, Dokumentation aller Fahrzeugunterlagen und Verwaltung der Fahrzeugschlüssel, Schnittstelle zu Leasingpartnern, Versicherungen und Werkstätten, Begleitung des On- und Offboardings bei Fahrzeugzuweisungen, Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs, Organisation der Meetingräume und Gemeinschaftsbereiche (Küche, Lounge, Empfang), Hospitality am Empfang für ein einladendes Arbeitsumfeld, Prozessoptimierung rund um Office Management und Fuhrparkorganisation

Vollumfängliche Administration unseres Fuhrparks (Dienstwagen, Poolfahrzeuge), Terminkoordination für Wartungen, Reparaturen, TÜV-Termine und Reifenwechsel, Dokumentation aller Fahrzeugunterlagen und Verwaltung der Fahrzeugschlüssel, Schnittstelle zu Leasingpartnern, Versicherungen und Werkstätten, Begleitung des On- und Offboardings bei Fahrzeugzuweisungen, Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs, Organisation der Meetingräume und Gemeinschaftsbereiche (Küche, Lounge, Empfang), Hospitality am Empfang für ein einladendes Arbeitsumfeld, Prozessoptimierung rund um Office Management und Fuhrparkorganisation

Unterstützung der Fachteams bei verschiedenen Verwaltungsaufgaben, Aufbereiten von Verwaltungsakten (digital und in papierform), Erledigen anfallender Kopier- und Scanarbeiten, Vorbereiten der Tagespost für die Verteilung, Unterstützung bei der Bearbeitung der Tagespost

Planung und Organisation von Verwaltungsvorgängen, Planung und Organisation von Geschäftsprozessen, Planung und Organisation von Dienstleistungen, Kennenlernen der kaufmännischen Abteilungen im dreimonatigen Wechsel, Umgang mit konzerninterner IT-Struktur, Umgang mit relevanten kaufmännischen EDV-Anwendungen

Bearbeitung und Verwaltung von administrativen Aufgaben, Unterstützung der Geschäftsführung und anderen Abteilungen bei organisatorischen Tätigkeiten, Koordination und Protokollierung von Terminen und Besprechungen, Kommunikation mit internen und externen Partnern, allgemeine Büroorganisation (u. a. Postbearbeitung)

Mitarbeit bei der Erstellung von Arbeitsverträgen sowie personalrelevanten Schreiben unter Beachtung der definierten arbeitsrechtlichen Vorgaben, Datenpflege in IT-Systemen, Erstellung von Arbeitszeugnissen auf Basis definierter Vorgaben, Unterstützung bei der Erstellung von Betriebsratsanhörungen, Unterstützung bei der Optimierung von Prozessen und Mitwirkung an teamübergreifenden Projekten, Administrative und organisatorische Aufgaben im HR Services Team

Planung, Installation und Betrieb von Microsoft Exchange On-Premise, Exchange Hybrid und Exchange Online, Planung, Installation und Betrieb unserer Microsoft PKI, Automatisierung von Prozessen mithilfe von Scripting, Übernahme des 2nd-Level-Supports und Bearbeitung von Kundenanfragen über das Ticketprogramm

Pflege und Aktualisierung von Stammdaten in unserer hausinternen Datenbank, Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten wie der Erstellung von Dienst- und Stundenplänen sowie Informationsaushängen, Vorbereitung und Bereitstellung von Teilnehmerunterlagen für unsere Veranstaltungen, inklusive Material und Bescheinigungen, Auswertung von Evaluationsergebnissen und Umfragen zur stetigen Weiterentwicklung unseres Angebots, Erstellung und Versand der Verträge für unsere Referierenden, Betreuung unserer Service-Hotline und schriftliche Korrespondenz – du bist damit in direktem Kontakt mit Teilnehmenden und Interessierten unserer Fortbildungen

Verantwortung der Finanz-, Rechnungs-, und Beschaffungsprozesse, sowie der Personalverwaltung, Verantwortung für IT, Datenschutz, Arbeitssicherheit u.a. in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, Optimierung von Geschäftsabläufen, Controlling, Leitung und Entwicklung des Verwaltungsteams, Enge Zusammenarbeit mit dem geschäftsführenden Vorstand und den Fachbereichen

Erstellung und Versand von Verträgen, Erstellung von Honorarabrechnungen, Bildrecherche und -einkauf bei Agenturen, Unterstützung bei der Digitalisierung des Contents, Betreuung des Autor:innennetzwerkes, Themenrecherche

Verwalten der User Accounts und E-Mail-Postfächer, IT-Beratung und Rückfragen telefonisch beantworten, Erstellung von IT-Dokumentationen, Anleitungen und Handouts für Kolleg*innen, Selbstständige Ticketbearbeitung auch über den üblichen First-Level-Support hinaus, Überwachung der IT-Systeme und Applikationen, Priorisierung der eingehenden Tickets

Finanz- und verwaltungsseitige Bearbeitung von Anträgen bei öffentlichen Zuwendungsstellen, Erstellung der Verwendungsnachweise, Betreuung von Tiefenprüfungen, Liquiditätsübersicht, Mittelabrufe, Regelkonforme Mittelverwendung, Laufendes Budgetcontrolling, Angebote, Verträge, Rechnungs- und Mahnwesen, Verwaltungsseitige Fachbetreuung des genutzten Webdienstes für Veranstaltungs-Buchungen im Austausch mit der Softwarefirma, Mitwirkung an Stellenausschreibungen, Ansprechperson, Prozessbetreuung, Führung von Personalunterlagen, Organisation von On- und Offboarding, Digitalisierung von Verwaltungsprozessen und Verbesserung von Schnittstellen im Finanz- und Rechnungswesen, Buchhaltung und Personalwesen

Erstellen von Arbeitsverträgen und Zusatzvereinbarungen, Ansprechpartner für unsere Mitarbeiter und Führungskräfte zu Fragestellungen rund um die Personalverwaltung, Vorbereitung der Gehaltsabrechnungen und Abstimmung mit dem Dienstleister, Führen, Pflegen und Verwalten der Personalakten, Vorbereitung von zu erhebenden Daten, Berichten und Statistiken, Erfassung von Fehlzeiten, Korrespondenz mit externen Ansprechpartnern, Unterstützung im Bewerbermanagement

Erstellung der monatlichen Gehaltsabrechnung, Abwicklung aller administrativen Aufgaben von der Einstellung bis zum Austritt, Erstellung von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen, Vereinbarungen, Zeugnissen und Statistiken, Optimierung und Sicherstellung des reibungslosen Bewerberprozesses, Mithilfe bei der Koordination und Organisation von Aus- und Weiterbildungen sowie deren Reisekostenabrechnung

Aufbau, Weiterentwicklung und Pflege von administrativen Prozessen und Workflows in der Geschäftsstelle des Exzellenzclusters, Selbstständige Planung und Durchführung kleiner Projekte für den Cluster, z.B. im Bereich der administrativen Umsetzung transparenter zentraler Rekrutierungs- und Onboardingprozesse für die zweite Kohorte Promovierender sowie für den Open Idea Competition (unabhängige Postdoc-Stellen), Verantwortliche Koordination und Organisation des Bewerbungsmanagements einschließlich der Dokumentation der Auswahlverfahren, Eigenständige Verwaltung der Finanzen der Cluster Geschäftsstelle und des Hub for Researcher Training and Support, Zusammenarbeit mit dem Finanzcontrolling, Mitarbeit in der Qualitätssicherung der Maßnahmen des Hub for Researcher Training and Support und bei der Erstellung von Zwischen- und Abschlussberichten für den Cluster, Durchführung von Beschaffungen, Erstellung von Ausschreibungsunterlagen, Inventarführung, Koordination von Dienstreisen, Organisation von Terminen, Gremien sowie von internen und externen (auch internationalen) Veranstaltungen sowie deren Dokumentation und Abrechnung, Teilnehmendenmanagement, Schnittstelle zur Personalabteilung, dem Drittmitteldezernat sowie weiteren organisatorischen Einheiten der Universität und der beteiligten Einrichtungen, Vor- und Nachbereitung der Geschäftsführung auf Gesprächstermine und repräsentative Tätigkeiten

Sie erwerben vielfältige Einblicke in bürowirtschaftliche Aufgaben., Sie erlernen den professionellen Umgang mit den Programmen von Office 365., Sie erhalten wertvolle Kenntnisse in Kundenbeziehungsprozessen., Sie lernen, sich selbständig zu organisieren., Sie fördern Ihre persönliche Entwicklung., Sie durchlaufen Abteilungen wie Personalmanagement, Personalentwicklung/Bildungszentrum, Einkauf und Logistik, Bau und Immobilien, Controlling, Finanz-/ Rechnungswesen.

Strategische Personal- und Personalbedarfsplanung für die zu betreuenden Dienststellen einschließlich Maßnahmen zur Personalbedarfsdeckung, Bearbeiten von Stellenausschreibungen, Teilnahme an Vorstellungsgesprächen, Herbeiführen von Einstellungsentscheidungen (einschl. Eingruppierung, Stufenzuordnung, Versetzung, Stellenbesetzung), Beteiligung der Personalvertretung, Bearbeiten laufender Personalangelegenheiten, insbesondere Stellenbesetzungen, Beförderungen, Eingruppierungen/Höhergruppierungen, Weiterbeschäftigungen und Änderungen der Arbeitszeit, Erstellen von Unterlagen an den Stadtrat sowie seinen Gremien, Vorbereiten von Entscheidungsverfügungen, Bearbeiten von Abmahnungen sowie von arbeits-, dienst- und verwaltungsrechtlichen Vorgängen und Streitfällen, einschließlich Probezeitkündigungen