Backup / MS / Exchange / Datenbankadministration, Kubernetes, Linux, Virtualisierung / OpenSource (Nextcloud), Endpoint Management, Software Verteilung, Citrx HMC (VDA und Endpoint Management), iPads als Thin Client, Printing

Eigenständige Betreuung des gesamten Prozesses rund um den Einsatz von Arbeitnehmerüberlassungskräften im Klinikum., Unterstützung des Teams im Bereich der Stammdatenpflege unseres SAP HCMs., Verantwortung für die Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Verträgen – inklusive Einstellung, Vertragsverlängerung, -beendigung sowie der Rechnungsprüfung., Aktive Mitgestaltung der Prozesse im Bereich Arbeitnehmerüberlassung und treiben deren Weiterentwicklung sowie Digitalisierung voran., Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den Gremien des Personalrats und der Schwerbehindertenvertretung sowie mit externen Dienstleistern., Anlegen und Pflegen von Personalstammdaten im Personalinformationssystem SAP HCM., Gewährleistung der administrativen und organisatorischen Abläufe im Zuständigkeitsbereich und achten auf die Einhaltung interner Richtlinien und Prozessstandards., Prüfung eingehender Personalanträge auf Vollständigkeit, Bearbeitung dieser und Anlegen von Personalfällen korrekt im System.

Übernahme von allgemeinen Verwaltungsaufgaben, Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Koordination und Überwachung von Terminen, Postbearbeitung, Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern

Unterstützung im täglichen Sekretariatsbetrieb, Telefon- und E-Mail-Korrespondenz, Verwaltung von Datenbanken mit entsprechender Dokumentenablage, allgemeine administrative Tätigkeiten

Betreuung und kontinuierliche Weiterentwicklung des Bewerbermanagementsystems, Begleitung und Organisation von BEM-Verfahren, Betreuung eines definierten Mitarbeitendenkreises vom Eintritt bis zum Austritt, Vorbereitung und Durchführung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Ansprechpartner für Behörden, Krankenkassen und Vorgesetzte in allen personalrelevanten Fragen, Bearbeitung des Bescheinigungswesens sowie die Betreuung der Zeitwirtschaft, Erstellung von Arbeitszeugnissen und anderen personalbezogenen Dokumenten, Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat und der Schwerbehindertenvertretung

monatliche Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Verwaltung des Zeit- und Abwesenheitsmanagement, Administrative Personalprozesse effizient steuern und abwickeln, Datenbasierte Auswertungen, Statistiken und Berichte erstellen, Stammdatenpflege und Führung von elektronischen Personalakten, Ansprechpartner für Mitarbeitende und externe Stellen

Organisatorische und technische Unterstützung bei der Koordination und Durchführung der Lehrangebote, z.B. Bereitstellung von Ausstattungsmaterialien, Anlegen und Pflege von ILIAS-Räumen, Unterstützung bei der Eingabe und Pflege von Veranstaltungsdaten in HISinOne, Mitwirkung bei der Pflege und Aktualisierung der Homepage, Unterstützung bei allgemeinen Organisations- und Verwaltungstätigkeiten, Informationsaufbereitung und Recherchen zu den Angebotsbereichen des ZfS

allgemeine Verwaltungstätigkeiten wie Korrespondenz, Terminüberwachung und Koordinierung, sowie Personalverwaltung, Mitarbeit in der Organisation und Dokumentation der Lehre der Fächer Entwicklungsbiologie und Neurobiologie, Verwaltung der Infrastruktur der beiden Abteilungen, Beschaffungen und Abrechnung, Abrechnung von Dienstreisen, Mithilfe bei der Organisation von Veranstaltungen, Unterstützung bei der Bewirtschaftung von Haushalts- und Drittmittelprojekten

Erstellung von Gutschriften und Rechnungen, Tägliche Prüfung und Verarbeitung der Lieferscheine und Kassenbelege, Preis- und Vertragsverwaltung im ERP-System pflegen, Kommunikation mit Kunden und internen Abteilungen bezüglich Abrechnungsfragen, allgemeine administrative Aufgaben, unterstützende Tätigkeiten in der Disposition (z.B. Wiegung von Ein- und Ausgängen, Anlage von Arbeitsaufträgen)

Bearbeitung der Gehaltsabrechnung für eine festgelegte Beschäftigtengruppe (Pflege oder Ärzte bzw. Wissenschaftler) inkl. aller lohnsteuer-, sozialversicherungs- und zusatzversorgungsrechtlicher Angelegenheiten, Erstellung von Arbeits- und Änderungsverträgen, Durchführung des Melde- und Bescheinigungswesens sowie Daten- und Abwesenheitspflege in SAP HR, Ansprechperson für unsere Mitarbeitenden und Führungskräfte sowie Sozialversicherungsträger, Behörden und weiteren Schnittstellen

Durchführung der Entgeltabrechnung und der Zeitwirtschaft, Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und Bescheinigungen, Ansprechpartner in tariflichen, vertraglichen und abrechnungsrelevanten Fragestellungen für unsere Beschäftigten, Klärung von steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen sowie Kommunikation mit Behörden, Krankenkassen und Ämtern, Übernahme des Bewerbermanagements inkl. der Veröffentlichung von Stellenausschreibungen

Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen und relevanten Dokumenten, Pflege von Stammdaten in Abrechnungs- und Verwaltungs-Systemen sowie der Zeiterfassung, Selbstständige Abwicklung der Personalangelegenheiten mit Mitarbeitenden, Sicherstellung einer korrekten und pünktlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung, Ansprechpartner*in für Mitarbeitende, Führungskräfte, SV-Träger und Behörden in Personalfragen, Pflege der Personalstammdaten und Erstellung von Auswertungen und Statistiken, Mitwirkung bei der Digitalisierung von Prozessen

Beantwortung von Anrufen, E-Mails und anderen Anfragen von Kitaleitungen, Lieferanten oder internen Abteilungen, Unterstützung bei der Verwaltung von Büromaterialien, Bestellungen und allgemeinen administrativen Aufgaben, Präsenz am Empfang – persönlich sowie am Telefon, Organisation und Koordination von Schulungen, Unterstützung bei Veranstaltungen wie Teamtagen und Feiern

Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen, Eigenverantwortliches Bewerbermanagement: Screening von Bewerbungen und Führen von Vorstellungsgesprächen, Vorbereitung und Überarbeitung von Arbeitsvertragsunterlagen, Unterstützung der Geschäftsleitung im Personalmanagement, bei der Stellenplanung und in arbeitsrechtlichen Themen, Pflege von Personalakten und Mitarbeiterstammdaten, Sicherstellung der korrekten Zeiterfassung und -abrechnung durch Controlling der Arbeitszeitkonten, Vorbereitende Lohnbuchhaltung

Betrieb und Administration der Virtualisierungsplattform (VMware), Betrieb und Administration der Backup-Umgebung (Veeam), Sicherstellung eines störungsfreien Rechenzentrum-Betriebs, z.B. durch Monitoring (PRTG), Dokumentation (Docusnap) und Kontrolle wichtiger Komponenten, Unterstützung bei der Weiterentwicklung von IT-Lösungen sowie Evaluierung neuer Produkte oder Technologien in den Bereichen Storage, Virtualisierung und Backup, Mitarbeit in weiteren Projekten sowie im Betrieb weiterer Systeme im Bereich IT-Infrastruktur (z.B. Schwachstellenscanners, LOG-Management / SIEM), IT-Infrastruktur-spezifische Beratung der IT-Abteilungen in den Tochter-Gesellschaften / Standorten, Koordination und Abstimmung mit anderen IT-Fachteams in Bezug auf Infrastruktur-Themen, Dokumentation im Bereich IT-Infrastruktur

Unterstützung bei der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung, Betreuung des Zeitmanagementprogramms (ZEUS), Bearbeitung Glückwunschwesen für städtische Mitarbeiter, Organisation im Bereich des Betrieblichen Gesundheitsmanagement sowie Planung von DRK-Kursen, Sicherheitsunterweisungen, etc., Koordinierung von Reinigungskräften bei Urlaubs- und Krankheitsvertretung, Unterstützung und Vertretung der in Vollzeit beschäftigten Mitarbeiterin, Je nach Qualifikation und Eignung können auch weitere Tätigkeiten übertragen werden.

Durchführung medizinischer Assistenzaufgaben, wie z.B. Verbandswechsel, Blutentnahmen etc., Unterstützung des Sekretariats in administrativen Aufgaben (u.a. Terminvereinbarung, E-Mails, Postein- und Postausgang, Telefon, Patientenmanagement, Dokumentation, etc.)., Zentrale Anlaufstelle für Patienten und Koordination von Untersuchungen und OP-Terminen., Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Betreuung von Hospitanten, Famulanten und Studenten., Enge Zusammenarbeit mit dem Ärzteteam., Sekretariatsarbeit, ambulante Versorgung, Stationsarbeit inklusive Behandlungszimmer und telefonische Erreichbarkeit zur Patienten- und Zuweiserakquise., Umfassende Unterstützung des Sekretariats der Neurochirurgie in administrativen Aufgaben im Rahmen der Urlaubs- und Krankheitsvertretung.

Unterstützung bei prüfungs- und auditbezogene HR-Anfragen vor Ort, Bereitstellen von Reports und Erstellen von Statistiken, Unterstützung der HRBPs bei operativen Personalthemen, im Recruiting-Prozess sowie bei der Organisation von Schulungen und Workshops, Übernahme andere Funktionen / Tätigkeiten im HR Shared Services Team, Schlüsselfunktion zwischen HR Advisor und HR Coordinator im HRSS-Team Operativ, Übernahme von lokalen administrativen Tätigkeiten wie z.B. d Scannen und weiterverteilen der eingehenden Post, Drucken und Versenden von Dokumenten usw., Unterstützung beim lokalen Onboarding, HR – Prozessmanagement, (erstellen, prüfen und aktualisieren) in Zusammenarbeit mit allen am Prozess beteiligten Stakeholdern, Unterstützung in (internationalen) HR-Projekten, Bearbeitung der Tickets im Tier 2 via ServiceNow, Enge Zusammenarbeit und Unterstützung des HR Advisor unter anderem zu den Themen Benefit, Altersvorsorge, Prozesslandschaft usw., Administration des internen Online Learning Management Systems, Pflege und Aktualisierung der internen HR-Intranetseiten

Leitung des Finanz-, Rechnungs- und Personalwesens, des Controllings, des Einkaufes sowie des Versicherungswesens, Steuerung, Gestaltung und Überwachung von finanziellen und kaufmännischen Aktivitäten, Unterstützung des Geschäftsführers, Ansprechpartner für Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Banken und Betriebsprüfer

Organisation des Sekretariats der Mission, Empfang von Besuchern sowie Bearbeitung von Anrufen und E-Mails, Führen der Kirchenbücher und Eintragung in E-MIP