Mitwirkung bei der Organisation und Administration von Schulpraktika in den Lehramtsstudiengängen, Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Organisation und Administration von Schulpraktika, insbesondere Terminplanung, Einteilung von Studierenden sowie Beratung und Information aller Beteiligten (Studierende, Hochschullehrende, Schulen), Administrative Unterstützung der ZfS-Leitung und -Geschäftsführung in organisatorischen Angelegenheiten, Kommunikation, Absprachen und Verwaltung rund um den Einsatz von Honorarverträgen im Zusammenhang mit Schulpraxisbetreuung, Kommunikation und Verwaltung im Rahmen der Auslandspraktika, Verwaltung des elektronischen Ticketsystems des ZfS, Teilnahme an wöchentlichen Teambesprechungen

Installation und Administration virtueller und physikalischer Server (Microsoft Windows Server 2022, Microsoft IIS), Systemadministration und Konfiguration im Bereich SharePoint, Fehleranalyse, Troubleshooting und Performanceoptimierung, Eigenverantwortliche Konzeptionierung, Abstimmung und Umsetzung von Kundenanforderungen, Steuerung externer Dienstleistungsunternehmen, Leitung von und Mitarbeit in interdisziplinären Projekten, Umsetzung der IT-Sicherheitsstrategie im eigenen Verantwortungsbereich gemäß BSI IT-Grundschutz und ISO 27001

Führen des Dezernats mit rund 40 Mitarbeitenden in drei Teams kooperativ, klar und wertschätzend, Verantworten sämtlicher Unterstützungsprozesse entlang des Student Life Cycle – von der Studierendenverwaltung über den Prüfungsservice bis zur Allgemeinen Studienberatung, Strategische Einbringung in die Weiterentwicklung moderner Studien- und Prüfungsorganisationen unter Berücksichtigung hochschul- und gesellschaftspolitische Anforderungen, Nutzung aktueller IT-Entwicklungen, um Prozesse serviceorientiert zu optimieren, und Gestaltung digitaler Transformationsprojekte wie die Einführung der elektronischen Studierendenakte, Vernetzung hochschulintern wie extern und stehen mit Fachbereichen, Instituten und der Hochschulleitung im kontinuierlichen, konstruktiven Austausch

Information und Rezeption für Patienten und Besucher des Krankenhauses, Administrative Aufnahme von Patienten, Neugeborenen und Begleitpersonen inklusive des Abschlusses von Wahlleistungsvereinbarungen im SAP, Bearbeitung von Geburten und Sterbefällen, Betreuung der Telefon- und internen Personenrufzentrale, Überwachung der verschiedenen Alarm- und Störmeldeanlagen, Verwaltung der Tageskasse Empfang

Erstellen von Arbeitsverträgen und Zusatzvereinbarungen, Ansprechpartner für unsere Mitarbeiter und Führungskräfte zu Fragestellungen rund um die Personalverwaltung, Vorbereitung der Gehaltsabrechnungen und Abstimmung mit dem Dienstleister, Führen, Pflegen und Verwalten der Personalakten, Vorbereitung von zu erhebenden Daten, Berichten und Statistiken, Erfassung von Fehlzeiten, Korrespondenz mit externen Ansprechpartnern, Unterstützung im Bewerbermanagement

Erstellung der monatlichen Gehaltsabrechnung, Abwicklung aller administrativen Aufgaben von der Einstellung bis zum Austritt, Erstellung von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen, Vereinbarungen, Zeugnissen und Statistiken, Optimierung und Sicherstellung des reibungslosen Bewerberprozesses, Mithilfe bei der Koordination und Organisation von Aus- und Weiterbildungen sowie deren Reisekostenabrechnung

Eigenständige Betreuung des gesamten Prozesses rund um den Einsatz von Arbeitnehmerüberlassungskräften im Klinikum., Unterstützung des Teams im Bereich der Stammdatenpflege unseres SAP HCMs., Verantwortung für die Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Verträgen – inklusive Einstellung, Vertragsverlängerung, -beendigung sowie der Rechnungsprüfung., Aktive Mitgestaltung der Prozesse im Bereich Arbeitnehmerüberlassung und treiben deren Weiterentwicklung sowie Digitalisierung voran., Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den Gremien des Personalrats und der Schwerbehindertenvertretung sowie mit externen Dienstleistern., Anlegen und Pflegen von Personalstammdaten im Personalinformationssystem SAP HCM., Gewährleistung der administrativen und organisatorischen Abläufe im Zuständigkeitsbereich und achten auf die Einhaltung interner Richtlinien und Prozessstandards., Prüfung eingehender Personalanträge auf Vollständigkeit, Bearbeitung dieser und Anlegen von Personalfällen korrekt im System.

Betreuung und kontinuierliche Weiterentwicklung des Bewerbermanagementsystems, Begleitung und Organisation von BEM-Verfahren, Betreuung eines definierten Mitarbeitendenkreises vom Eintritt bis zum Austritt, Vorbereitung und Durchführung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Ansprechpartner für Behörden, Krankenkassen und Vorgesetzte in allen personalrelevanten Fragen, Bearbeitung des Bescheinigungswesens sowie die Betreuung der Zeitwirtschaft, Erstellung von Arbeitszeugnissen und anderen personalbezogenen Dokumenten, Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat und der Schwerbehindertenvertretung

allgemeine Verwaltungstätigkeiten wie Korrespondenz, Terminüberwachung und Koordinierung, sowie Personalverwaltung, Mitarbeit in der Organisation und Dokumentation der Lehre der Fächer Entwicklungsbiologie und Neurobiologie, Verwaltung der Infrastruktur der beiden Abteilungen, Beschaffungen und Abrechnung, Abrechnung von Dienstreisen, Mithilfe bei der Organisation von Veranstaltungen, Unterstützung bei der Bewirtschaftung von Haushalts- und Drittmittelprojekten

Durchführung der Entgeltabrechnung und der Zeitwirtschaft, Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und Bescheinigungen, Ansprechpartner in tariflichen, vertraglichen und abrechnungsrelevanten Fragestellungen für unsere Beschäftigten, Klärung von steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen sowie Kommunikation mit Behörden, Krankenkassen und Ämtern, Übernahme des Bewerbermanagements inkl. der Veröffentlichung von Stellenausschreibungen

Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen und relevanten Dokumenten, Pflege von Stammdaten in Abrechnungs- und Verwaltungs-Systemen sowie der Zeiterfassung, Selbstständige Abwicklung der Personalangelegenheiten mit Mitarbeitenden, Sicherstellung einer korrekten und pünktlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung, Ansprechpartner*in für Mitarbeitende, Führungskräfte, SV-Träger und Behörden in Personalfragen, Pflege der Personalstammdaten und Erstellung von Auswertungen und Statistiken, Mitwirkung bei der Digitalisierung von Prozessen

Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen, Eigenverantwortliches Bewerbermanagement: Screening von Bewerbungen und Führen von Vorstellungsgesprächen, Vorbereitung und Überarbeitung von Arbeitsvertragsunterlagen, Unterstützung der Geschäftsleitung im Personalmanagement, bei der Stellenplanung und in arbeitsrechtlichen Themen, Pflege von Personalakten und Mitarbeiterstammdaten, Sicherstellung der korrekten Zeiterfassung und -abrechnung durch Controlling der Arbeitszeitkonten, Vorbereitende Lohnbuchhaltung

Unterstützung bei der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung, Betreuung des Zeitmanagementprogramms (ZEUS), Bearbeitung Glückwunschwesen für städtische Mitarbeiter, Organisation im Bereich des Betrieblichen Gesundheitsmanagement sowie Planung von DRK-Kursen, Sicherheitsunterweisungen, etc., Koordinierung von Reinigungskräften bei Urlaubs- und Krankheitsvertretung, Unterstützung und Vertretung der in Vollzeit beschäftigten Mitarbeiterin, Je nach Qualifikation und Eignung können auch weitere Tätigkeiten übertragen werden.

Durchführung medizinischer Assistenzaufgaben, wie z.B. Verbandswechsel, Blutentnahmen etc., Unterstützung des Sekretariats in administrativen Aufgaben (u.a. Terminvereinbarung, E-Mails, Postein- und Postausgang, Telefon, Patientenmanagement, Dokumentation, etc.)., Zentrale Anlaufstelle für Patienten und Koordination von Untersuchungen und OP-Terminen., Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Betreuung von Hospitanten, Famulanten und Studenten., Enge Zusammenarbeit mit dem Ärzteteam., Sekretariatsarbeit, ambulante Versorgung, Stationsarbeit inklusive Behandlungszimmer und telefonische Erreichbarkeit zur Patienten- und Zuweiserakquise., Umfassende Unterstützung des Sekretariats der Neurochirurgie in administrativen Aufgaben im Rahmen der Urlaubs- und Krankheitsvertretung.

Vorbereitung der Gehaltsabrechnung für rund 300 Mitarbeitende in enger Zusammenarbeit mit unserem externen Lohnsteuerbüro, Erste:r Ansprechpartner:in (m/w/d) für Führungskräfte und Mitarbeitende rund um die Gehaltsabrechnung, Erstellung von sämtlichen arbeitsrechtlichen Dokumenten wie z. B. Arbeitsverträge, Vertragsanpassungen und Zeugnisse, HR-Reports und Statistiken unter Anwendung unserer Dienstplanungs- und Zeiterfassungssoftware „GeoCon Pro“ sowie unserer HR-Software „rexx Suite“, Pflege der Personalstammdaten in unseren Systemen, Kommunikation mit Krankenkassen, Berufsgenossenschaften und sonstigen Behörden z. B. für SV- oder Entgeltmeldungen sowie der Abruf der AU-Bescheinigungen, Übernahme von Sonderthemen und jährlich wiederkehrenden Aufgaben wie z.B. Ausgleichsabgabe

Betreuung und Bearbeitung aller Personalvorgänge für einen festgelegten Mitarbeiterbereich inklusive Pflege und Bearbeitung der abrechnungsrelevanten Daten vom Eintritt bis zum Ausscheiden der Mitarbeiter, Vorbereitung der Berechnungsgrundlagen für die Erstellung von Fortbildungsverträgen, Führen von verschiedenen Statistiken, Überwachung der ärztlichen Pflicht-Fortbildungspunkte, Pflege der ärztlichen Krankenhausarztnummer

Vollzug von arbeits- und tarifrechtlichen Regelungen für das Personal der vom Verwaltungszentrum betreuten Kirchengemeinden, Mithilfe, Beratung und Bearbeitung bei Anstellungsverfahren, allgemeine Personalsachbearbeitung, wie Bearbeitung von Anträgen und Anliegen, Überprüfung von Arbeitszeitnachweisen, Ansprechpartner für Krankheit, Mutterschutz und Elternzeit, Berechnen des Urlaubsanspruches, Auswertungen, Führen der Personalakten

Administrative Betreuung der Mitarbeitenden vom Einstieg bis zum Ruhestand, Durchführung der Gehaltsabrechnungen unter Anwendung von Kidicap und Vivendi, Erstellung und Pflege der digitalen Personalakten und des DMS, Mitgestaltung eines funktionalen Personalmanagements, Vertragsmanagement & Bescheinigungswesen, Regelmäßige Erstellung von Kennzahlen (KPIs), Beratung und Unterstützung von Mitarbeitenden und Führungskräften

Schreiben von Arztbriefen nach Diktat, Unterstützung des MFA-Teams in administrativen und organisatorischen Aufgaben, Terminkoordination, Postverkehr und Telefondienst

Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen und relevanten Dokumenten, Pflege von Stammdaten in Abrechnungs- und Verwaltungssystemen sowie der Zeiterfassung, Selbstständige Abwicklung der Personalangelegenheiten mit Mitarbeitenden, Sicherstellung einer korrekten und pünktlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung, Ansprechpartner*in für Mitarbeitende, Führungskräfte, SV-Träger und Behörden in Personalfragen, Pflege der Personalstammdaten und Erstellung von Auswertungen und Statistiken, Mitwirkung bei der Digitalisierung von Prozessen