Assistenz/Office Manager der Frauenbeauftragten an der Technischen Fakultät (m/w/d)

Kurzinfo

• Arbeitgeber: Friedrich-Alexander- Universität Erlangen-Nürnberg
• Ort: 91058 Erlangen
• Vertragsdauer: befristet, 11 Monate

Als Assistenz/Office Manager der Frauenbeauftragten an der Technischen Fakultät (m/w/d) sind Sie für die administrative und organisatorische Unterstützung der Frauenbeauftragten der Technischen Fakultät zuständig. Dabei übernehmen Sie vielfältige Aufgaben in der Büroorganisation, Finanz- und Haushaltsverwaltung sowie Personaladministration und unterstützen die Umsetzung fakultätsbezogener Gleichstellungsmaßnahmen.
Die 1743 gegründete Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) zählt mit rund 40.000 Studierenden, 265 Studiengängen, etwa 6.400 Beschäftigten und über 500 internationalen Hochschulpartnerschaften zu den großen, forschungsstarken und international ausgerichteten Universitäten Deutschlands.
Das Büro für Gender und Diversity ist die zentrale Einrichtung der FAU zur Förderung von Chancengleichheit und Vielfalt. Zu seinen Schwerpunkten gehören Gender Mainstreaming, insbesondere die Förderung von Frauen, sowie Diversity Management. Das Büro unterstützt die Frauenbeauftragten bei der Wahrnehmung ihrer gesetzlichen Aufgaben und begleitet die Entwicklung, Umsetzung und Evaluation von Maßnahmen zur Förderung der Gleichstellung und Chancengleichheit an der FAU.

Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits

• Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
• Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
• Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
• Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
• Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
• Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team
• Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima
• Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr

Ihre Aufgaben

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Frauenbeauftragten der Technischen Fakultät bei der Umsetzung der zwischen der Universitätsleitung und den Fakultäten vereinbarten Maßnahmen und Zielvereinbarungen
• Übernahme allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere Korrespondenz, Termin- und Raumkoordination, Bestellwesen, Datenpflege, Gästebetreuung sowie Unterstützung bei Vergabeverfahren
• Finanz- und Haushaltsverwaltung, insbesondere Bewirtschaftung und Überwachung zugewiesener Haushaltsmittel, Bearbeitung von Abrechnungen sowie Durchführung und Dokumentation von Buchungen im Haushaltsmanagementsystem (HIS-FSV)
• Unterstützung bei Personalangelegenheiten, insbesondere Vorbereitung von Einstellungsanträgen für Beschäftigte und studentische Hilfskräfte sowie Bearbeitung von Urlaubs- und Krankmeldungen
• Organisation und administrative Abwicklung von Dienstreisen sowie Pflege und Aktualisierung von Verteilern, Datenbanken und der Homepage der Beschäftigungsstelle

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kaufmann/-frau (m/w/d) für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung
• Idealerweise Erfahrung in der Hochschulverwaltung oder einer vergleichbaren öffentlichen Verwaltung
• Berufserfahrung in der Büroorganisation und im Assistenzbereich, insbesondere in der Korrespondenz, Terminorganisation und Protokollführung
• Kenntnisse und praktische Erfahrung in der Finanzadministration, insbesondere bei der Bearbeitung von Buchungen und Reisekostenabrechnungen
• Sicherer Umgang mit MS-Office Programmen (Word, Excel) sowie idealerweise Kenntnisse im Umgang mit dem Content-Management-System WordPress
• Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau) sowie sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1-Niveau)
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen sowie eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und ein freundliches, serviceorientiertes Auftreten
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Belastbarkeit, auch bei wechselnden Anforderungen

Stellenzusatz

Bei entsprechender Eignung ist eine Perspektive auf eine Weiterbeschäftigung gegeben.

Wir bitten Sie, unsere Onlineplattform zu nutzen und von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens nicht zurückgesendet.

Wegen der im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren zu erhebenden personenbezogenen Daten bitten wir Sie, unsere Informationen nach Art. 13 und 14 Datenschutzgrundverordnung unter www.fau.de zu beachten.

Die FAU versteht sich als moderner, weltoffener und familienfreundlicher Arbeitgeber. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig von Ihrem Alter, Ihrem Geschlecht, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Haben Sie eine Schwerbehinderung oder sind schwerbehinderten Personen gleichgestellt, so berücksichtigen wir Sie bei wesentlich gleicher Eignung, Leistung und Befähigung bevorzugt. Gerne können Sie bei uns in Teilzeit arbeiten, wenn durch Job-Sharing eine vollumfängliche Wahrnehmung des Aufgabenbereichs gewährleistet ist.

Bei Wunsch können Sie eine Person der Gleichstellung zum Bewerbungsgespräch hinzuziehen, ohne dass dadurch Nachteile für Sie entstehen.