Requirements at a glance

Kaufmännische Ausbildung (Required)
Verwaltungsfachangestellter (Required)
Microsoft Office (Required)
Dienstbeginn ab 07:00 Uhr (Required)

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Im Referat Bildung der Stadt Gelsenkirchen ist in der Abteilung Querschnittsmanagement im Team Verwaltung Organisation/Geschäfts- und Schriftführung Ausschüsse/Sport im Bereich Schulsekretariate Gesamtschulen die Stelle einer Mitarbeiterin bzw. eines Mitarbeiters (w/m/d) im Schulbüro der Gesamtschule Ückendorf, Kennziffer: E 2026 - 100, befristet im Rahmen eines Vertretungsverhältnisses zu besetzen.

Das sind Ihre Aufgaben bei uns:

Zum Aufgabengebiet gehören neben dem selbstständigen und eigenverantwortlichen Führen des Schulsekretariates insbesondere folgende Tätigkeiten:

Ansprechpartnerin bzw. Ansprechpartner für Schülerinnen und Schüler sowie deren Erziehungsberechtigte, die Schulleitung, das Lehrerkollegium und externe Akteure
Abwicklung des (elektronischen) Postverkehrs sowie allgemeine Sekretariatsaufgaben wie bspw. Terminmanagement, Schriftverkehr für die Schulleitung, Erstellung von Schulbescheinigungen und Antragsbearbeitung
Begleitung des Anmeldeverfahrens sowie digitale und analoge Schülerinnen- bzw. Schülerverwaltung
Verwaltung von Schulkonten und Kassenbüchern sowie Mitwirkung bei Beschaffungsvorgängen

Aufgrund des Tätigkeitsfeldes ist ein Dienstbeginn ab 07:00 Uhr erforderlich.

Das bringen Sie mit:

Voraussetzung für dieses Aufgabengebiet ist der Abschluss einer dreijährigen verwaltungsnahen kaufmännischen Ausbildung (z.B. in einer Steuerkanzlei, einer Bank oder der Industrie) in einem anerkannten Ausbildungsberuf vorzugsweise als Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement bzw. für Bürokommunikation oder als Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann oder die Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten bzw. der Abschluss des Verwaltungslehrgangs I.

Darüber hinaus werden von der Bewerberin bzw. dem Bewerber erwartet:

Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Empathie
Hohe Belastbarkeit und Stressresistenz
Teamfähigkeit und Eigeninitiative
Organisatorisches Geschick sowie eine strukturierte, sorgfältige und vorausschauende Arbeitsweise