Sachbearbeiter:in / Teamassistenz (m/w/d) für Vertrags- und Officemanagement

Teilzeit 30 Std./Woche

Neuherberg bei München

Anteilig Home Office möglich

Bei Helmholtz Munich entwickeln wir bahnbrechende Lösungen für eine gesündere Gesellschaft in einer sich schnell verändernden Welt. Wir glauben, dass vielfältige Perspektiven Innovationen vorantreiben. Durch starke Netzwerke beschleunigen wir den Transfer neuer Ideen aus dem Labor in die Praxis, um Leben zu verbessern.

Mit deiner Arbeit legst du die Basis für wissenschaftliche Entdeckungen, die echten Einfluss haben und die Zukunft der Gesundheit mitgestalten.

Die Hauptabteilung Recht ist die zentrale Anlaufstelle für rechtliche Fragen bei Helmholtz Munich. Unser Ziel ist es, Forschung, Administration und strategische Projekte rechtlich sicher, pragmatisch und lösungsorientiert zu begleiten. Zur Verstärkung des Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n hochmotivierte:n Sachbearbeiter:in / Teamassistenz (m/w/d) für Vertrags- und Officemanagement in Teilzeit (30 Stunden pro Woche).

Deine Aufgaben

Vertragsmanagement: Du unterstützt bei der administrativen Abwicklung von Vertragsvorgängen – von der Aktenpflege, der Datenpflege und Überwachung des Vertragsmanagementsystems über die Vorbereitung zur Unterschrift bis zur Ablage und Fristenüberwachung; dabei behältst du den Überblick über den Unterschriftenumlauf, kontrollierst Rückläufe und sorgst für eine termingerechte Wiedervorlage.
Assistenz & Büroorganisation: Du unterstützt die Abteilungsleitung aktiv im Tagesgeschäft und bei Projekten, übernimmst klassische Assistenzaufgaben und sorgst für eine reibungslose Büroorganisation; du koordinierst Termine, bereitest Besprechungen und Veranstaltungen vor, nimmst bei Bedarf daran teil und bist erste Ansprechperson am Frontdesk.
Kommunikation & Organisation: Du bearbeitest selbständig den Posteingang und -ausgang, organisierst, buchst und rechnest Dienstreisen ab und übernimmst eigenständig die Bearbeitung von Bestellungen.