Befristete Verträge in NGOs: Was trägt, wenn das Geld aus Projektmitteln kommt
Das Geld ist für zwei Jahre bewilligt, also läuft der Vertrag zwei Jahre: Dieser Satz trägt vor dem Arbeitsgericht nicht. Was heute wirklich hält, wenn ihr Stellen aus Förder- und Drittmitteln bezahlt, warum § 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 7 TzBfG für Vereine die falsche Norm ist, und was der Koalitionsbeschluss vom 2. Juli 2026 daran ändern soll.
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Wenn eine Stelle aus Projektmitteln bezahlt wird, steht die Befristung im Vertrag meist fest, bevor jemand über den Rechtsgrund nachgedacht hat. Das Geld ist für zwei Jahre bewilligt, also läuft der Vertrag zwei Jahre. Genau dieser Satz trägt vor dem Arbeitsgericht nicht. Wer sich darauf verlässt, hat im Zweifel ein unbefristetes Arbeitsverhältnis und erfährt das erst in der Entfristungsklage. Was heute hält, wenn ihr Personal aus Förder- und Drittmitteln bezahlt, hängt an zwei Paragrafen und einer Handvoll Urteile. Der Koalitionsbeschluss vom 2. Juli 2026 will daran einiges ändern, ändert aber vorerst nichts.
Wie oft im Impact-Sektor befristet wird
Auf baito ist rund jede vierte bis fünfte neue Anzeige befristet. In den drei abgeschlossenen Wochen vom 13. Juli bis 2. August 2026 waren es 351 von 1.507 neuen Stellen.
Anteil der neuen Anzeigen mit befristetem Vertrag, drei abgeschlossene Wochen vom 13.07. bis 02.08.2026 (351 von 1.507). Stand 10.08.2026.
Zwei Einschränkungen gehören dazu. Die Zahl beschreibt das ausgeschriebene Beschäftigungsverhältnis, nicht die Befristungsquote der Beschäftigten, das sind zwei verschiedene Kennzahlen. Und die Gründe sind sehr gemischt: In einer Stichprobe der zuletzt eingegangenen befristeten Anzeigen fanden sich Elternzeitvertretungen, Stellen an Forschungseinrichtungen, für die das Wissenschaftszeitvertragsgesetz eigene Regeln bereithält, und eben Projektstellen bei Vereinen, gGmbHs und Stiftungen. Um die letzte Gruppe geht es hier.
Ohne Sachgrund: 24 Monate, und ein Satz, den viele übersehen
Der einfache Weg steht in § 14 Abs. 2 TzBfG: Ohne jeden Sachgrund dürft ihr bis zu zwei Jahre befristen, innerhalb dieser zwei Jahre höchstens dreimal verlängern. Verlängern heißt dabei wirklich nur verlängern, ohne dass sich sonst etwas am Vertrag ändert.
Der Satz, an dem es meistens scheitert, ist der zweite: Eine sachgrundlose Befristung ist nicht zulässig, wenn mit demselben Arbeitgeber bereits zuvor ein befristetes oder unbefristetes Arbeitsverhältnis bestanden hat. Das trifft den Sektor hart, weil dort viele Wege im Haus beginnen, mit einem Werkstudentenvertrag, einem Honorarprojekt oder einer Elternzeitvertretung. Das Bundesverfassungsgericht hat diesen Satz 2018 für verfassungsgemäß erklärt, allerdings nur nach Maßgabe seiner Entscheidungsformel, die Fußnote dazu steht direkt unter dem Gesetzestext. Verlasst euch also nicht auf ein pauschales Ja oder Nein, sondern schaut in die Personalakte, bevor ihr sachgrundlos befristet.
Zwei Stellschrauben werden im Sektor selten genutzt. Erstens dürfen Tarifverträge die Zahl der Verlängerungen und die Höchstdauer abweichend regeln, und im Geltungsbereich eines solchen Tarifvertrags können auch nicht tarifgebundene Arbeitgeber die Anwendung vereinbaren. Wenn ihr an einem Tarifvertrag hängt oder euch an einem orientiert, lohnt ein Blick hinein, bevor ihr über einen Sachgrund nachdenkt. Zweitens gibt es für junge Organisationen § 14 Abs. 2a: In den ersten vier Jahren nach der Gründung eines Unternehmens sind vier Jahre sachgrundlose Befristung mit mehrfacher Verlängerung möglich. Für ein Impact-Startup in der Aufbauphase ist das der ruhigere Weg als jede Konstruktion über Projektmittel. Für einen dreißig Jahre alten Verein gilt die Regel nicht.
Mit Sachgrund: das Projekt muss wirklich eines sein
Bleibt der Sachgrund. Für projektfinanzierte Stellen läuft er meistens über den vorübergehenden betrieblichen Bedarf nach § 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1, ergänzt um die von der Rechtsprechung anerkannte Drittmittelfinanzierung als sonstigen Sachgrund. Beides ist möglich, beides ist enger, als es klingt.
Das Bundesarbeitsgericht hat die Linie in seinem Urteil vom 16. Januar 2018 (7 AZR 21/16, Parallelentscheidung 7 AZR 22/16) in zwei Sätzen zusammengefasst, die ihr euch merken solltet: Die allgemeine Unsicherheit über die zukünftig bestehende Beschäftigungsmöglichkeit rechtfertigt die Befristung nicht. Eine solche Unsicherheit gehört zum unternehmerischen Risiko des Arbeitgebers, das er nicht durch Abschluss eines befristeten Arbeitsvertrags auf den Arbeitnehmer abwälzen darf.
Für ein Projekt verlangt das Gericht, dass es sich um eine auf vorübergehende Dauer angelegte und gegenüber den Daueraufgaben abgrenzbare Zusatzaufgabe handelt. Ausdrücklich nicht darunter fallen Tätigkeiten, die ihr im Rahmen eures Satzungszwecks dauerhaft wahrnehmt oder zu denen ihr verpflichtet seid. Das ist die Stelle, an der viele Förderkonstruktionen kippen: Wenn eure Beratungsstelle seit acht Jahren dieselbe Arbeit macht und nur die Fördertöpfe wechseln, ist das keine Zusatzaufgabe, sondern euer Kerngeschäft mit wechselnder Finanzierung.
Und selbst ein sauber datierter Bewilligungsbescheid reicht nicht automatisch. Im entschiedenen Fall lag eine Zuwendung für genau ein Schuljahr vor, und die Befristung fiel trotzdem. Der Grund: Der Zuwendungsgeber hatte seit Jahren lückenlos jedes Jahr neu bewilligt, es gab also keine konkreten Anhaltspunkte dafür, dass die Mittel danach wegfallen würden. Wer seit 2019 jedes Jahr denselben Bescheid bekommt, kann sich 2026 nicht mehr darauf berufen, dass die Finanzierung ja endet.
Projektbefristung: was trägt und was nicht
Trägt als Sachgrund
Mittel nur für einen bestimmten Zeitraum bewilligt
Konkrete Anhaltspunkte, dass sie danach wegfallen
Abgrenzbare Zusatzaufgabe neben den Daueraufgaben
Prognose bei Vertragsschluss, im Streitfall darlegbar
Schriftform mit Unterschrift vor Arbeitsantritt
Trägt nicht
Allgemeine Unsicherheit über die Weiterfinanzierung
Bescheid läuft ein Jahr, wird aber seit Jahren verlängert
Der Mittelgeber verlangt befristete Verträge
Daueraufgabe, die nur den Fördertopf wechselt
Fördermittel als Haushaltsmittel nach Nr. 7
Nach § 14 Abs. 1 TzBfG und der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts, unter anderem 7 AZR 21/16 vom 16.01.2018.
Der teuerste Irrtum: Fördermittel sind keine Haushaltsmittel
Im Sachgrundkatalog steht eine Nummer, die wie gemacht wirkt für alles, was aus öffentlichen Töpfen bezahlt wird: § 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 7, die Vergütung aus Haushaltsmitteln, die haushaltsrechtlich für eine befristete Beschäftigung bestimmt sind. Sie steht in vielen Musterverträgen, die im Sektor kursieren. Sie passt nur fast nie.
Das Bundesarbeitsgericht verlangt dafür Haushaltsmittel, die in einem Haushaltsplan mit einer konkreten Sachregelung auf Grundlage einer nachvollziehbaren Zwecksetzung für eine befristete Beschäftigung ausgebracht sind. Und dann kommt der Satz, der die Sache für Vereine, gGmbHs und Stiftungen erledigt, aus derselben Entscheidung: Solche Förder- oder Drittmittel sind keine Haushaltsmittel iSv. § 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 7 TzBfG. Ein Zuwendungsbescheid ist eben kein Haushaltsplan, auch wenn das Geld aus einem öffentlichen Haushalt stammt.
Wie eng die Norm ist, zeigt ein zweiter Fall: Selbst die Bundesagentur für Arbeit kann sich nach dem Leitsatz des Bundesarbeitsgerichts nicht auf die haushaltsrechtliche Befristung berufen, weil sie ihren Haushaltsplan selbst aufstellt und damit die nötige Fremdbestimmtheit fehlt. Wenn schon eine bundesunmittelbare Körperschaft des öffentlichen Rechts daran scheitert, ist die Antwort für einen eingetragenen Verein klar. Streicht Nr. 7 aus euren Vorlagen.
Der häufigste Formfehler kostet euch die ganze Befristung
Die Befristungsabrede bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform, § 14 Abs. 4 TzBfG. Das heißt: eigenhändige Unterschriften beider Seiten auf demselben Papier, und zwar bevor die Arbeit beginnt. Eine Mail, ein PDF-Scan, ein Klick in einem Signaturtool genügen dafür heute nicht.
Die Folge steht in § 16 TzBfG und ist unangenehm eindeutig: Ist die Befristung rechtsunwirksam, gilt der Vertrag als auf unbestimmte Zeit geschlossen. Immerhin, wenn es allein an der Schriftform hängt, könnt ihr auch vor dem vereinbarten Ende ordentlich kündigen. Der Aufwand, das zu vermeiden, ist trotzdem lächerlich klein: Der unterschriebene Vertrag muss auf dem Tisch liegen, bevor jemand den ersten Tag arbeitet.
Was sich ändern soll, und was davon heute gilt
Am 2. Juli 2026 hat sich der Koalitionsausschuss auf ein Programm für Aufschwung und Beschäftigung verständigt, ein zwölfseitiges Papier mit 34 Maßnahmen. Drei davon betreffen die Befristung.
Punkt 5 sieht vor, dass für bis zum 31.12.2030 eingestellte Arbeitnehmer eine sachgrundlose Befristung bis zu 48 Monaten und bei bis zu sechsmaliger Verlängerung möglich sein soll, samt einer erneuten Ersteinstellung bei demselben Arbeitgeber. Punkt 34 kündigt an, das Schriftformerfordernis bei Befristungen zum 1. Januar 2027 aufzuheben. Und in Punkt 20 will die Bundesregierung die Tarifvertragsparteien bitten, ihr bis Mitte Oktober 2026 Regelungsbereiche vorzuschlagen, in denen sie vom Gesetz abweichen dürfen, ausdrücklich auch im Bereich der Sachgrundbefristung.
Für eure Verträge heißt das im August 2026: nichts. Das ist ein politischer Beschluss, kein Gesetz. Zum 10. August 2026 liegt kein Gesetzentwurf vor, das parlamentarische Verfahren ist für den Herbst angekündigt, und Änderungen daran sind der Normalfall. Nebenbei, die im selben Papier genannte Zusage, das Paket werde bis Ende 2026 im Bundestag verabschiedet, steht bei Punkt 1 und bezieht sich auf die Rentenreform, nicht auf die Befristung. Bis eine Änderung im Bundesgesetzblatt steht, gelten 24 Monate, drei Verlängerungen und Schriftform. Wer heute einen 36-Monats-Vertrag ohne Sachgrund schließt, schließt einen unbefristeten.
Warum das gerade jetzt Thema ist
Die Finanzierungsseite wackelt sichtbar. Im Vorschlag der EU-Kommission für den Finanzrahmen 2028 bis 2034 wird der Europäische Sozialfonds Teil der nationalen und regionalen Partnerschaftspläne. Der ESF behält zwar seine eigene Rechtsgrundlage, hat aber keine eigene zugewiesene Mittelausstattung mehr. Wie viel dort ankommt, entscheidet sich künftig im jeweiligen Mitgliedstaat. Das Verfahren läuft noch, entschieden ist nichts. Wer weniger Planungssicherheit hat, befristet mehr, und genau dann müssen die Verträge halten.
Die Alternative lohnt zumindest eine Rechnung. Unbefristet einstellen und das Finanzierungsrisiko selbst tragen ist im Wettbewerb um Fachkräfte oft der billigere Weg, weil jede Nachbesetzung Geld kostet, das in keinem Förderantrag auftaucht. Warum sich das rechnen kann, steht in Mitarbeiterbindung im Impact-Sektor. Und wie stark kommunale Haushalte auf die Träger durchschlagen, steht in Kommunen am Limit.
Was ihr diese Woche tun könnt
Nehmt euch eine Stunde und geht die laufenden befristeten Verträge durch. Bei jedem einzelnen: Steht ein Sachgrund im Vertrag, und wenn ja, welcher? Taucht Nr. 7 auf, streicht ihn und sucht den richtigen. Liegt der Bewilligungsbescheid vor, auf den ihr euch beruft, und ist im Bescheid oder in der Förderrichtlinie irgendetwas dokumentiert, das den Wegfall der Mittel stützt? Wie oft wurde derselbe Topf schon verlängert? Und lag der unterschriebene Vertrag vor dem ersten Arbeitstag vor?
Die Prognose, die den Sachgrund trägt, müsst ihr im Streitfall darlegen, und zwar mit Tatsachen aus dem Zeitpunkt des Vertragsschlusses. Wer sie erst im Prozess formuliert, hat sie nicht. Ein kurzer Aktenvermerk beim Vertragsschluss, welche konkreten Anhaltspunkte damals für den Wegfall der Mittel sprachen, kostet fünf Minuten und ist zwei Jahre später das Einzige, was ihr vorlegen könnt.
Und wenn ihr die Stelle ausschreibt: Schreibt hinein, warum sie befristet ist und was danach realistisch passiert. Ihr verliert dadurch vor allem Bewerbungen von Leuten, die nach zwei Monaten ohnehin weitergesucht hätten. Wie sich so etwas formulieren lässt, ohne abzuschrecken, steht in unserem Leitfaden So schreibt ihr die perfekte Stellenanzeige.
Dieser Text ist Rechtsinformation, keine Rechtsberatung. Für den konkreten Vertrag, und erst recht für eine laufende Kettenbefristung, gehört eine Fachanwältin oder ein Fachanwalt für Arbeitsrecht dazu.
Wenn ihr gerade eine projektfinanzierte Stelle besetzt: Auf den NGO-Stellen könnt ihr nachlesen, wie andere Organisationen ihre Befristungen im Text erklären, und über die Organisationsprofile seht ihr, mit wem ihr euch dabei um dieselben Leute bewerbt.
