Aufbau einer strukturierten Strategie zur Gewinnung von Auszubildenden in Tschechien und/ oder Polen, Kontaktaufnahme und Pflege von Kooperationen mit relevanten Institutionen (z.B. Arbeitsagenturen, Schulen), Repräsentation des Vereins auf öffentlichen Veranstaltungen, Übernahme von Vereinsaufgaben im Vertretungsfall, Aktive Mitarbeit sowie eigenständige Übernahme klar abgegrenzter Aufgabenpakete

Erste Ansprechperson am Empfang: Besucher und Mitarbeitende willkommen heißen und Anfragen professionell weiterleiten, Organisation und Verwaltung von Personalspinden und Zutrittsmedien, Anliegen unserer Mitarbeitenden sowohl persönlich oder per E-Mail aufnehmen und bearbeiten, Betreuung des Haupttelefons der Abteilung und Sicherstellung der Erreichbarkeit, Organisation der Eingangspost und Weiterleitung relevanter Unterlagen an die Fachbereiche sowohl abteilungsintern als auch extern, Verwaltung von Büromaterialbestellungen und Sicherstellung eines gut ausgestatteten Arbeitsplatzes, Koordination der Bestellung von Visitenkarten und Pflege der Kontaktdaten, Bearbeitung und Meldung von Unfallanzeigen an die Unfallkasse, Unterstützung der Teamleitung und der Kollegen*innen bei administrativen Teamaufgaben

Sachbearbeitung in der Gruppe Gebäudemanagement, Auftragsabwicklung in SAP, Weiterverrechnung von Dienstleistungen und Nebenkosten, Pflege des elektronischen Wocheneinsatzplans, Erstellung von Leistungsverzeichnissen und Leistungsbeschreibungen für Ausschreibungen, Bearbeitung von Wartungs- und Prüfaufträgen, Prüfung der Rechnungseingänge, Kostencontrolling sowie Überwachung und Steuerung des Mittelabflusses, Bearbeitung von Nutzeranfragen über das Abteilungs-Ticketsystem, Vertretung der Sachbearbeitung in der Gruppe Bau & Technik, Datenerfassung und ‑pflege im CAFM‑System inkl. Organisation von Schulungen, Büro- und Assistenz­aufgaben, wie z. B. Postbearbeitung und Dokumenten­management, Besprechungen organisieren, Aushänge erstellen, Material­beschaffung, Protokoll­führung

Erstellung von Rechnungen und Sicherstellung des korrekten Belegflusses, Ansprechperson für interne Abteilungen, externe Partner und die Buchhaltung, Klärung von Fragen zu Rechnungen, Zahlungsprozessen und Finanzthemen, Mitwirkung bei Organisation und Koordination des Jahresabschlusses, Unterstützung des Teams bei Bilanzierungsthemen und Finanzberichten, Kümmern um Post und Kassenführung

Planung und Bearbeitung bürowirtschaftlicher Abläufe, Bearbeitung administrativer Aufgaben und Unterstützung der Büroorganisation, Unterstützende Tätigkeiten im Personalbereich, von der Dokumentation bis zur Pflege von Mitarbeiterdaten, Unterstützung bei der Organisation und Koordination von Veranstaltungen, Erstellung und Bearbeitung von geschäftlichen Schreiben und E-Mails, Koordination und Überwachung von Besprechungen und Terminen, Datenpflege, Ablage, Dokumentation und weitere Büroaufgaben, Freundliche und professionelle Annahme und Weiterleitung von Gesprächen

Unterstützung bei alltäglichen administrativen Aufgaben, Drucken, Sortieren und Scannen von wichtigen Unterlagen sowie Prozessdokumentationen

Sachbearbeitung in der Gruppe Gebäudemanagement, Auftragsabwicklung in SAP, Weiterverrechnung von Dienstleistungen und Nebenkosten, Pflege des elektronischen Wocheneinsatzplans, Erstellung von Leistungsverzeichnissen und Leistungsbeschreibungen für Ausschreibungen, Bearbeitung von Wartungs- und Prüfaufträgen, Prüfung der Rechnungseingänge, Kostencontrolling sowie Überwachung und Steuerung des Mittelabflusses, Bearbeitung von Nutzeranfragen über das Abteilungs-Ticketsystem, Vertretung der Sachbearbeitung in der Gruppe Bau & Technik, Datenerfassung und -pflege im CAFM-System inkl. Organisation von Schulungen, Büro- und Assistenzaufgaben, wie z.B. Postbearbeitung und Dokumentenmanagement, Besprechungen organisieren, Aushänge erstellen, Materialbeschaffung, Protokollführung

Administrative Unterstützung der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft, Termin- und Reisemanagement sowie Vorbereitung von Meetings und Veranstaltungen (national und international), Zentrale Ansprechpartner/in für Firmen, Kunden, internationale Partner (z.B. andere Wetterdienste und internationale Organisationen), Gewährleistung einer effektiven Kommunikation und zeitnahe Weitergabe von Informationen, Erstellen von Managementinformationen sowie Abfragen und Berichte für die Abteilung, Beschaffungsanträge der Referate bearbeiten, Selbstständige Koordinierung der Beschaffungsmaßnahmen und Sicherstellung eines effizienten Mittelabflusses, Umsetzung und Überwachung der Maßnahmen im Arbeits- und Gesundheitsschutz, Unterstützung bei der Auswertung und Zusammenstellung von Qualitätsmanagement-Kennzahlen für die Prozesse der Abteilung

Unterstützung bei der Funktionsdiagnostik (z. B. Muskelkraft- und Beweglichkeitsmessungen), Leichte Bürotätigkeiten und organisatorische Unterstützung, Mitwirken im täglichen Praxisablauf

Rechnungsbearbeitung, Korrespondenz mit Dienstleistern, Auftragsannahme und vollständige Abwicklung mittels dem ERP-System, Datenerfassung/Bearbeitung, Unterstützung bei administrativen Aufgaben der Abteilungsleitung, Aktive Kundenbetreuung & Kundenkorrespondenz

Allgemeine Sekretariatsarbeiten für Forschung, Lehre und Verwaltung

Administrative und organisatorische Unterstützung des Lehrstuhlinhabers, Koordination von Terminen, Besprechungen und Meetings, Korrespondenz in Englisch und Deutsch, Unterstützung bei Reiseplanung und Reisekostenabrechnung, Ansprechperson für interne und externe Stakeholder, Pflege der Website des Lehrstuhls, Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Workshops und internen Veranstaltungen

Organisation und Koordination des Tagesablaufs von Präsident und Hauptgeschäftsführer, Terminplanung und Vor- bzw. Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern (m/w/d) – freundlich, verbindlich und professionell, Unterstützung bei Veranstaltungen, Gremiensitzungen und repräsentativen Terminen, Verlässliche Zusammenarbeit im Doppelsekretariat und enge Abstimmung mit der Geschäftsführung

Assistenz der Geschäftsführung bei allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten sowie bei Bedarf der Kolleg*innen der FEHO, Administrative Betreuung von Kapitalanlagegesellschaften / Banken, Verwaltung und organisatorische Betreuung geschäftlicher Kontakte und Termine, Vor- und Nachbereitung von Anlageausschuss-Sitzungen sowie Vorstands- und Gesellschafterterminen, Unterstützung bei der Erstellung sowie der Nachbereitung von Präsentationen, Anfertigen und Gestaltung von Berichten, Protokollen sowie Vorstandsvorlagen, Betreuung und Überwachung der Ablage sowie der entsprechenden Text- und Datenpflege

Einbindung in alltägliche Aufgaben in Verwaltung, Personalwesen und Buchhaltung, Kennenlernen aller ausbildungsrelevanten Aufgaben von Büroprozessen bis Sachbearbeitung, Übernahme eigener spannender Projekte mit Unterstützung der Ausbilder*innen

Büro- und Assistenz: Post, Kalenderpflege, Termin- und Reisemanagement, Abrechnungen sowie Material- und Bestellwesen inkl. strukturierter Ablage, Planen und Organisieren von Leitungs- und Gremiensitzungen: Agenda und Unterlagen, Protokollführung, Beschluss- und Fristenmanagement sowie professionelle Antragsbearbeitung., Betreuung von Alumni, Promovierenden und Postdocs: Onboarding, zielgruppenspezifische Newsletter, Pflege von Datenbanken und Reports, Durchführung von Umfragen/Evaluationen sowie Koordination von Workshops, Trainings und Buddy-/Mentoring-Programmen., Steuerung von Projekten und Optimierung von Prozessen – einschließlich der Koordination externer Dienstleister – von der Planung bis zur termingerechten Umsetzung., Mitwirkung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (z. B. Tag der offenen Tür, Summer University)

Abwicklung von internem und externem Schriftverkehr sowie Terminplanung und -überwachung, Reisemanagement: optimale Verkehrsverbindungen ermitteln, Hotelbuchungen vornehmen und Reiseunterlagen vorbereiten, Personalakten verwalten, z.B. Arbeits- und Fehlzeiten erfassen sowie Einblicke in die Recruitingprozesse und Unterstützung beim Bewerbermanagementsystem, Unterstützung bei der Durchführung von Marketingmaßnahmen bzw. Eventorganisation im Bereich Öffentlichkeitsarbeit, Beschaffung und Verwaltung von Materialien, Kennenlernen von Finanzwirtschaft, Klinikaufnahme/ Leistungsabrechnung, Qualitätsmanagement

Terminplanung für die Mitglieder des Präsidiums, allgemeiner Schriftverkehr in zunehmend digitaler Form, Organisation und Vorbereitung von Meetings, Empfang und Betreuung von Gästen, Veranstaltungsmanagement, allgemeine Verwaltungsaufgaben (u. a. Abwicklung des Posteingangs, Mitwirkung bei Dienstfahrzeug- und Sitzungsraumvergabe, Sitzungsvorbereitungen), administrative Aufgaben wie Aktenführung, Ablage und Archivierung

Allgemeine Auftragsabwicklung, Schriftverkehr (u. a. mit den Krankenkassen), Abrechnung erbrachter Leistungen, Interne und externe Kommunikation, Überwachung der Aufträge, Wareneingangskontrollen

Vor- und Nachbereitung von Fortbildungen, Tagungen, Ausflügen, Feiern und Versammlungen, Korrespondenz: Einladungen, Protokolle, Tagungsunterlagen, Jahresberichte, Abrechnung mit Tagungshäusern und Referenten, Regelmäßiger Einkauf von Lebensmitteln, Etatwesen und buchhalterische Tätigkeiten, Telefonischer Empfang und Weiterleitung, Posteingang/-ausgang, Ablage und Aktenführung