Mitwirkung an der Koordination kleiner Webprojekte, Ordnung in Abläufe bringen, Recherche digitaler Tools, neuer Online-Trends und Weblösungen, Unterstützung bei der Erstellung von Projektplänen, Briefings und Präsentationen, Abstimmung mit Team und Kunden (m/w/d), Übernahme organisatorischer Aufgaben

Abgleich des geplanten Budgets und Klärung von Diff., Beleglisten erstellen und prüfen, Zuarbeiten zum Bereich Finanzcontrolling, Rechnungslegung, Personalsachbearbeitung, Beschaffung nach Dokumumentationspfichten, Dokumentenablage zur Nachweisführung der Projektarbeit, Aktualisierung von Vorgabedokumenten

Make sure kitchens are stocked with drinks and snacks, Welcome guests and visitors with a smile, Handle incoming and outgoing mail, Be the first point of contact when something isn’t working – and coordinate solutions, Order food, beverages, and office supplies, Manage employee benefits, Organize our monthly All Hands and other team events, Manage the office budget, Organize summer & winter company parties, surprises, and fun initiatives, Support office moves or setting up new departments/teams, Act as main contact person for cleaning services, facility management, and landlord, Help shape the office culture and be our feel-good manager, Answer emails from candidates and coordinate interviews, Make sure meeting rooms are set up for external guests (e.g., candidates) with drinks & snacks, Support onboarding of new colleagues (welcome packages, desk setup, first-day tour), Assist with light HR/recruiting tasks and small admin projects

Mitwirkung bei der Vorbereitung von Meetings, Konferenzen & Veranstaltungen, Protokollierung und Dokumentation von Projektprozessen und -ergebnissen, Umsetzung der finanz- und verwaltungsbezogenen Vorgaben für das Projekt (z. B. Teilnehmerlisten führen, Kofinanzierung sichern, Belege weiterleiten, Vergleichsangebote einholen), Enge Kommunikation und Kooperation mit Projektleitung und Sachbearbeitung Finanzen, Unterstützung bei der Durchführung von Recherchen sowie Erstellung von Präsentationen und Dokumenten, Übernahme von Reise- und Terminkoordination, Führen der administrativen Projektakten

Allgemeine Bürotätigkeiten (z.B. Rezeptionsdienste, persönlich am Empfang und telefonisch, Korrespondenz, Posteingang, Ablage), Verwaltungstätigkeiten im Schulbereich (z.B. Anwesenheit, Schülerakten, Schülerbögen, Schülerdatenbank, Schulintranet), Kommunikation mit Eltern, Kindern, Mitarbeiter*innen (Deutsch/Englisch), Behörden (Deutsch) und externen Partnern (vorwiegend Deutsch), jährliche bzw. fortlaufende Schulgeldberechnung und Debitorenpflege, Unterstützende Tätigkeiten für die Schulleiter*innen, Unterstützung bei der Organisation und Vorbereitung von Schulfesten und anderen Schulveranstaltungen

Organisation des Sekretariats, Terminkoordination, Administrative Tätigkeiten, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Ansprechpartner für interne und externe Besucher*innen, Organisation von Events, Workshops sowie Sitzungen inklusive Cateringbestellung, Vor- und Nachbereitung der Konferenzräume

Organisation und Pflege wissenschaftlicher Primärdaten sowie Führung und Pflege von Datenbanken zur Erfassung von wissenschaftlichen Leistungen, Allgemeine Assistenz- und Sachaufgaben mit den Schwerpunkten Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden des Projekts KASTENHILFE und externen Partnern sowie Zusammenarbeit der Abteilung mit Institutsleitung und Verwaltung, Unterstützung bei Antragstellung weiterer öffentlich geförderter Projekte (national und EU) sowie im Vertragsmanagement (Vorbereitung von MTAs, MoUs), Unterstützung und Vorbereitung von Beschaffungsvorgängen inkl. Angebotseinholung, Pflege von Datenbanken, Mitwirkung bei der Organisation und Betreuung von nationalen wie internationalen Tagungen sowie von vor-Ort Projektveranstaltungen (in Berlin-Brandenburg), Organisation, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Organisation, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Protokollführung, Terminmanagement (Planung, Koordination, Überwachung von Terminen), Kontaktaufnahme mit Interessensvertreter*innen, Wissenschaftler*innen und Institutionen und - Betreuung von nationalen und internationalen Gästen, Betreuung und Einweisung für neue Mitarbeiter*innen, Studierenden und Praktikant*innen, (Mit-)Gestaltung und Pflege von Online-Plattformen (Social und Scientific Media, Websites, Lehr-Lernplattformen, etc.), Unterstützung der Feldarbeiten vor Ort (Kastenausbringung, -kontrollen)

Freundlicher und professioneller Empfang sowie Betreuung unserer Mitarbeiter und Gäste – persönlich und telefonisch, Effiziente Koordination von Terminen sowie Vorbereitung und Organisation der Besprechungs- und Konferenzräume, Bestellung von Büromaterialien, Sorgfältige Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Koordination von Kurierdiensten, Kompetente Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten, Unterstützung bei internen Veranstaltungen, Überwachung und Koordination von Pool-Fahrzeugen

Allgemeine Bürotätigkeiten/Tagesgeschäft/Empfang, Unterstützung beim Auswahlverfahren zum Deutschen Filmpreis, Mithilfe bei verschiedenen Projekten und der Veranstaltungsorganisation, Recherchen für laufende und anstehende Projekte z.B. Filmbildung, Podcast u.v.m., Bewirtung von Gästen

Unterstützung der Teams Einkauf, Objektverwaltung, Rechnungswesen und Reiseservice im operativen Tagesgeschäft, Zuarbeit bei der Durchführung von Bestellvorgängen sowie der sachlichen Rechnungsprüfung, Mitwirkung bei einfachen Sachkostenrechnungen und der Vorkontierung von Dienstreisen, Aktendigitalisierungen sowie -archivierungen, Verwaltung von rechnungsbegründeten Dokumenten, Hilfe bei der Vorbereitung von internen Umzügen, Grafische Gestaltung und Pflege von Raum-/Telefonplänen sowie Schließanlagen, Unterstützung bei der Inventarisierung von Mobiliar, Allgemeine Office-Tätigkeiten (Postbearbeitung, Organisation von Büromaterialien, Telefondienst)

Erstellung, Sammlung, Prüfung und Dokumentierung von Rechnungen, Bearbeitung, Prüfung, Kontierung und Buchung von Ein- und Ausgangsrechnungen, Kassenabrechnungen inklusive Buchung der Geschäftsvorfälle, Finanzbuchhaltung und -verwaltung, Vorbereitende Arbeiten für den Jahresabschluss, Vorbereitung und Kontrolle von Zahlungsanweisungen, Kommunikation mit Dritten außerhalb der Organisation, z.B. Kunden, Ämtern und Behörden

Unterstützung der Institutsleitung, insbesondere der wissenschaftlichen Geschäftsführung, bei Schnittstellen zu Stabstellen, Forschungs- und Servicebereichen, Allgemeine Organisations- und Assistenzaufgaben, inkl. Terminkoordination, -überwachung und Wiedervorlagen, Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Bereitstellung der Unterlagen, Interne organisatorische Abstimmungen mit Geschäftsführung, Forschungs- und Servicebereichen sowie Stabsstellen, Selbstständige Korrespondenz und Annahme von Anfragen, Organisation von Dienstreisen und Bearbeitung der Reisekostenabrechnungen, Zusammenarbeit mit der Assistenz der kaufmännischen Geschäftsführung und Vertretung im Abwesenheitsfall, Zusammenarbeit mit anderen Bereichsassistenten im Haus, Empfang und Bewirtung externer Gäste der Institutsleitung

Unterstützung des People-Teams bei Beschaffungsmaßnahmen sowie Onboardingprozessen im IT-Projekt (z. B. Berater*innenmanagement, Interviewplanung, Datenpflege), Monatliche, eigenverantwortliche Pflege der Zeiterfassungen von Berater*innen, Unterstützung bei der Planung, Vorbereitung und Nachbearbeitung von Teamevents im Rahmen des IT-Projekts, Sicherstellung der Struktur, Ordnung und Korrektheit der Datenablage, Mitwirkung bei Prozessbeschreibungen und Weiterentwicklung der Arbeitsweise

Sicherstellung des reibungslosen Betriebes der Bürogebäude, Überwachung der Funktionalität der technischen Anlagen, Planung und Koordination von Reparatur-, Wartungs- und Instandhaltungsaufgaben, Beschaffung von Büro- und Verbrauchsmaterialien, Gewährleistung von Sicherheits-, Arbeitsschutz- und Umweltstandards, Ansprechperson für Vorstand und Beschäftigte für alle Belange im Zusammenhang mit dem Betrieb der Bürogebäude, Kontrolle der Einhaltung von Wartungs-, Prüf- und Reinigungsintervallen der Dienstleister, Koordination der Einsätze von externen Firmen, Einweisung von externen Firmen, Abnahme der Arbeitsergebnisse von externen Firmen, Beseitigung von Mängeln und Schäden an und in den Bürogebäuden, Unterstützung der Vergabestelle bei der Durchführung von Ausschreibungsverfahren im Bereich des Gebäudemanagements sowie der Materialbeschaffung, Erstellung von Entscheidungsvorlagen (Vermerke), Vorbereitung von Leistungsverzeichnissen, Recherche nach geeigneten Unternehmen, Einrichtung von Arbeitsplätzen unter Beachtung der Arbeitsschutzvorschriften, Sicherstellung von Materialnachschub, Durchführung von einfachen Wartungsarbeiten, Erledigung der Korrespondenz, Führung von Statistiken, Übersichten und der Inventarliste, Durchführung von notwendigen Fahrten für Transport und/oder Beschaffung in Halle (Saale) bzw. zwischen Halle (Saale) und Berlin, Buchung von Mietfahrzeugen bei Bedarf, Abrechnung von Dienstreisen entsprechend der Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes, Betreuung des Bereichs Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit als Sicherheitsbeauftragte*r

Unterstützung der Leitung bei der Planung, Koordinierung und Umsetzung aller einrichtungsbezogenen Aufgaben, Unterstützung der Berater_innen bei der Sicherstellung der Beratungsleistungen, telefonischer und/oder persönlicher Erstkontakt zu den Ratsuchenden einschließlich der Erstterminvergabe, Terminkoordination, Empfang und Unterstützung bei der Vorbereitung von Veranstaltungen u.ä., Organisation von Arbeitsmitteln, Erstellen von Statistiken, Präsentationen, Korrespondenzen, Überwachung von Fristen, Datenerfassung und -pflege, Archivierung, Bearbeitung von Posteingang und Postausgang, Protokollführung, Mitarbeit im Qualitätsmanagement

Leitung des Vorstandssekretariats und der Postlogistik, Zentrale Anlaufstelle für Vorstand, interne Stellen, Aufsichtsgremien sowie externen Partner*innen und Vertreter*innen aus der Politik, Management von Terminen, Gremiensitzungen und Anfragen, Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs, Erstellung von Präsentationen oder Entscheidungsvorlagen, Führung des Teams

Finanz- und Rechnungswesen: Erstellung und Abrechnung von Betreuungs- und Mietkosten, Führung von Kassen- und Rechnungsausgangsbüchern, Verwaltung von Klienten-Verwahrkonten, Prüfung von Bankbewegungen, Überwachung von Ein- und Ausgaben sowie Bearbeitung des Mahnwesens., Wohnraummanagement: Verwaltung von Träger- und Gruppenwohnungen, Auswertung von Mieteinnahmen, Leerständen und Mietausfällen., Beschaffung & Verwaltung: Angebotsanfragen einholen, Kontrolle von Lieferscheinen und Rechnungen, allgemeine Verwaltungstätigkeiten sowie Erstellung und Pflege von Statistiken., Team- und Qualitätsarbeit: Aktive Mitarbeit an Qualitätsprozessen, Teilnahme an Teamsitzungen und Supervisionen sowie die flexible Übernahme weiterer Aufgaben nach Bedarf.

Unterstützung des gesamten Teams im administrativ/organisatorischen Bereich, insbesondere in Bezug auf Bestellungen, Koordination Car-Pool (Werkstatttermine und Einsatzplanung), Allgemeiner Projekt Support, beispielsweise im Zusammenhang mit Messen und Kundenveranstaltungen, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung technischer & kaufmännischer Qualifizierungsmaßnahmen in Abstimmung mit den Fachbereichen, Mitarbeit bei der Umsetzung des Arbeitsschutzes innerhalb des Teams, Betreuung des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter:innen, Support bei der Ausarbeitung von Stellenausschreibungen, Planung, Koordination und Durchführung von internen Workshops, Ad-Hoc-Aufgabenstellungen und Recherchetätigkeiten

Ablage und Überwachung der Kostenübernahmen und vertraglichen Angelegenheiten, fristgerechte Erstellung, Prüfung und Versand der Rechnungen und Abrechnungen, Buchen und Pflege der Barkassen im Bereich Kostensatz, Datenerfassung und -pflege sowie die Führung von Statistiken, Erstellen der Abrechnung für Projektteilnehmer*innen, Erledigung allgemeiner Verwaltungsaufgaben und des Schriftverkehrs, Nachhalten von Abgabefristen (z.B. Entwicklungsberichte, Verträge, Zuarbeit aus den Einrichtungen), Koordinierung der Raumnutzung; Vorbereitung entsprechender Nutzungsvereinbarungen, Facilitymanagement, Umsetzung und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems

Organizational support for the Technical Manager in building management, especially in the coordination and monitoring of construction, maintenance and renovation work; scheduling and project coordination, scheduling, Participation in the examination of operating costs and consumption monitoring, Communication with internal and external partners, such as specialist planners, craft companies and authorities, Support of in-house craftsmen and caretakers, e.g. through material orders, maintenance of work logs, checklists and maintenance plans, work schedules, Supporting the administration and management in secretarial and assistant tasks, such as processing post, telephone and general correspondence