Umfassende organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung und des gesamten Teams, Koordination von Terminen, Reisen und der Hauptversammlung des Verbandes, Administrative und organisatorische Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen, Bearbeitung und Koordination eingehender Anfragen (E-Mail, Post und Telefon), Bereichsübergreifende qualifizierte Sekretariats-, Assistenz- und Verwaltungsaufgaben, Überblick über Fristen und Wiedervorlagen

Terminplanung und -vorbereitung, Korrespondenz, Schreibarbeiten und Dokumentationen, Vorbereitung und Finalisierung von Arztbriefen, Vorbereitung und Nachbereitung von Nebentätigkeiten, Dienstreisen und Fortbildungen, Planung, Organisation und Koordination von Meetings und Veranstaltungen, inkl. Raumbuchungen, Unterstützung des Personalmanagements (Anträge, Arbeitszeiten u. Urlaube dokumentieren etc.), Unterstützung der Privatsprechstunde, Bestellungen und Rechnungsprüfungen

Unterstützung der Leitung Rettungsdienst, Sicherstellung der notfallmedizinischen Versorgung der Bevölkerung in Berlin

Leitung des Vorstandssekretariats und der Postlogistik, Zentrale Anlaufstelle für Vorstand, interne Stellen, Aufsichtsgremien sowie externen Partner*innen und Vertreter*innen aus der Politik, Management von Terminen, Gremiensitzungen und Anfragen, Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs, Erstellung von Präsentationen oder Entscheidungsvorlagen, Führung des Teams

Professionelle und verantwortungsvolle Erledigung von Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Führung der internen und externen Korrespondenz, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Sachbearbeitung in der Kassenverwaltung, Beratung und Betreuung von Schüler*innen sowie deren Eltern, Bearbeitung von Vergabe- und Vertragsangelegenheiten

Herzlicher und freundlicher Empfang unserer Gäste, Eigenverantwortliche Betreuung des gesamten Konferenzzentrums (Backoffice, Frontoffice, Konferenzservice), Sorgfältige Planung und Organisation der Bewirtung unserer Gäste, inklusive der Einholung von Angeboten und der reibungslosen Koordination des Caterings vor Ort, Zusammenarbeit mit unserem Events-Team innerhalb der Betreuung von Veranstaltungen, Entgegennahme, Weiterleitung und Bearbeitung von Telefonaten in deutscher und englischer Sprache, Gewissenhafte Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Selbstständige Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben

Büroorganisation und allgemeine Bürotätigkeiten, Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost, Korrespondenz führen, Führen und Verwalten von Akten, insbesondere elektronischer Akten, Telefondienst