Fachliche und disziplinarische Leitung und Entwicklung des HR & Office Management Teams, Eigenständige Betreuung von HR-Projekten und Vorantreiben strategischer HR-Themen wie Personalentwicklung, Performance-Management, Beratung und Betreuung der Geschäftsführung sowie der Führungskräfte in allen personalrelevanten Themen, Ansprechpartner für den Betriebsrat und Begleitung von Themen wie Betriebsvereinbarungsverhandlungen und andere betriebliche Regelungen, Gewährleistung einer dienstleistungsorientierten Betreuung von rund 100 Mitarbeitenden unter Berücksichtigung aller arbeits- und betriebsverfassungsrechtlichen Vorgaben, einschließlich der Personaladministration in unserem HR-System Workday, sowie die kontinuierliche Optimierung bestehender HR-Prozesse, Verantwortung für den Bereich Recruiting, das Personalcontrolling, inkl. der Personalkostenplanung sowie das Office Management an den Standorten

Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung in operativen und strategischen Themen, Organisation vertraulicher Unterlagen und Vorgänge, Koordination und Organisation von Terminen, Reisen und Meetings, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Gremiensitzungen und Präsentationen inkl. Protokollführung, Eigenständige Durchführung von Projekten und Analysen, Erstellung von Entscheidungsvorlagen und Berichten, Organisation von Mitarbeiter- und Kundenveranstaltungen, Schnittstellenkommunikation mit internen Abteilungen und externen Partnern, Unterstützung im Tagesgeschäft und bei der Unternehmenskommunikation

Verantwortung für die allgemeine Büroorganisation im Backoffice der Abteilung Werkstoff- und Schweißtechnik, Erledigen des Standardschriftverkehrs, Koordinieren von Terminen, Telefonverkehr, Disposition von Kundenaufträgen, Selbstständige Dienstreiseplanung für die Teammitglieder, Selbstständige Pflege und Kontrolle von Kundenstammdaten im CRM-System, Selbstständige Durchführung der Kunden- und Lieferantenkorrespondenz (telefonisch, elektronisch, persönlich), Unterstützung bei allen anfallenden Arbeiten, wie z.B. Terminplanung, Dienstreiseorganisation, niederlassungsübergreifende Zusammenarbeit, Korrespondenz mit Geschäftspartnern, Erstellen von Rechnungen, Zertifikaten, Bescheinigungen, etc.

Koordination von Terminen, Prioritäten und Wiedervorlagen, Strukturierung eingehender Themen, Anfragen und To-dos, Vorbereitung von Meetings, Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen, Nachhalten von Beschlüssen, Deadlines und Verantwortlichkeiten, Unterstützung in interner und externer Kommunikation, Überblick über laufende Projekte, Prozesse und nächste Schritte sichern, Abstimmungen mit Teammitgliedern, Dienstleister:innen und Partner:innen koordinieren, Projektstände dokumentieren und transparent aufbereiten, Engpässe frühzeitig erkennen und Lösungen mitdenken, Eigenständige Übernahme klar definierter Teilprojekte, Mitgestaltung effizienter Arbeitsweisen und interner Strukturen, Aufbau sinnvoller Tools, Routinen und Abläufe, Unterstützung bei der Professionalisierung wachsender Organisationsstrukturen

Mit-Betreuung des zentralen E-Mail-Postfachs und Telefons sowie Weiterleitung an zuständige Kolleg:innen, Annahme von Telefonanrufen sowie Koordination eingehender Anliegen, Erstellen von Kommunikationsvorlagen in Zusammenarbeit mit unserem Team, Unterstützung beim Office Management und bei organisatorischen Abläufen in unserem Hamburger Büro, Unterstützung bei administrativen Aufgaben und der Organisation von Team-Events, Unterstützung bei Post- und Fundraising-Versänden und der Organisation eingehender Post, Pflege und Weiterentwicklung unseres Ablagesystems, Weitergabe relevanter Rückmeldungen und Eindrücke an das Team, Verwaltung und Strukturierung aller eingehenden Belege (digital & postalisch), Zusammenführung von Rechnungen, Belegen und Abrechnungen, Vorkontierung der Belege für die externe Buchhaltung, Enge Zusammenarbeit mit unserer Controllerin, Unterstützung bei der belegtechnischen Vorbereitung der jährlichen Wirtschaftsprüfung

Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Reisen, Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Unterstützung im Qualitätsmanagement, Unterstützung im Recruiting, Planung und Koordination von Terminen, Planung und Durchführung interner Veranstaltungen, Bearbeitung kleinerer Projekte und strategischer Themen, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, Unterstützung des Teams mit Engagement, Zuverlässigkeit und positiver Energie

Organisation und Begleitung von Veranstaltungen des Museums sowie von Vermietungen der Museumsräumlichkeiten, verwaltungsmäßige Organisation und Weiterentwicklung der Zusammenarbeit mit den Pächtern des Delis und Museumsshops, Steuerung, Weiterentwicklung und Organisation des Besucher:innenservice: Einweisung, Bestellung und Qualitätskontrolle des Sicherheits-, Kassen- und Aufsichtspersonals, sachliche Prüfung der zugehörigen Rechnungen, Assistenz der Direktion: Kommunikation und Kontaktpflege, Terminkoordination, Reiseplanung, -buchung und -abrechnung, Erstellen von Präsentationen und Briefings, Adresspflege und –verwaltung in Zusammenarbeit mit der Geschäftsstelle der Gesellschaft der Freunde & Förderer, der Mitarbeiterin Marketing & Fundraising und der Leitung Kommunikation, Mitarbeit bei Bewerbungsverfahren, Prüfen der Bewerbungen auf Vollständigkeit, museumsinterne Organisation und Gesprächsterminierung

Steuerung des Recruiting- und Bewerbermanagements, Organisation und Begleitung von Onboarding- und Offboarding-Prozessen, Unterstützung der Personalplanung sowie Erstellung und Verwaltung von Personalunterlagen, Vorbereitung und Koordination der Lohn- und Gehaltsabrechnung, Ansprechpartner:in für Mitarbeitende bei administrativen und organisatorischen HR-Themen, Verwaltung von An- und Abwesenheiten, Unterstützung bei der Weiterentwicklung interner HR-Prozesse und Strukturen, Repräsentation des Unternehmens auf ausgewählten Jobmessen und Recruiting-Events, Operative Beschaffung von Materialien, Dienstleistungen und Büroausstattung, Einholung und Vergleich von Angeboten, Kommunikation und Verhandlung mit Lieferanten, Pflege, Prüfung und Verwaltung von Bestellungen und Eingangsrechnungen in der Bestelldatenbank, Kontinuierliche Optimierung von Einkaufs-, Beschaffungs- und Freigabeprozessen, Planung und Durchführung der jährlichen Inventur, Organisation und Koordination des gesamten Büroalltags, Verwaltung und Koordination des Fuhrparks sowie betrieblicher Versicherungen, Organisation von internen Veranstaltungen, Verwaltung von Verträgen, Dokumentationen und Ablagestrukturen, Unterstützung bei administrativen Prozessen und der Abrechnung von Förderprojekten

Organizing and maintaining the office and director's calendar, scheduling meetings, appointments, and events., Arranging meetings, preparing agendas, taking minutes, and following up on action items or next steps., Develop and prepare official meeting agendas for the office’s engagements, ensuring that all necessary materials are ready in advance., Drafting, editing, and proofreading documents, reports, and presentations., Organizing business trips, including booking flights, hotels, transportation, and preparing travel itineraries., Liaise with internal and external stakeholders to facilitate smooth and productive meetings., Track and ensure follow-up actions after meetings are completed., Assist in the management of budget related issues of the office and in the financial operations of the office., In close collaboration with the Admin/Finance assistant, perform administrative, operational and coordination duties necessary for the effective day-to-day management of the office., Assist project personnel and national/ international consultants to arrange travel, i.e. support in development of itinerary, ticket booking/purchasing, arrangement of hotel reservation/apartment, transportation, translation/interpretation services., Ensure timely submission of correctly completed travel claims through UnALL/ Quantum., Make logistical arrangements for seminars, workshops, trainings and other project related events, including venue reservation, arrangements of meals, translation/interpretation services, and required equipment, office supplies, arrangement of printing handouts materials., Arrange translation of documents when required., Provide Procurement support to events of UNDP-GRO and FIT Projects., Support Coordination with various suppliers/service providers needed for workshops and conferences (e.g. venue, equipment, consultants, etc.) obtain quotations and process payments to these suppliers., Ensure sufficient supplies have been acquired and venue arrangements are provided timely and complete., Provide support to the Deputy Director in the management of partnerships to foundations and German philanthropies (e.g. ensuring appropriate correspondence, organizing events, arranging meetings, ensuring follow-up actions)., Assist in the preparation of missions of senior UNDP officials to the Germany Representation Office, including by providing logistical support as well as preparing meetings with German political counterparts., Draft meeting preparations (e.g. for panels or for meetings with external stakeholders) for the Director and ensure follow-ups., Make sound contributions to knowledge networks and communities of practice.

Unterstützung der Geschäftsleitung in allen organisatorischen und administrativen Belangen – von der Terminkoordination über die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen bis zur vertraulichen Korrespondenz, Eigenverantwortliche Übernahme klassischer Assistenz- und Sekretariatsaufgaben: Postbearbeitung, Wiedervorlagen, Empfang von Mandanten und Geschäftspartnern, Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsleitung, Unterstützung im Rechtsbereich der Kanzlei: anwaltliche Korrespondenz, Aktenführung, Fristenmanagement und Wiedervorlagen, Erstellung von RVG- und Honorarabrechnungen, Führung der Korrespondenz mit Gerichten, Behörden und Ämtern, Ansprechpartner für unsere Mandanten – am Telefon, im persönlichen Kontakt und in der schriftlichen Korrespondenz, Mitwirkung bei kanzleiinternen Projekten (z. B. Mandatsorganisation, Digitalisierung, interne Abläufe)

Assistenz & Administration: Unterstützung der Geschäftsführung durch verschiedene administrative Tätigkeiten., Organisation & Koordination: Eigenständige Planung und Erstellung von Terminen, Konferenzen, Präsentationen sowie Schriftverkehr zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs mit Kunden und Partnern., Datenpflege: Pflege und Aktualisierung von Kundendaten in Datenbanken und CRM-Systemen., Reporting: Erstellung von Statistiken und Analyseberichten für die Geschäftsführung., Personalmanagement: Veröffentlichung von Stellenanzeigen, Verwaltung von Bewerbungen, Prüfung eingegangener Unterlagen und Koordination von Vorstellungsterminen., Fuhrparkmanagement: Organisation und Verwaltung von Fahrzeugen, einschließlich Zulassungen, Terminabstimmungen und administrativer Aufgaben., Sicherheitsmanagement: Dokumentation und Koordination von Unterweisungen in Arbeitsschutz und Sicherheitsmaßnahmen (z.B. Erst- und Brandschutzhelferschulungen, Datenschutzrichtlinien, Qualifikationen von Sicherheitsbeauftragten)., Gebäude- & Wartungsüberwachung: Koordination und Überwachung von Wartungsterminen sowie Kontrolle von Gebäude- und Betriebsausstattungen, Maschinen und Arbeitsmitteln.

Allgemeine Sekretariatsaufgaben, u.a. sorgfältige Führung und Bearbeitung der Akten (digital und physisch) sowie der Pflege der Kalender und Kontakte der Anwälte und Anwältinnen, Eigenständige Termin- und Reiseplanung sowie Reisekostenabrechnungen, Fristenkontrolle und Wiedervorlagenmanagement, Erstellung und Bearbeitung von juristischen Dokumenten und Schriftsätzen sowie von Excel- und PowerPoint-Präsentationen, Allgemeine Recherchetätigkeiten, Mandatsbetreuung am Telefon und Empfang von Gästen, Zeiterfassung und Vorbereitung von Mandatsrechnungen, Unterstützung bei der allgemeinen Büroorganisation, u.a. Bestellung von Büromaterial, Korrespondenz mit diversen Dienstleistern u.v.m.

Pflege und Aktualisierung von Kundendaten, CRM-Systemen und Excel-Dateien, Erstellung und Aufbereitung von Auswertungen, Listen und Präsentationen, Unterstützung bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Messen und Events, Recherchearbeiten und administrative Unterstützung im Backoffice, Koordination und Organisation von Unterlagen für Kunden- und Vertriebsgespräche, Unterstützung bei Angebots- und Dokumentenerstellung

Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Besprechungen, Präsentationen, Gesellschafter- und Beiratssitzungen, Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, Unterstützung des Managementteams im Bereich Reise- und Terminplanung, Übernahme klassischer Sekretariats- und Assistenzaufgaben in Eigenverantwortung, Erstellung von Auswertungen, Statistiken und Reports, Eigenständige Durchführung von Recherchen und Analysen zu gesellschafterbezogenen Fragestellungen sowie strukturierte Aufbereitung der Ergebnisse für Beschluss- und Entscheidungsvorlagen, Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben innerhalb der Holding

Termingerechte Koordination organisatorischer Abläufe am Standort unseres Kunden, wie bspw. Besucherregistrierung, Prozessverwaltung Zugangsausweise, Raum- und IT-Zugänge für Vertragspartner und Dienstleister, Zuarbeiten bei Präsentationen, Verwaltung der Projekt-Dokumentation in einer Cloud, Unterstützung bei der Bearbeitung der E-Mail-Korrespondenz, Mitwirkung bei der Planung und Abwicklung von Veranstaltungen und Events am Standort, Übernahme weiterer allgemeiner Standortaufgaben, wie beispielsweise Terminkoordination, Raumbuchungen und Unterstützung bei Besprechungen und Besucherveranstaltungen

Du kümmerst Dich um die Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung und stellst sicher, dass alle Rechnungen gewissenhaft geprüft werden, Deine Unterstützung der Geschäftsführung ist unverzichtbar, indem Du administrative und organisatorische Aufgaben souverän erledigst, Mit Deiner sorgfältigen Vorbereitung und/oder Erstellung der Monats- und Jahresabschlüsse trägst Du zur reibungslosen Organisation bei und sicherst den Austausch mit unserem Steuerberater

Betreuung des Front Office und Ansprechperson für Kolleg:innen, Besucher:innen und Dienstleister, Übernahme organisatorischer Aufgaben wie Post, Catering sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sicherstellung einer angenehmen, gut organisierten Arbeitsumgebung, Zuverlässige Arbeit nach definierten Prozessen und Priorisierung im Tagesgeschäft, Unterstützung bei Onboarding-Aktivitäten, interner Kommunikation und kleineren Events, Optionale Mitarbeit in operativen Themen wie Fuhrparkorganisation, Enge Zusammenarbeit mit Kolleg:innen zur Effizienzsteigerung von Abläufen

Organisatorische und administrative Unterstützung des Teams bei der Strukturierung, Priorisierung und Koordination laufender Themen, Vorbereitung von Terminen, Abstimmungen und Besprechungen, Aufbereitung von Informationen und Zahlen nach unseren Formatvorlagen, Unterstützung bei Recherchen und internen Projekten, Kommunikation und Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern

Beantwortung und Weiterleitung eingehender Telefonate, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Empfang von Kunden, Lieferanten und Gästen, Verwaltung des Fuhrparks, Bearbeitung Bestellungen über SAP Ariba, Unterstützung zentraler Einkauf, Bestandsüberwachung und Bestellung von Büromaterialien

Sie betreuen das Projekttelefon, bearbeiten E-Mail-Anfragen und empfangen die Ratsuchenden und Workshopteilnehmer*innen in den KOBRA-Räumlichkeiten oder leisten Hilfestellung bei der Nutzung unserer digitalen Angebote., Sie kümmern sich um organisatorische Abläufe – von der Anmeldung zu Veranstaltungen bis zur Rechnungsstellung., Daneben unterstützen Sie auch die Planung und Auswertungen unserer Veranstaltungen., Sie übernehmen allgemeine Bürotätigkeiten und unterstützen bei Verwaltungsaufgaben.