Zentrale Büroorganisation: Eigenständige Koordination von Telefonaten, Terminen, Korrespondenz, Post, Urlaubsplanung sowie Verwaltung von Übersichten und Büromaterial, Reibungslose Arbeits- und Reiseorganisation: Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen sowie Organisation und Betreuung von Veranstaltungen und Lehrformaten, Koordination der Lehre: Erstellung und Pflege von Vorlesungs- und Terminplänen, Abstimmung mit Lehrkräften und Verwaltung, Betreuung von Studierendenanfragen, Unterstützung im Qualitätsmanagement: Mitwirkung bei Fortbildungsplanung, Dokumentation, Akkreditierungsvorbereitungen und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (GenDG), Mitarbeit an Digitalisierungsprojekten: Vorbereitung und Organisation der Digitalisierung von Patientenakten in enger Abstimmung mit zentralen Stellen, Qualitätsbewusstes Arbeiten im Institutsalltag: Umsetzung der QM-Vorgaben inklusive Dokumentation, Beschwerdemanagement, Fortbildungen und Beschaffungsprozessen

Unterstützung des Teams des Zentralinstituts für Seelische Gesundheit in organisatorischen, administrativen und digitalen Prozessen rund um Fort- und Weiterbildungsangebote sowie Veranstaltungen, Zentrale Schnittstelle zwischen Teilnehmenden, TrainerInnen, externen Partnern und internen Fachabteilungen, Allgemeine Büroorganisation inkl. E-Mail- und Telefonsupport für Teilnehmende, Firmenkunden und Partner, Digitaler Support für Schulungsprogramme (z. B. Zoom, MS Teams, Moodle) sowie Unterstützung digitaler Prozesse und ggf. App-Entwicklung, Unterstützung im Auftrags- und Vertragsmanagement inkl. Vorbereitung und Ablage relevanter Unterlagen, Mitorganisation und Koordination von Veranstaltungen (digital und vor Ort), Pflege von Kursanfragen sowie Rechnungsvorbereitung für die Finanzbuchhaltung inkl. Debitorenprüfung in SAP S/4HANA, Mitwirkung bei internen Prozessen, insbesondere beim On- und Offboarding sowie bei der Entwicklung neuer Weiterbildungs- und Produktangebote

Kennenlernen bürowirtschaftlicher Abläufe, Übernahme von Sekretariats- und Assistenzaufgaben, Bearbeiten und Vorbereiten personalrelevanter Unterlagen, Erlangen buchhalterischer Kenntnisse, Erstellen von Entgeltabrechnungen und Statistiken, Koordination und Organisation vielfältiger Themen und spannender eigener Azubi-Projekte

Unterstützung bei der Auftragsabwicklung zur Telematikinfrastruktur, Pflege und Aktualisierung von Kundendaten im CRM-System (Salesforce), Unterstützung bei der Erstellung von Statistiken und Auswertungen, Eigenständige Kommunikation mit externen Kunden sowie abteilungsübergreifende interne Kommunikation, Organisation des Bestellwesens und Koordination von Lieferungen an Kunden sowie Mitarbeit und Pflege des internen Wissensmanagement zur Telematikinfrastruktur

Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen, Betreuung von Kunden und Geschäftspartnern, Büroorganisation, Bearbeitung des Posteingangs, Korrespondenz in deutscher Sprache, Erstellung von Präsentationen, Recherche und Buchung von Tagungshotels, Terminplanung, Pflege der Adressdaten und des Internetauftritts, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung, Erstellung von Rechnungen, Vorbereitung der Buchhaltung, Mahnwesen

Annahme und Weiterleitung von Telefonaten in deutscher und englischer Sprache, Sicherstellung eines reibungslosen und schnellen Serviceablaufs (unter anderem Empfangsbereich, Poststelle, Beschaffung, Kommunikation mit Dienstleistern), Empfang und Bewirtung unserer Kund:innen und Besucher:innen, Unterstützung bei der Organisation und Vorbereitung von Terminen und Veranstaltungen, Eigenständige Kund:innenkommunikation und -betreuung, Übernahme des Reisemanagements sowie des Liegenschaftsmanagement für alle Niederlassungen

Zeit- und Kalendermanagement für die Geschäftsführung, Kommunikation mit externen Partnern, Erstellen und Bearbeiten von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Zusammenstellung und Bearbeitung von Vorbereitungsunterlagen für Termine und Dienstreisen sowie Nachverfolgung von entsprechenden Aufgaben und offenen Punkten, Betriebsinterne Kommunikation, Weiterleiten von Aufgaben und Begleitung von Meetings, Vorbereitung von externen und internen Auftritten und Terminen des Geschäftsführers mit Mitarbeitenden sowie Vertreterinnen und Vertretern aus Politik, Verbänden und Wirtschaft, inklusive Vorbereitung. Dazu gehört auch die Erstellung von Reden, Texten und Präsentationen., Unterstützung in der Betreuung des C-Level-Netzwerkes, Planung, Organisation und Abwicklung von Reisen, Mitorganisation von internen und externen Veranstaltungen

Buchhaltungsvorbereitung, Vorbereitende Maßnahmen zu Monats- und Jahresabschlüssen, Controllingunterstützung, Unterstützung bei der Personaladminstration, Unterstützung im Organisationsablauf, Terminkoordinierungen, Sekretariatsaufgaben, Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen

Organisation des Institutssekretariat: Termin-, Prioritäten- und Informationsmanagement für die Institutsleitung, Selbstständige Ausführung aller Sekretariatsaufgaben (Bürokommunikation, allgemeiner Schriftverkehr, Terminkoordination), Selbstständige Korrespondenz und Dokumentenerstellung in Deutsch und Englisch (Ministerien, DFG/EU, Kooperationspartner, Klinik/Fakultät), Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Sitzungen (Agenda, Unterlagen, Protokolle), Präsentations- und Vorlagenerstellung, Reise- und Veranstaltungsmanagement inkl. Reisekostenabrechnung, Assistenz in Drittmittelprojekten (Fristen-/Mittel-/Dokumentenmanagement, Berichte, Zuwendungsrecht in Zusammenarbeit mit den Dezernaten), Unterstützung bei Budget-, Beschaffungs- und Personalvorgängen (Ausschreibungen, Verträgen, Gastwissenschaftler:innen), Vertrauliches Informations- und Datenmanagement, Schnittstelle zu Fakultät, Klinikum und zentraler Verwaltung

Planung und Koordination der Termine der Behördenleitung, Organisation, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen, Steuerung nicht priorisierter Anliegen und Einhaltung des Termin- und Zeitmanagements der Behördenleitung, Erste Anlaufstelle für Anliegen an die Behördenleitung, Telefon- und E-Mail-Kommunikation im Auftrag der Leitung, Systematische Organisation, Verwaltung und Ablage von Dokumenten und Akten, Führung und Pflege des Erlass- und Berichtswesens als Kommunikationsweg mit dem BMBFSFJ, Sicherstellung aller relevanten Abgabefristen und Zuarbeiten, Unterstützung bei kleinen Sonderprojekten, Planung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen in Abstimmung mit der persönlichen Referentin, Unterstützung der persönlichen Referentin bei Einholen, Prüfen und Strukturieren von Unterlagen für dieBehördenleitung, Organisatorische Unterstützung bei der Durchführung von internen Veranstaltungen, Empfang und Betreuung von Gästen, Delegationen und externen Partnern und Partnerinnen, Abstimmung mit Empfang und bedarfsorientiert mit weiteren internen Stellen, Diskreter Umgang mit vertraulichen Sachverhalten

die Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben zu unterstützen, als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Führungskräften und Mitarbeitenden zu agieren, Aufgaben wie Rechnungsprüfung, Telefonbetreuung, Terminorganisation und Postbearbeitung zuverlässig zu übernehmen, Spendengelder im Blick zu behalten und deren Verwaltung sicherzustellen, Dokumentenmanagement und Ablage effizient zu gestalten, mit unterschiedlichen Stakeholdern (z.B. Versicherungen, Stiftungen und Behörden) professionell und lösungsorientiert zusammenzuarbeiten, die Geschäftsführung bei der Beantragung von Fördergeldern zu unterstützen, mit hoher Eigenverantwortung weitere Assistenz- und Backoffice-Aufgaben zu übernehmen

Einblicke und Mitarbeit in verschiedenen Unternehmensbereichen (Empfang, Accounting, IT, Einkauf, Marketing und Personal), Organisation des Büroalltags (Verfassen von Geschäftsbriefen, Bearbeitung von Rechnungen und Anfragen, Verwaltung und Planung von Terminen und Events), Einblick in die Personalarbeit (Recruiting, Personalmarketing, Vertragsmanagement, Mitarbeiterbetreuung, Payroll), Selbstständige Übernahme personalwirtschaftlicher Aufgaben und Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft und Projekten

Unterstützung beim Ausbau und Koordination des NRW-weiten 3R-Kompetenznetzwerkes, Abwicklung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Protokollführung bei Gremium-Sitzungen, Mitgestaltung bei der Optierung von Organisationsabläufen und Verwaltungsprozessen, Mitarbeit bei Planung, Koordination und Durchführung von verschiedenen Netzwerkveranstaltungen, Terminplanung, Aktenverwaltung, allgemeine Büroarbeiten

Repräsentativer Empfang und erste Anlaufstelle für Studierende, Dozierende und Unternehmensvertreter, Administrative Betreuung von Studierenden und Teilnehmenden in Weiterbildungsprogrammen, Organisation des operativen Campus- und Office-Betriebs, Veranstaltungs- und Raum-Setup sowie Concierge-Service für Mitarbeitende und Dozierende, Koordination von Werkstudierenden und Praktikant*innen, Informationsschnittstelle zwischen internen und externen Stakeholdern, Acting as the first point of contact and representative front desk for students, lecturers, and corporate partners, Providing administrative support to students and participants of executive education programs, Coordinating daily campus and office operations, Managing event and room setups and providing concierge services for staff and lecturers, Coordinating working students and interns, Serving as an information interface between internal and external stakeholders

Selbständige Organisation der Geschäftsstelle inkl. Büroverwaltung, Ansprechpartner während der Öffnungszeiten in der Geschäftsstelle, Kommunikation und Zusammenarbeit mit unseren Abteilungen, Kommunikation und Zusammenarbeit mit externen Dienstleitern, Kompetenter Ansprechpartner für alle Menschen im Sinne des Vereins, Digitale Mitgliederverwaltung des Vereins, Unterstützung bei der Erstellung und Einreichung der jährlich wiederkehrenden Aufgaben, wie Anträge für Sportanlagen, Förderanträge

Erledigung der Korrespondenz und des Datenaustauschs mit Notariaten, Sicherstellung der Ablage im Dokumentenmanagementsystem, Selbstständige und eigenverantwortliche Erledigung administrativer und organisatorischer Aufgaben, Organisation von Terminen, Vorbereitung von Sitzungen, Protokollierung von Arbeitsergebnissen, Fristen- und Terminüberwachung, Mithilfe bei der Weiterentwicklung interner Prozesse, Unterstützung bei Bedarf in Projekten, Planung und Organisation von Veranstaltungen, Gremien- und Sitzungsterminen (z. B. Sitzungen, Jour fixe), einschließlich des Sitzungsmanagements wie Raumreservierung und Bewirtung, Enge Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Abteilungen und anderen Sekretariaten

administrative Bearbeitung, Koordination, Dokumentation und Ablage von Anfragen und Beratungen, interner Prozesse sowie Veranstaltungen des Innovationsbüro unter Beachtung von Fristen und Vorgaben, Ansprechpartner/in für interne und externe Belange inklusive schriftlicher und telefonischer Rückfragen (auch in englischer Sprache) zu (Beratungs-) Verfahren und internen Prozessen, Erstellung ausformulierter Schreiben, Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Erstellung von Statistiken, Koordination, Organisation und Nachbereitung von Terminen, Sitzungen und Dienstreisen im Fachgebiet, Mitwirkung bei der Erarbeitung von Konzepten, in der Prozessoptimierung und Fortschreibung des Qualitätsmanagements unter Nutzung aktueller Informations- und Kommunikationstechnologien, allgemeine Verwaltungstätigkeiten und Kommunikation in der Abteilung Innovationsmanagement

Organisatorische und administrative Unterstützung des Geschäftsführers im Tagesgeschäft, Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen, Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Berichten, Selbstständige Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern, Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen, Organisation des Schulsekretariats, Ansprechpartner/in für Eltern, Lehrkräfte, Behörden und Dienstleister, Pflege von Schüler- und Verwaltungsdaten, Telefon- und Postmanagement, Unterstützung schulorganisatorischer Abläufe, Allgemeine Büroorganisation und Dokumentenmanagement, Verwaltung von Verträgen und Akten, Unterstützung bei Personalverwaltungsaufgaben, Optimierung interner Verwaltungsprozesse, Vorbereitung der laufenden Buchhaltung, Rechnungsprüfung und Rechnungsstellung, Zahlungsverkehr und Budgetübersichten, Zusammenarbeit mit externer Buchhaltung oder Steuerberatung

Wahrnehmung sämtlicher Aufgaben des Büromanagements, Terminkoordination (z. B. für Fachbesprechungen oder Vor-Ort-Termine), inklusive Raumbuchung und Bewirtung sowie Besuchsmanagement, Selbstständige Erstellung von Mitschriften und Protokollen sowie die Vor- und Nachbereitung der Termine, Unterstützung bei der Erstellung von Unterlagen für Verwaltungsverfahren sowie bei der Beantwortung von Rückfragen der Behörden, Mitarbeit bei der Sicherstellung des Informationsflusses zu anderen Organisationseinheiten, einschließlich Anlegen und Bearbeitung von Workflows (bspw. Personal, Weiterbildung)

Besetzung des Empfangs im Team (Montag bis Donnerstag 8:00-17:00 Uhr, freitags bis 15:00 Uhr), Begrüßung von Gästen und Koordination von Dienstleistern inkl. Berichtswesen sowie die Annahme und Weiterleitung von Anrufen, Durchführung von Bewirtungen, das Eindecken bei Tagungen, das Auffüllen der Event-Kühlschränke, etc., Unterstützung beim logistischen Auf- und Abbau von Veranstaltungen (Durchführung von Umbaumaßnahmen bei Mobiliar und Schiebewandsystem, etc.), Übernahme von Botengängen und Botenfahrten mit dem firmeneigenen PKW, Warenannahme und Verräumung, auch von Paletten (Papier, Getränke, etc.), Mitarbeit bei allgemeinen Standardaufgaben der Arbeitsgruppe