Unterstützung bei der organisatorischen Vor- und Nachbereitung von Bewirtungen und Seminarräumen im Rahmen von Lehrveranstaltungen und Seminaren, Bearbeitung der telefonischen und schriftlichen Korrespondenz, sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache, um den Austausch zwischen Studierenden, Lehrenden und externen Partnern zu fördern, Mitwirkung bei der Pflege von Datenbanken zur Unterstützung administrativer Aufgaben im Bereich Forschung und Lehre, Durchführung von Empfangsarbeiten zur Betreuung von Gästen und Studierenden sowie zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Institut, Bearbeitung der Institutspost sowie weiterer administrativer Tätigkeiten zur Unterstützung des täglichen Betriebs des Instituts, Unterstützung bei der internen und externen Kommunikation, um den Informationsfluss innerhalb des Instituts zu gewährleisten, Organisatorische und inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Terminen der Institutsleitung im In- und Ausland sowie weitere administrative Tätigkeiten zur Entlastung der Lehrenden

Administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Anmeldung und Organisation der Prüfungsverfahren sowie Organisation von schriftlichen und mündlichen Zwischenprüfungen, Zeitliche Planung der Examensanleitungen und der praktischen Examina sowie Organisation der mündlichen Examina, Buchung und Koordination von Seminarorten, Administrative Unterstützung für die Kursleitungen, Jahresplanung der Pflegeschule in Abstimmung mit der Schulleitung sowie allgemeine Büroorganisation, Korrespondenz und Assistenzaufgaben

Verantwortung für Events, Messen, Schulungen und Sponsoringaktivitäten, Planung, Organisation, Koordinierung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltungen, Enge Zusammenarbeit mit Kollegen und Partnern und Unterstützung vor Ort, Verfassen von ansprechenden und zielgruppengerechten Texten, Umsetzung von Online-Marketing-Projekten unter Nutzung von Kanälen wie Webseiten, Gewinnspiele, Suchmaschinen, Social Media und Newsletter

klassische Assistenztätigkeiten (Korrespondenz, Schreiben nach Diktat, Layouten von Texten), Mitarbeit bei der Aufbereitung von Informationen und Erstellung von Berichten, Beschlussempfehlungen und Synopsen zu Gesetzentwürfen (Software „E-Norm“), Mitarbeit bei Terminorganisation und -koordination, Fristenüberwachung, Führen von Listen und Tabellen, Statistiken und Verzeichnissen, Betreuung der digitalen Tonaufzeichnungen während der Sitzungen, Mitarbeit bei der Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen, von auswärtigen Sitzungen und von Reisen der Ausschüsse/Gremien, Unterstützung bei der Betreuung von Sachverständigen, Bearbeitung von Reisekostenanträgen, Recherchetätigkeiten in konventionellen und elektronischen Speichermedien, Mitarbeit bei der Betreuung des Internetauftritts der Ausschüsse/Gremien, Einsatz im Schreibpool an Plenartagen

Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie selbständige Führung der Büroablage und Terminorganisation, Ansprechperson für Praxispartner des IAT und weitere Akteure im IAT außerhalb des ZALF für administrative Fragen, Unterstützung der IAT Koordination in organisatorischen Fragen, insbesondere: Terminorganisation, Dienstreiseplanungen und -abrechnungen, Organisation und Durchführung von Meetings und Workshops, Reiseorganisation und Empfang von Besuchern / Gästen, Zusammenstellen von Berichten und Informationen für die zentrale Verwaltung, Unterstützung der Leitung in der Berichterstattung von Aktivitäten und Leistungen in zentrale Erfassungssysteme, Unterstützung bei der Betreuung eines Adressmanagementsystems in Koordination mit der Abteilung Presse und Öffentlichkeitsarbeit, Pflege von Informationen im ZALF-Intranet im Verantwortungsbereich der Leitung nach Vorgabe sowie auf der ZALF-Website (Umgang mit dem CMS des ZALF), Ansprechperson für IT-Belange des IAT

Kommunikation mit Antragstellenden, Bevollmächtigten, Behörden und Gerichten, Büroorganisation in Form von Terminkoordination, Reiseplanung und -buchung, logistische Organisation, Bearbeitung der Post, Überwachung von Fristen und Terminen, (Digitale) Aktenführung, Aufbereitung und Zusammenstellung von fallbezogenen Informationen, Eigenverantwortliche Vorbereitung von Schreiben sowie Schriftsätzen, insbesondere in den Bereichen der Corona-Hilfen

Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie selbständige Führung der Büroablage und Terminorganisation, Ansprechperson für Praxispartner des IAT und weitere Akteure im IAT außerhalb des ZALF für administrative Fragen, Unterstützung der IAT Koordination in organisatorischen Fragen, insbesondere: Terminorganisation, Dienstreiseplanungen und -abrechnungen, Organisation und Durchführung von Meetings und Workshops, Reiseorganisation und Empfang von Besuchern / Gästen, Zusammenstellen von Berichten und Informationen für die zentrale Verwaltung, Unterstützung der Leitung in der Berichterstattung von Aktivitäten und Leistungen in zentrale Erfassungssysteme, Unterstützung bei der Betreuung eines Adressmanagementsystems in Koordination mit der Abteilung Presse und Öffentlichkeitsarbeit, Pflege von Informationen im ZALF-Intranet im Verantwortungsbereich der Leitung nach Vorgabe sowie auf der ZALF-Website (Umgang mit dem CMS des ZALF), Ansprechperson für IT-Belange des IAT

Organisation, Koordination und Dokumentation von Aufgaben im Office- und Facility Management, Zentrale Ansprechperson für interne und externe Anliegen im Bereich Shared Services, Terminplanung und -überwachung von Aufgaben und Aufträgen, Erstellung von Auswertungen und Statistiken auf Basis elektronischer Daten sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Besprechungen, Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung und ggf. Vertretung am Empfang in Hildesheim bei Urlaub oder Krankheit

Kaufmännische Angebots- und Auftragsabwicklung mit Vertragsbedingungen im Bereich Neugeschäft, Kommerzieller Ansprechpartner für Kunden, technische Projektleiter und Fachabteilungen, Mitwirkung bei der Preisbildung, Budgetverfolgung, Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung (u.a. L/C Bearbeitung) und dem Claim- und Änderungsmanagement, Regelmäßige Teilnahme an Projektsitzungen via Teams mit Kunden, Prüfen, Kommentieren und Verhandeln von projektbezogenen Spezifikationen während der Auftragsabwicklungsphase (deutsch/englisch) in enger Zusammenarbeit mit dem technischen Projektleiter/Sachbearbeiter und der Rechtsabteilung, Koordinieren von Rechts-, Steuer-, Finanzierungs- und Versicherungsfragen, Durchführung betriebswirtschaftlicher Steuerungsaufgaben wie z. B. das Risikomanagement sowie die Unterstützung beim Forderungscontrolling

Bürotätigkeiten im Bereich Auswahl, Förderung, Netzwerk und Verwaltung, Unterstützung des Veranstaltungsmanagements

Verantwortung für die komplette kaufmännische Betreuung und Abwicklung des Neumaschinengeschäfts nationaler und internationaler Kunden, Zentraler Ansprechpartner (m/w/d) für alle kaufmännischen Belange und Schnittstelle zwischen Vertrieb, Projektmanagement, Accounting, Logistik und Kunden, Begleitung der Projekte vom Auftragseingang bis zur fristgerechten Fakturierung inklusive Erstellung von Teil- und Schlussrechnungen gemäß den Projektmeldungen, Strukturierte und sorgfältige Dokumentation von der Erfassung individueller Kundenaufträge über die Anlage im ERP-System (SAP) einschließlich präziser Vertragsnachverfolgung und Terminüberwachung, Überwachung und Bearbeitung von Zahlungssicherheiten (z. B. Bürgschaften, Garantien), Erstellung und Prüfung von Export- und Zolldokumenten (z. B. Ursprungszeugnisse, Lieferantenerklärungen, Pro-forma-Rechnungen), Unterstützung der Versandabteilung bei der Verschiffung von Maschinen und Anlagen, Abwicklung von Akkreditiven (LCs) und Abstimmung mit beteiligten Banken, Kunden und internen Abteilungen, Erstellung von Provisionsgutschriften sowie Überwachung der Provisionszahlungen, Monitoring und Reporting zu Status, Gültigkeit und Weitergabe relevanter Informationen an die Abteilungsleitung

Unterstützung der ärztlichen Direktoren bei der Organisation der universitären Krankenversorgung, Forschung und Lehre, Interne und Externe Kommunikation und Korrespondenz mit Patienten, Ärzten und anderen Partnern im Gesundheitswesen sowie nationalen und internationalen Kooperationspartnern, Terminkoordination der ambulanten Privatsprechstunde, Terminvergabe, Erstellen von Aktenvermerken und Protokollen, Dokumentationsaufgaben und Aktenverwaltung, Vorbereitung, Organisation und Betreuung von Sitzungen, Besprechungen und Veranstaltungen

Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, Unterstützung bei der laufenden kaufmännischen Steuerung der GmbH, Mitwirkung im Rahmen der Haushaltsplanung inkl. Personalplanung, Erstellung von Finanzplänen, Prognosen sowie Abrechnungen einzelner Kostenstellen, Vorbereitung von Kostensatzverhandlungen, Mitgestaltung organisationsinterner und abteilungsübergreifender Prozesse, Mitwirkung bei Projekten, vor allem im Bereich IT, Vorbereitung von Gremiensitzungen

Verantwortung für die Kostenplanung, Prognosen und Budgetsteuerung in enger Abstimmung mit den technischen Projektleitungen, Auftrags- und Nachtragsmanagement, inkl. Vergabe, Prüfung und Vorbereitung der Beauftragung sowie Erstellung von Verwendungsnachweisen, Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigaben in Zusammenarbeit mit internen Stellen (z. B. München Klinik), Projektcontrolling und -reporting: Kostenverfolgung, Mittelabflussplanung sowie Erstellung transparenter Projektberichte, Ganzheitliche kaufmännische Betreuung der Projekte über alle Phasen hinweg

Unterstützung des ärztlichen Bereiches (Station / Ambulanz / Studienzentrum) bei der Aufnahme von Patienten, Dokumentation erbrachter Leistungen, Orientierendes Aufnahmegespräch mit dem Patienten, Kontakt zu zuweisenden Ärzten, Organisation fehlender Befunde, Vorbereiten des Arztbriefdokumentes, Organisation onkologischer Zweitmeinungen (Aufbereitung der eingehenden Unterlagen sowie ärztliche Abstimmung)

Monitoring und Steuerung der Projekte des Unternehmens aus finanzieller und vertraglicher Sicht, dabei enge Zusammenarbeit mit der Projektleitung und Unterstützung dieser in entsprechenden Fragestellungen, Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten, insb. der Kalkulation, Review von Projektmanagementdokumentation und Angeboten, Weiterentwicklung von Kalkulationsmethoden und Berechnung interner Verrechnungssätze, Erstellung von Analysen zu Projektfortschritten, Planungsabweichungen und Unterstützung der Projektleitung bei der Erarbeitung von Handlungsoptionen, Unterstützung bei der Definition und Umsetzung geeigneter Prozesse für das Projektcontrolling und der Angebotserstellung, Enge Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern (z.B. Einkauf, Buchhaltung) und Lieferanten, Aufbereitung und Reporting von Informationen, Sachverhalten und Sachständen für die Unternehmensführung

Unterstützung der Projektleitung im INTERREG VI A-Projekt „Natur+Oder“, Vergleich gesetzlicher Rahmenbedingungen für Schutzgebiete in Deutschland und Polen, Mitarbeit an der Entwicklung eines grenzüberschreitenden Managementplanes, Fortschreibung und Aktualisierung von Schutzleitbildern und Zielen, Organisation von Veranstaltungen und Kommunikation mit Projektpartnern, Durchführung von Beschaffungen, Ausschreibungen und Vergabeverfahren, Vorbereitung öffentlichkeitsrelevanter Aktivitäten, Zuarbeit zur Berichterstattung und Abrechnung

Organisation des Geschäftsbereichssekretariats, Terminplanung und Wiedervorlagemanagement, Bearbeitung des ein- und ausgehenden Schriftverkehrs, Vor- und Nachbereitung von Geschäftsterminen, Planung, Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen, Empfang und Betreuung von Besuchern

Einblick in Projektmanagement und Controlling, Bearbeitung von Ausschreibungen, Erstellung von individuellen Angebotskalkulationen, Führen von Übersichten, Unterstützung bei der Vertragsumsetzung, Übernahme von Verantwortung und eigenen Projekten

Mitwirkung bei der Rechnungsstellung und -prüfung sowie der Belegprüfung und -buchung, Pflege von Datenbanken und Kundenakten, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Allgemeine administrative Tätigkeiten, wie z.B. Korrespondenz und Ablage