Allgemeine Unterstützung der IT-Abteilung und der Computerbenutzer des Unternehmens in der Firmenzentrale und in den Pflegeheimen, Annahme, Qualifizierung und Bearbeitung von IT-Störungen und Anfragen im Rahmen des First-Level-Supports (Telefon, E-Mail, Ticketsystem), Remote-Unterstützung von Benutzern bei technischen Anliegen, Benutzer- und Rechteverwaltung in Microsoft Active Directory und MS365 (z. B. Passwortzurücksetzungen, Postfächer, Gruppen), Dokumentation von Vorfällen, Lösungen und Arbeitsanweisungen im Ticketsystem, Unterstützung bei Softwareverteilung und Updates sowie Patchmanagement, Installation und Wartung verschiedener Arbeitsplatzrechner, Laptops und Mobilgeräte, Unterstützung bei Rollouts und kleineren IT-Projekten, Verwaltung der Verträge und Lizenzen, Office Organisation, Bestellungen, Rechnungsprüfung, Projektverfolgung

Microsoft-Kontakte pflegen und aktualisieren, Datenpflege im Daarwin-System, Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben im ambulanten Bereich, Enge Zusammenarbeit mit der Fachkoordination und dem Verwaltungsteam

Unterstützung der wirtschaftlichen, qualitativen und bauzeitengerechten Projektverantwortung nach Konzernvorgaben und gesetzlichen Regelungen, Unterstützung bei der Planung, Steuerung und Abwicklung von Bauprojekten vom Projektstart bis zur Fertigstellung, Sie organisieren und begleiten Mietergespräche für die zielgerichtete Abwicklung unserer Bauvorhaben, Unterstützung der Projektleitung bei Pflege, Überarbeitung und Entwicklung von Leistungsständen, Kontrakten oder anderen projektbezogenen Aufgaben, Erstellung und Pflege von terminlichen Projektplänen (z. B. Zeitpläne, Kosten- und Mengenermittlung), Überwachung der Qualität, Termintreue und Kostenkontrolle inkl. Abweichungsmanagement, Mitwirkung bei der Bauabnahme, Mängelmanagement und Dokumentation bis hin zur Gewährleistungsphase, Mitarbeit bei der Kontrolle der Ausführungsbauleistungen bei Bauprojekten, Erstellung und Auswertung von Berichten, ggfs. nach Anforderung anderer Abteilungen und Mitwirkung bei Quartals- und Jahresabschlussarbeiten

Unterstützung der Geschäftsführerin in allen administrativen und organisatorischen Belangen, Betreuung der internen und externen Kolleg:innen, Geschäftspartner:innen und Besucher:innen, Zentrales Aufgaben- und Maßnahmenmanagement in der Geschäftsführung, Verwaltung von Ablagen und Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Meetings

Unterstützung der Büroorganisation und Verwaltungsabläufe, Projektentwicklung und ggf. Projektleitung, Personalverwaltung sowie Begleitung der Personalentwicklung, Vertragsmanagement (Mitarbeiter*innen, Projekte, Partner*innen etc.), Zuarbeit und Unterstützung der ehrenamtlichen Vorstandsarbeit

Überwachung und Organisation gesetzlicher und behördlicher Anforderungen (z.B. Strahlenschutz), Überwachung und Steuerung der Einweisung von Medizinprodukten, Führen und Auswerten von Statistiken im Rahmen des Qualitätsmanagements, Beaufsichtigung des Weaningregisters, Koordinierung und Steuerung des stationären Tumormanagements

Übernahme klassischer Sekretariats- und Assistenzaufgaben, wie die Bearbeitung und Erstellung von interner und externer Korrespondenz, die Koordination von Terminen, die Durchführung von Reisebuchungen, die Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, etc., Erste Ansprechperson für interne und externe Kontakte der Abteilungsleitung und sorgen durch strukturierte Arbeitsweise für einen reibungslosen Informationsfluss., Koordination interner Besprechungen, Vorbereitung von Terminen und Begleitung der Organisation von Projekten und Veranstaltungen., Übernahme der Bestellung von Büromaterial und Dienstleistungen, Bearbeitung von Rechnungen und zuverlässige Erledigung interner Anfragen und Abläufe., Erstellung und Überarbeitung aussagekräftiger Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Dokumente für interne und externe Stakeholder.

Organisatorische Vorbereitung von Veranstaltungen in Potsdam und Brandenburg, Kommunikation mit den Veranstalter:innen in den Orten, Kommunikation mit Filmschaffenden, Expert:innen für einzelne Veranstaltungen, Logistischer Überblick über Veranstaltungen halten und verwalten (Logistik, Verfügbarkeit von Personal, Technik, Verkehrsmittel, Reiseplanung, Hotelbuchungen), Eingabe von Veranstaltungen in Datenbanken (Brandenburgische Landeszentrale für politische Bildung, Tourismus Marketing GmbH, MAZ u.a.), Erstellen von Plakatentwürfen für die Spielorte im Land und Kommunikation mit Kooperationspartner:innen bis zur Druckfreigabe, Materialversand an die Spielorte, Mitarbeit bei der Eröffnungsveranstaltung und weiteren monatlichen Veranstaltungen im Filmmuseum Potsdam (Vorbereitung, Auf- und Abbau), Weitere Bürotätigkeiten, Recherchen in verschiedenen Bereichen

erste Ansprechperson für Sitzungsteilnehmer und Mitarbeiter, allgemeine Büro- und Verwaltungstätigkeiten, Unterstützung der Mitarbeitenden bei kleinen Projekten, Betreuung von Sitzungen und Tagungen außerhalb der regulären Arbeitszeiten, Unterstützung der Poststelle und des Hausservices bei anfallenden Arbeiten

Bearbeitung von Kundenanfragen per Mail und Telefon, Terminvereinbarung und -vorbereitung, Vorbereitung von Beratungsprotokollen, Organisation von Sitzungen, Seminaren und Veranstaltungen, Allgemeine Sekretariatsaufgaben

Unterstützung bei personalwirtschaftlichen Prozessen (z. B. Erstellung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen,Versetzungsschreiben), Mitarbeit bei der Auftragsvergabe an unseren Dienstleister über ein internes Ticketsystem, Unterstützung der Kollegen im Personal Backoffice bei Sonderthemen und Auswertungen, Möglichkeit verschiedene Bereiche kennenzulernen und den Einsatz aktiv mitzugestalten, Mind. 12 bis 20 Stunden pro Woche / in der vorlesungsfreien Zeit auch gerne Vollzeit (37 Stunden)

Planung, Steuerung und Realisierung von vielfältigen analogen und digitalen Projekte – von Kampagnen, Fotoshootings, Software-Lösungen bis hin zu Events und Veranstaltungen., Interdisziplinäre Zusammenarbeit und Unterstützung verschiedener Unternehmensbereiche wie Marketing, Geschäftsführung und Human Resources., Sicherstellung klarer Kommunikation, effiziente Zusammenarbeit und Synergien an internen und externen Schnittstellen., Aktive Pflege und Weiterentwicklung unserer Markenkommunikation., Kontinuierliche Optimierung unserer Projekt- und Prozessmanagementstrukturen

Enge Zusammenarbeit mit den Abteilungsleitungen und den Einrichtungsleitungen, Projektfinanzierung, Drittmittelakquise, Zuschussverwaltung, Aufgaben im Controlling, Zusammenarbeit mit der Abteilung Wirtschaft und Finanzen

Working independently on general assistance and secretarial tasks, Optimisation of processes in day-to-day business, Interdepartmental communication and alignment, Supporting our departments in internal meetings, projects and general enquiries, Contact person for administrative staff, Planning of team meetings for the development of the administration team, Organisation, coordination, as well as preparation and follow-up of appointments and customer events, Handling agreements and business correspondence in various languages

Unterstützung der Kita-Leitung in organisatorischen Aufgaben, Ablage, Telefonannahme, Kontrolle von Lieferungen, Pflege der Datenbanken, allgemeine Organisationstätigkeiten

Organisatorische Unterstützung Deines Teams, Terminkoordination und Terminplanung für Gutachterlnnen/AuditorInner, Erstellen von Angeboten und Einholen von Aufträgen und Überwachung von Prüffristen, Versand von Gutachten und Prüfberichten, Erstellen der Ausgangsrechnungen, Regelmäßige Pflege und Weiterentwicklung interner Dokumente

Organisation und Vorbereitung von Sitzungen und Betriebsversammlungen, Protokollführung während der Sitzungen, Erstellung und Versand von Serienbriefen, Allgemeine Korrespondenz und Büroorganisation, Pflege und Verwaltung von Dokumenten und Vorlagen

organisieren und bearbeiten des Bewerbungsverfahrens von Freiwilligen bis hin zur Dienstvereinbarung, erste Ansprechperson und Servicestelle für Anfragen von Freiwilligen und Einsatzstellen, koordinative Tätigkeiten im Veranstaltungsmanagement für die Bildungsseminare, Unterstützung des Regionalteams bei alltäglichen Aufgaben, konzeptionelle Mitarbeit in Fachthemen auch überregional, Pflege und Aktualisierung von Einsatzstellen- und Freiwilligendaten, Bearbeitung vielfältiger und wechselnder Aufgaben bei laufenden Prozessen

Allgemeine Sekretariats­aufgaben wie Telefon­handling, Postein- und Postaus­gang, Erledigung von Schrift­verkehr, Koordination und Vorbe­reitung von Terminen, teil­weise inkl. Bewirtung, Buchungen von Bahn­fahrten, Hotels und Flügen für die Mitarbeiter (m/w/d) aus dem Verantwortungs­bereich der Geschäfts­leitung Supply Chain Management, Bearbeitung und Beant­wortung sämtlicher Korres­pondenz der Geschäfts­leitung Supply Chain Management, Bearbeitung des Rechnungs­workflows in SAP, Unterstützung der strategischen Fort­entwicklung der Einkaufs­politik im Interesse der Versorgungs- und Qualitäts­sicherung, Einkauf von und Verantwortung für Büro­material und C-Teile, Begleitung / Abwicklung der bestehenden Firmen­versicherungen

Mitgestaltung der Office-Abläufe, Empfang und Betreuung von Gästen, Koordination von Lieferanten und Dienstleistern, Reiseplanung für Mitarbeiter, Verwaltung der Kasse und Rechnungsprüfung, Planung und Umsetzung interner Veranstaltungen, Zusammenarbeit mit dem Facility-Team