Erstellung von Ausführungsunterlagen, Leistungsverzeichnissen und Terminplänen, Koordination von Dienstleistern, Fachplanern und Gutachtern im Rahmen der Umsetzung, Vorbereitung und Begleitung von Bauabläufen inklusive Dokumentation, Unterstützung bei der Einholung und Koordination baurelevanter Genehmigungen und Zustimmungen, Pflege interner Projektübersichten, Schnittstellenkoordination mit Projektentwicklung, Netzplanung und Betriebsführung

Steuerung und Überwachung von Projekten anhand von Statuslisten und Meilensteinplänen, Zentrale:r Ansprechpartner:in für Projektanfragen, Bewertung und Festlegung der Projektleitung, Unterstützung bei der Projektverfolgung und Vorbereitung von Reviews, Mitwirkung an der Standardisierung und Qualitätssicherung von Projektunterlagen, Eigenverantwortliche Koordination und Nachverfolgung teamübergreifender Aufgaben, Termine und To-Dos, Planung, Organisation und Verantwortung von Meetings und Arbeitsgruppen, Enge Zusammenarbeit bei der Ressourcen- und Kapazitätsplanung mit der Führungskraft, Zentrale:r Ansprechpartner:in für technische Fragen, Kritische Eskalation innerhalb des Teams und zu Schnittstellen, Aufbereitung und Weitergabe relevanter Informationen an Führungskraft und Teammitglieder, Etablierung und Weiterentwicklung von Wissensdatenbanken und Prozessoptimierungen, Weiterentwicklung und Neueinführung von digitalen Projektmanagement-Tools

Professionelles Beziehungs- und Arbeitsmanagement zu den relevanten Stakeholdern (Oberbürgermeister (m/w/d), Geschäftsführungen der Partnerunternehmen und weiteren Mitgesellschaftern bzw. deren Assistenzen), Souveräne und eigenverantwortliche Übernahme des gesamten Büromanagements, insbesondere Terminplanung, interne und externe Korrespondenz sowie die zugehörige digitale Dokumentation, Vor- und Nachbereitung von Aufsichtsratssitzungen sowie Kommunikation/Abstimmung mit Fachabteilungen, Eigenverantwortliche Unterstützung bei Einzelthemen und inhaltlichen Terminvorbereitungen durch Recherche, Analysen und Aufbereitung von Informationen, Planung, Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen, Mitwirkung bei der Vorbereitung unternehmensinterner und -externer Veranstaltungen, Erstellen und Überarbeitung von Präsentationsunterlagen, Koordination und Unterstützung bei ressortübergreifenden Themen sowie Schnittstellenkoordination nach innen und extern, Temporäre Vertretung bei Abwesenheit von Kolleginnen und Kollegen

Du managst die Kalender unserer Geschäftsführung, behältst den Überblick über Termine und koordinierst interne wie externe Anfragen zuverlässig., Du übernimmst das operative Tagesgeschäft, wie z.B. die Geschäftsreiseplanung, Anmeldung und Empfang externer Gäste oder die Koordination von Unterschriftenläufen., Du planst und begleitest geschäftliche Events, Offsites und Meetings – von der Terminfindung bis zur Umsetzung vor Ort oder digital., Du unterstützt unsere:n Chief of Staff bei wiederkehrenden Aufgaben, wie z. B. der Erstellung und Pflege von Präsentationen oder Reports., Du bist die erste Ansprechperson für organisatorische Anliegen rund um das Management-Team – vorausschauend, lösungsorientiert und freundlich.

Unterstützung des Teams Konzernentwicklung in allen administrativen und organisatorischen Belangen, Koordinieren und Organisieren von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen (inkl. Buchung von Flügen, Hotels und Mietwagen), Abrechnung der Dienstreisen, Zeitmanagement des gesamten Teams (Urlaub, Krankheit, Gleitzeit, etc.), Empfang und Betreuung von Gästen, Vorbereitung von Besprechungen, Erstellung der Tagesordnung, Protokollführung und Nachbereitung der Meetings, Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz (schriftlich und telefonisch), Erstellung von Berichten, Reportings, Präsentationen und Statistiken, Verwaltung des Bereichsbudgets

Unterstützung des Teams im operativen Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Tätigkeiten, Bearbeitung von Kundenanfragen per Email oder Telefon, Betreuung und Empfang von Geschäftspartnern und Besuchen, Unterstützung in der Buchhaltung und im Backoffice, Koordination der Zusammenarbeit mit Dienstleistern, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten (Vertragsentwürfe, Schriftsätze etc.)

Direkte Zusammenarbeit mit der Klinikgeschäftsführerin bei der Bearbeitung klinikspezifischer oder Verbundprojekte, Zusammenarbeit mit Schnittstellen aller Bereiche der Klinik, Koordination von Informationsweitergabe, Organisationsaufgaben, Allgemeine administrative Tätigkeiten (Post, Korrespondenz, Terminplanung), Verbindungsstelle für externe Kommunikation

Unterstützung insbesondere des CTO's und CPO's im operativen Tagesggeschäft, Planung und Koordination von Kalendern, Terminen und Abstimmungen, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Projekten (inkl. Protokollführung, To-do-Tracking und Follow-up), Eigenständige Pflege und Organisation der E-Mail Postfächer, Verwaltung von Bereitschaftsdiensten sowie Pflege und Aktualisierung von Excel-Tabellen, Übernahme von ad-hoc Anliegen und Unterstützung in organisatorischen Themen

Vorbereitung von Unterlagen für Grundbuchämter und andere Behörden und Begleitung deren Einreichung, Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Behörden, Stadtverwaltungen und anderen öffentlichen Stellen, Pflege interner Dokumentationen und Datenbanken, Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben in der Immobilienabteilung

Professioneller Empfang und Bewirtung von Besuchern, Planung, Koordination und Nachverfolgung von Terminen sowie Organisation von Geschäftsreisen, Monitoring des Wartungsplans für Anlagen und Einrichtungen, Abstimmung mit externen Dienstleistern und Fremdfirmen samt deren Steuerung, Auslösen und Nachverfolgen von Bestellungen für nichtlagerhaltige Waren sowie Unterstützung im Beschaffungsprozess, Prüfung von Rechnungen und verantwortungs­volle Führung der Kasse, Erstellung und Aufbereitung von Kennzahlen sowie Auswertungen zur Unterstützung der Werkleitung, Organisation und Koordination interner Schulungen bzw. Weiterbildungen, Erfassung und Prüfung von Anlagegütern im System, Zuverlässige Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Assistenzaufgaben, Aktive Mitgestaltung und Optimierung von Unternehmensprozessen

Allgemeine Büroorganisation (Verwaltung und Bestellung notwendiger Materialien, Postbearbeitung, Telefon, Empfang), Einholung und Zusammenarbeit von Angeboten externer Dienstleister im Rahmen von Projekten im Office Management, Empfang und Betreuung von Besuchern, Buchungen für Dienstreisen, Kommunikation und Organisation von Bürowartungs- und Reparaturarbeiten, Fuhrparkverwaltung, Schlüssellisten, etc., Ausstattung der Meetingräume und Küchen, sowie Unterstützung bei internen Events, Sichtung und Prüfung eingehender Bewerbungen von potenziellen Neukunden, Bewertung der Kundendaten anhand interner Kriterien, Kontrolle der Vollständigkeit aller erforderlichen Unterlagen, Kommunikation mit Bewerbern: Übermittlung von Zu- oder Absagen sowie Klärung fehlender Dokumente, Selbstständige Verwaltung von Wiedervorlagen und Nachverfolgung offener Punkte, Bearbeitung von Anfragen, Zusammenarbeit und Informationsaustausch mit anderen Abteilungen, Besprechung von Klärfällen, priorisierte Bearbeitung von Eskalationsfällen, fachliche Rücksprache etc, Nutzung und Weiterentwicklung von Textbausteinen, Austausch und Ideen zur Verbesserung der Prozesse

Kontakt- und Terminmanagement, Vertriebsunterstützung, Angebotsmanagement, Kundenbetreuung, Beschwerdemanagement, Administrative Aufgaben, Unterstützung im Tagesgeschäft

Unterstützung der Geschäftsleitung bei vielfältigen Aufgaben und Projekten, Informationseinholung, Angebotsabfragen und Recherchen, Eigenständige Erstellung von Informations- und Entscheidungsgrundlagen, Strukturierte Ausarbeitung von Sachverhalten, Verfassen von Texten, Schnittstellenfunktion zu den Abteilungen der Stiftung und zu externen Firmen, Vor-, Nachbereitung, Begleitung von Sitzungen und Besprechungen, Verfassen von Protokollen

Übergreifende Koordination der Geschäftsführungsbüros an allen 3 Standorten inklusive Organisation der Korrespondenz und Termine der Geschäftsführung, sowie der inhaltlichen Vor- und Nachbereitung interner und externen Sitzungen, Projektorganisation und -verantwortung für strategische/ operative und organisatorische Projekte und Unterstützung der Geschäftsführung bei konzeptionellen Aufgaben, Unterstützung des Controllings bei internen/ externen Reportings und der Erstellung von Business Cases, Vorbereitung sowie Steuerung der internen Kommunikation der Unternehmensführung und erster Ansprechpartner für die Teamleitungen des Clusters

Erledigen allgemeiner Assistenzaufgaben, einschließlich Korrespondenz, Wiedervorlage sowie Organisieren von Sitzungen, Dienstreisen und Arbeitsmitteln, Unterstützen bei der Haushaltsplanung und -überwachung sowie Führen von Ablagen, Urlaubskalendern und organisatorischen Übersichten, Durchführen von Verwaltungs- und Sachbearbeitungsaufgaben im direkten Zusammenhang mit der Leitung sowie Erstellen von Präsentationen, Statistiken, Auswertungen, Berichten und Entscheidungsvorlagen, Mitwirken in Projekten und abteilungsübergreifenden Vorhaben, Pflegen von Projektplänen und Dokumentationen sowie Überwachen von Terminen und Fristen

Effiziente Organisation und Unterstützung – von der telefonischen Erstansprache bis zur Terminplanung, Vertretung von Vertriebskolleg*innen während deren Abwesenheit, Abwicklung und Bereitstellung von Angeboten in enger Abstimmung mit unserem Fachexperten sowie Nachverfolgung offener Angebote, Ansprechpartner:in für Rückfragen zu Angeboten, Projektfortschritten und Rechnungen; enge Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen., Aufnahme und Bearbeitung von Kundenbeschwerden, Pflege von Stammdaten, Erstellung von Bestellanforderungen sowie Unterstützung bei der Rechnungsprüfung, Übernahme zusätzlicher Aufgaben nach Bedarf und Verfügbarkeit

Organisation von in- und externen Veranstaltungen, Vor- und Nachbereitung inkl. Protokollierung von Besprechungen, Allgemeine Organisationsaufgaben inkl. Reisebuchungen, Terminorganisation und Korrespondenz, Selbstständige Erstellung von Projekt- und Präsentationsunterlagen sowie Berichten, Eigenverantwortliche Steuerung von Sonderprojekten, Kooperative Zusammenarbeit und Kommunikation mit allen Fachbereichen, Mitgliedermanagement

Pflege und Verwaltung der digitalen und physischen Personalakten, Erstellung von Arbeitszeugnissen und Bescheinigungen, Betriebsarztmanagement, Unterstützung in der allgemeinen Personaladministration

Sie koordinieren den anspruchsvollen Terminkalender der Geschäftsführung und sorgen für reibungslose Abläufe., Sie bereiten Unterlagen, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen vor – professionell und auf den Punkt., Sie behalten To-dos im Blick, priorisieren Aufgaben und entlasten die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft., Sie kommunizieren auf Augenhöhe mit internen Fachbereichen sowie externen Partnern – klar, verbindlich und diskret.

Erstellung, Veröffentlichung und Verwaltung von Stellenausschreibungen des Pflegedienstes, Unterstützung beim Bewerbermanagement, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten wie z.B. Besprechungsplanung, Beschaffung von Informationen Rechercheaufgaben, Bestellung, Planung und Organisation von Veranstaltungen der Pflegedirektion