Aktives Unterstützen der Projektleiter in allen Projektphasen mit dem Ziel der erfolgreichen Umsetzung eines Projekts, Selbständige Bearbeitung der kaufmännischen Projektthemen wie z.B. Einholung von Angeboten, Bestellungen und Leistungserfassung, Rechnungsbearbeitung, Vertragswesen, Bürgschaften, Nachtragsmanagement, Enge Zusammenarbeit mit dem Controlling und der Vergabestelle bei der projektbezogenen Kostenverfolgung und -kontrolle sowie im Vergabeprozess, Projektdokumentation und Erstellung von Berichten

Übernahme von organisatorischen und administrativen Tätigkeiten in der Projektsteuerung, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Präsentationen (Agenda-Setting, Nachhalten von To-Dos, Tracking des Projektfortschritts, Moderation in Terminen), Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft, Recherchearbeit für verschiedene Projekte und Themenstellungen, Erstellung von Reports und Präsentationen mit Excel und PowerPoint, Effiziente Nutzung von O365-Tools in den täglichen Prozessen

Reisemanagement inkl. Buchung von Unterkünften, Flügen, Mietwagen etc., Beantragung von Visa und A1-Bescheinigungen, Reisekostenabrechnung mit Yokoy, Organisation von Besprechungen, Teamevents und Veranstaltungen, Allgemeine Büroorganisation

Unterstütze das Team im Tagesgeschäft und übernimm eigenständige Aufgaben, Arbeite an kleinen Projekten mit und bringe deine Perspektive aktiv ein, Sammle Informationen, bereite sie auf und liefere wertvolle Insights für Entscheidungen und Abläufe, Strukturiere Unterlagen, Daten oder Prozesse, um Abläufe zu verbessern, Bringe frische Ideen ein und hilf dabei, Arbeitsprozesse moderner, effizienter und digitaler zu gestalten

Koordination und Abstimmung aller Termine mit internen Teams, externen Dienstleistern und Partnerfirmen, Unterstützung bei der Überwachung von Aufwänden, Kosten und Projektfortschritten sowie Aufbereitung von Statusberichten, Vorbereitung und Begleitung von Terminen mit dem Datenschutz, Informationssicherheit und Betriebsrat, Organisation bereichsübergreifender Meetings und (Präsenz-)Veranstaltungen – von der Planung bis zur Durchführung, Erstellung ansprechender Präsentationen für unterschiedliche Zielgruppen, Dokumentation von Projektvorgaben, Prozessen und wichtigen Learnings im Projektleitfaden, Pflege und Strukturierung der Teams-Ablage zur Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses

Projekt- und Teamkommunikation pflegen, Bedienen der Projektsoftware / Datenbankpflege, Schriftverkehr mit den Projektpartnern und der Koordinierungsstelle führen, Protokollführung von Teambesprechungen, Erstellen von Jobprofilen, Teilnehmerkommunikation und –betreuung, Erstkontakt mit Interessenten, Einladung und Begrüßung der Teilnehmenden, Mitarbeiter bei der Erstellung von Marketingmaterialien und Pflege der Webseite, Buchhaltung, Buchung und Vorbereitung von Räumlichkeiten, Abrechnung der Projektressourcen, Erstellen der Teilnehmerstatistiken, Einsteuerung der Teilnehmenden in die Events und Workshops