Betreuung der Tochtergesellschaft in Saarbrücken und eigenverantwortliche Gestaltung der internen und externen Unternehmenskommunikation, Eigenverantwortliche Mitarbeit bei der Konzeption, Umsetzung und Analyse von Marketingkampagnen, Sicherstellung eines einheitlichen Markenauftritts über alle Medien unter Einhaltung des Corporate Design, Planung und Durchführung von Printmedien und analogen Marketingkampagnen, Unterstützung bei der Content-Erstellung für Social Media, Homepage und Mailings, Unterstützung des Teams im Sponsoring- und Eventbereich bei administrativen Tätigkeiten, Steuerung parallellaufender Projekte, Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen und Standorten, Koordination externer Dienstleister und Agenturen

Zuarbeit in allen administrativen Angelegenheiten im Tagesgeschäft, Dokumentenerstellung bis hin zur Datenpflege in SAP HCM

Planung, Vor- sowie Nachbereitung von internen und externen Terminen, Protokollführung und Terminmanagement, Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen, insbesondere in PowerPoint, Redaktionelle Mitarbeit bei Kommunikationsformaten der Geschäftsleitung, Unterstützung bei der internen und externen Unternehmenskommunikation (z. B. Intranet, Newsletter, Pressemitteilungen), Organisation von Veranstaltungen, Workshops und Führungskräfteformaten, Eigenständige Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsleitung, Internationale Zusammenarbeit innerhalb der Unternehmensgruppe, inklusive Koordination mit internationalen Ansprechpartnern und ggf. Reiseorganisation, Korrespondenz mit nationalen und internationalen Ansprechpartnern, auch in englischer Sprache

Büroadministration, administrative und organisatorische Unterstützung der Büroleitung, Erstellung und Pflege von Datenbanken und Verteilern, Rechercheaufgaben, Sichtung und Erfassung eingehender Post, Mailings, Kommunikation mit Dienstleister*innen, Beschaffung und Inventur von Material- und IT-Beständen, allgemeine Bürokommunikation, Veranstaltungs- und Gremienmanagement, organisatorisch-administrative Unterstützung bei der Vorbereitung von Gremiensitzungen und Veranstaltungen

Zuarbeit und Unterstützung bei Wochenmärkten und beim Weihnachtsmarkt, Eigenständige Organisation, Durchführung und Betreuung der kleineren Märkte (wie bspw. Flohmarkt, Blumenmarkt, Kürbismarkt), Erstellung von Zulassungs- und Gebührenbescheiden in Abstimmung mit der Marktleitung

eigenständige Organisation des Sekretariats, inkl. Telefonmanagement, Korrespondenz sowie Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Terminplanung und -koordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Besprechungen inkl. Bewirtung, Erstellung von Protokollen, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen, Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern, Gremienarbeit, Unterstützung bei der Abwicklung organisatorischer und administrativer Geschäftsprozesse zur Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts, verantwortliche Betreuung und Content-Management der Social-Media-Plattformen, Pflege unserer Website, Unterstützung des Vorstands beim Fundraising (Fördermittelanträge, Verwendungsnachweise)

Unterstützung der kaufmännischen Einrichtungsleitung im operativen Tagesgeschäft, Mitarbeit im Controlling und Vorbereitung von Kalkulationen und Auswertungen, Erstellung und Pflege strukturierter Excel-Tabellen für verschiedene Fachbereiche, Weiterentwicklung der Bereiche Fundraising und Öffentlichkeitsarbeit, Koordination und Umsetzung projektbezogener Aufgaben, Schnittstellenkommunikation zwischen kaufmännischem und pädagogischem Bereich, Organisation, Vorbereitung und Protokollierung von Sitzungen

Enge Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer, Koordination von Terminen, Interviews und Meetings, Verfassen und Bearbeiten von Angeboten, Kandidatenprofilen und Präsentationen, Kommunikation mit Kund:innen und Kandidat:innen (Deutsch und Englisch), Unterstützung bei Projekten im Executive Search, Mitwirkung bei internen Prozessen (Reportings, Office-Themen)

Unterstützung der Leitung der Hauptgeschäftsstelle im operativen Tagesgeschäft, z.B. durch Korrespondenzen, Dokumentenmanagement, Bestell- und Abrechnungswesen und Reisemanagement, Organisation und Koordination von Veranstaltungen,Sitzungen und Terminen, inkl. Vor- und Nachbereitung sowie Protokollführung, Führung des Teamkalenders, Betreuung und Unterstützung von Gremien sowie Koordination interner Abläufe, Pflege der internen digitalen Kooperationsplattform, Eigenständige Bearbeitung administrativer Aufgaben und Unterstützung bei der Sachbearbeitung, Verlässliche Kommunikation mit internen und externen Partnern

Überblick über die Vorgaben von einzelnen Projekten und enge Abstimmung mit den Projektverantwortlichen, Vorbereitung der Projektabrechnung in enger Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung, Überwachung der Abrechnungstermine und Mittelabruf und Vorbereitung der Projektabrechnung, Besprechung der Kostenaufteilung mit den verantwortlichen Mitarbeiter*innen und Umsetzung im Blick, Unterstützung bei der Projektbeantragung, Verantwortung für die vollständige Projektdokumentation

allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Telefonzentrale, Schriftverkehr, Post, Ablage, Umläufe, Literatur, Terminverwaltung, Organisation von Besprechungen sowie internen und externen Veranstaltungen, Probenversand und Erfassen der Analyseergebnisse in der Analytik-Datenbank, laufende Aktualisierung von Mitarbeiterportal, Medienarchiv und Projektdatenbank, Korrigieren und Formatieren von Texten

Bearbeitung von Lieferscheinen, Rechnungen und Verwaltung von Stammdaten, Abwicklung von Wareneinlagerungen und Buchung des Produktzugangs/Wareneingangs, Bearbeitung von Reklamationen, Pflege von Auftrags-, Umsatz- und Rohertragslisten, Unterstützung bei organisatorischen Themen und administrativen Abläufen, Organisation von Firmen-Events, Koordination externer IT-Dienstleistenden und verschiedene Facility-Aufgaben, Betreuung von Themen wie Arbeitsmedizin, Arbeitsschutz und Nachhaltigkeit, Datenschutzkoordination

Abwicklung und Koordination abwechslungsreicher Projekte, Unterstützung der Geschäftsleitung in operativen und strategischen Aufgaben, Organisation und Betreuung von Events, Online-Schulungen, Workshops, Weiterbildungsprogrammen, Teilnehmerbetreuung, Akquise und Pflege unseres TEMP-Netzwerks, Pflege und Versand automatisierter Mailings mit Klick-Tipp

Unterstützung des Fachbereichs bei der Einführung neuer Softwareprodukte (insb. Workflowmanagement, Dokumentenmanagement), Support der User (inklusive der Erstellung und Aufbereitung von anwendergerechten Unterlagen), Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Workshops, Schulungen und weiteren Projektveranstaltungen, Erstellung und Fortschreibung von Präsentationen, Handbüchern, Dokumentationen und Protokollen, Durchführung fachbezogener Recherchen zu bestimmten Softwarelösungen (Dokumentenmanagement, Intranet, etc.), Unterstützung in der Projektkommunikation

Unterstützung der Objektbetreuer im Büroalltag und bei der Kundenbetreuung, Eigenverantwortliche Kommunikation mit Kunden, Hausmeistern, Handwerksfirmen und Versicherungen, Koordination und Nachverfolgung von Reparatur- und Instandhaltungsmaßnahmen, Vorbereitung, Erstellung und Versand von Schriftverkehr wie Rundschreiben über unser Kundenportal und per Brief, Terminorganisation und Unterstützung bei der Vorbereitung von Eigentümerversammlungen, Vor- und Nachbereitung von Eigentümerversammlungen, Kaufmännische Abwicklung von Versicherungsschäden

Organisation und Abläufe, Koordination interner Termine und Absprachen, Reisemanagement und Bürobedarf, Rechnungsmanagement, Zahlungsläufe und Kasse, Vorbereitende Lohnbuchhaltung

Korrespondenz und Terminkoordination für die Geschäftsführung, Planung, Organisation und Nachbereitung von in- und externen Besprechungen und Veranstaltungen, Erstellung von Protokollen, Präsentationen und Statistiken, Planung von Dienstreisen, Rechnungsprüfung

Selbstständige, vorausschauende und reibungslose Unterstützung unserer national und international tätigen Rechtsanwält/innen in allen organisatorischen und administrativen Vorgängen, Deutsch- und englischsprachige Korrespondenz, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten wie z. B. Verträgen, Reports, Präsentationen etc., Verlässliche Koordination von Fristen, Termine und Geschäftsreisen, Organisatorische Unterstützung bei internen und externen Veranstaltungen sowie die professionelle Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Mit Deinem Wissen und Deinen Ideen machst Du unsere Kanzlei zukunftssicher

Auftragsbearbeitung im SAP-System (Anlegen von Meldungen und Arbeitsaufträgen, Überwachung der Arbeitsaufträge, Auftragsrückmeldungen, Erstellung von Bestellanforderungen und Abrufen aus Rahmenverträgen, Leistungseingangs- und Rechnungsbearbeitung), Archivierung von Auftragsdokumenten im ELO-Ablagesystem, Erfassung und Bearbeitung eingehender interner Meldungen, sowie die Pflege des Ticketsystems, Korrespondenz mit externen Dienstleistern (Angebotseinholung, Versand von Auftragsbestellungen, Terminabstimmung, Anforderung fehlender Unterlagen), Führung von Projektunterlagen, Weiterleitung von Krankmeldungen, Überwachung von Arbeitssicherheitsnachweisen, Ausführung fachbereichs- oder projektbezogener Sonderaufgaben nach Anweisung der Fachbereichsleitung

Planung und Koordination der Termine der Ministerin, Erledigung der täglich anfallenden Assistenzaufgaben und Verantwortung der Büroorganisation, Zusammenstellung von Unterlagen und Zulieferungen zur Vor- und Nachbereitung von Terminen und Gremien, Pflege und Verantwortung des mündlichen und schriftlichen Kontakts in die Landesregierung und mit externen Akteuren, Übernahme der Urlaubs- und Krankheitsvertretung der Assistenz im Büro des Ministerialdirektors