Unterstützung bei der Planung, Koordinierung und Durchführung von HR-internen Projekten, Erstellung und Pflege von Projektplänen, Berichten, Entscheidungsvorlagen sowie Statusupdates, Steuerung und Begleitung von Projekten innerhalb des Personalbereichs, Mitwirkung bei der Ressourcen-, Budget- und Meilensteinplanung, Übernahme des Dokumenten- und Protokollmanagements sowie des operativen Termin- und Ressourcenmanagements, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Workshops, Modellierung neuer oder angepasster Prozesse, insbesondere im Rahmen von HR-Digitalisierungsprojekten, Mitarbeit an der Erstellung von Lasten- und Pflichtenheften, Übernahme konzeptioneller wie operativer Aufgaben, Pflege und Aktualität des Personalauftritts im Intranet sowie im HOWOGuide, Unterstützung bei Maßnahmen zur Stärkung der Arbeitgebermarke

Unterstützung bei der Erstellung und Pflege von Übersichten (z. B. Aktenordnung, Organigramm) mit PowerPoint und Excel, Bearbeitung von Postein- und -ausgang, Sortieren und Zusammenstellen von Belegen für Abrechnungen, Prüfung und Ablage Dokumenten, Einsortieren von Ergänzungslieferungen, Unterstützung bei der Organisation und Begleitung von Veranstaltungen und Sitzungen

Auftragsbearbeitung im SAP-System (Anlegen von Meldungen und Arbeitsaufträgen, Überwachung der Arbeitsaufträge, Auftragsrückmeldungen, Erstellung von Bestellanforderungen und Abrufen aus Rahmenverträgen, Leistungseingangs- und Rechnungsbearbeitung), Archivierung von Auftragsdokumenten im ELO-Ablagesystem, Erfassung und Bearbeitung eingehender interner Meldungen, sowie die Pflege des Ticketsystems, Korrespondenz mit externen Dienstleistern (Angebotseinholung, Versand von Auftragsbestellungen, Terminabstimmung, Anforderung fehlender Unterlagen), Führung von Projektunterlagen, Weiterleitung von Krankmeldungen, Überwachung von Arbeitssicherheitsnachweisen, Ausführung fachbereichs- oder projektbezogener Sonderaufgaben nach Anweisung der Fachbereichsleitung

Planung und Koordination der Termine der Ministerin, Erledigung der täglich anfallenden Assistenzaufgaben und Verantwortung der Büroorganisation, Zusammenstellung von Unterlagen und Zulieferungen zur Vor- und Nachbereitung von Terminen und Gremien, Pflege und Verantwortung des mündlichen und schriftlichen Kontakts in die Landesregierung und mit externen Akteuren, Übernahme der Urlaubs- und Krankheitsvertretung der Assistenz im Büro des Ministerialdirektors

Unterstützung des Projektmanagement-Teams bei der Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten in der Prozessentwicklung, Mitwirkung bei der Erstellung von Projektplänen und -dokumentationen, Durchführung von Recherchen und Analysen zur Unterstützung von Projektentscheidungen, Teilnahme an Projektbesprechungen und Protokollierung der Ergebnisse, Unterstützung bei der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern, Übernahme von administrativen Aufgaben im Projektmanagement

Unterstützung der Projektleitung in der Projektorganisation und Projektbearbeitung, z.B. durch Mithilfe bei der Erstellung und redaktionellen Überarbeitung von projektbezogenen Dokumenten wie Protokollen von Arbeitstreffen und Berichten sowie Mithilfe bei der Organisation und Vor- und Nachbereitung von Arbeitstreffen, Unterstützung und Beteiligung an der Vorbereitung, Durchführung, Aufbereitung und Auswertung der Interviewdaten, Unterstützung und Mitarbeit bei der Aufbereitung des Forschungsstandes (Literaturrecherche, Literaturaufbereitung und -auswertung), Unterstützung und Mitarbeit bei der Zusammenfassung und Präsentation der Projektergebnisse, Unterstützung bei der Vorbereitung eines arbeitsphysiologischen Experiments

Eigenverantwortliche Übernahme verschiedener Kontrollaufgaben im bautechnischen Bereich (z. B. Submissionen), Selbständige Vorbereitung der Ausschreibungsunterlagen, Vorbereitung und Koordination von Vergabeverhandlungen und Besprechungen, Vertragserstellung nach Vorgabe sowie Pflege/Überwachung der Projektdokumentationen, Schriftverkehr zu Gewährleistungsmängeln und Terminen, Bearbeitung von Mängelmeldungen im Bereich Neubau, Unterstützung der Geschäftsbereichsleitung in organisatorischen Aufgaben

Unterstützung des Provinzials im Tagesgeschäft, bei operativen und strategischen Fragen, Erledigung des kompletten, auch internationalen Schriftverkehrs, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Konferenzen, Erstellung von Präsentationen, Allgemeine Aufgaben der Organisation und Koordination (u.a. Termin- und Reiseplanung), Allgemeine Verwaltungstätigkeiten

Allgemeine Sekretariatsaufgaben, Korrespondenzführung und Dokumentenablage, Organisation interner und externer Beratungen, Termine und Dienstreisen, Recherche und Aufarbeitung von Daten zu Grundstückseigentümern, Gemeinden, bereits bestehenden Projekten, Mitbewerbern etc., Erstellung von Anschreiben, Excel-Übersichten und Protokollen, Kontaktpflege zu Grundstückseigentümern in enger Abstimmung mit unserem Team im Innen- und Außendienst, Kontrolle und Überwachung von Terminen und Fristen

Vertretung Bereich Haushaltsnahe Dienstleistungen (Fachberatungen und Vermittlungen), Dokumentation in unserer CRM-Datenbank, Koordination der Werkstudierende/Rechercheteam, Recherchetätigkeiten im Rechercheteam, Unterstützung Fachbereichsleiterin EAP

Eigenständige Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten im Bereich gastronomische Einrichtungen, Erstellung von Anforderungskatalogen, Projektplänen und Budgets, Koordination und Moderation von Projektteams, Abstimmung und Koordination mit möglichen im Projekt beteiligten externen Partnern, Regelmäßige Berichterstattung, Vorstellung von Projektständen und -fortschritten an die Fachbereichsleitung, Koordination, sowie Durchführung von Anwenderschulungen

Planung und Koordination der Termine der Ministerin, Erledigung der täglich anfallenden Assistenzaufgaben und Verantwortung der Büroorganisation, Zusammenstellung von Unterlagen und Zulieferungen zur Vor- und Nachbereitung von Terminen und Gremien, Pflege und Verantwortung des mündlichen und schriftlichen Kontakts in die Landesregierung und mit externen Akteuren, Übernahme der Urlaubs- und Krankheitsvertretung der Assistenz im Büro des Ministerialdirektors

Unterstützung im Bereich Personalgewinnung, Personalbetreuung und Organisation, Zuarbeiten bei der Datenerfassung, Datenbankpflege und Auswertungen, Dokumentenverwaltung und Ablage, Recherchetätigkeiten

ziel- und lösungsorientierte Unterstützung der Abteilungsleitung und des Teams, Abteilungsorganisation & -planung: Koordination von Terminen und Meetings/ Veranstaltungen, Reisemanagement, Budgetpflege, Erstellung und Aktualisierung von Präsentationen, inkl. Pflege der DEG-Informationssysteme und Tools (Portal), eigenständige Bearbeitung von Sachthemen, Koordination interner administrativer Prozesse und Werksstudenten zur administrativen Unterstützung, Aufbereitung diverser Monitoringlisten

Unterstützung unseres Teams in allgemeinen Bürotätigkeiten, Assistenzaufgaben, Annehmen von Telefonaten, Datenpflege, Unterstützung in der Buchhaltung, Weitere Aufgaben nach persönlichem Interesse und Kompetenzen

Projektbetreuung im Bereich Bau, Übernahme ausgewählter Aufgaben in der Mietobjektverwaltung, Dahingehende Leistungsverrechnungen, vorbereitende Buchhaltungstätigkeiten, Bearbeitung von Rechnungen, Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben

selbstständige Abwicklung allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungstätigkeiten, inhaltliche und organisatorische Unterstützung der Klinikleitung, Bearbeitung von ein- und ausgehender Korrespondenz und medizinischer Dokumentation, Informations- und Terminmanagement, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, professionelle/r AnsprechpartnerIn für PatientInnen, Kooperations- und GeschäftspartnerInnen sowie KollegInnen, eigenverantwortliche Betreuung von Projekten, Übernahme von Aufgaben im Bereich Personal (bspw. Bewerbermanagement und administrative Mitarbeiterbetreuung)

Stammdatenerfassung und -pflege neuer Studierender, Organisation des Studienbeginns (z. B. Einschreibung, Platzvergabe, Reservierung von Studienplätzen), Koordination und Verwaltung rund um das Studiensekretariat in enger Zusammenarbeit mit dem Dekanat, Vor- und Nachbereitung sowie Teilnahme an Sitzungen für bzw. mit dem Dekanat, Unterstützung bei Berufungsverfahren: Einladung von Bewerber*innen, Organisation und Begleitung von Vorstellungsgesprächen, Vorbereitung von Unterlagen, Kommunikation mit dem Prorektorat und anderen zentralen Verwaltungseinheiten, Koordination innerhalb der Fakultät, insbesondere in Abstimmung mit Instituten und Studiengangsleitungen

Teamassistenz- und Standortmanagement-Aufgaben im Regionalbüro, Allgemeine Verwaltungsaufgaben (Korrespondenz, Terminierung, Empfang von Gästen), Unterstützung des Asset Management Teams (Erstellung von Abfragen und Präsentationen, Rechnungskontierung, Pflege von Berichten, Reiseorganisation), Bestellung von Hard- und Software über interne Bestellsysteme, Management von Vollmachten, Örtliche Aufgaben der Standort- und Fuhrparkorganisation (Koordination von Arbeitssicherheits- und Autowerkstattterminen)

Redaktion der innerbetrieblichen Darstellung der IT (im entstehenden Intranet auf Sharepoint) sowie Vorstellung der IT bei neuen Mitarbeiter:innen, Abstimmung mit der Unternehmenskommunikation bei allen Kommunikationsthemen, Filtern von operativen und irrelevanten Themen in der Kommunikation der IT-Bereichsleitung, Regelbasierte Terminkoordination sowie Protokollführung bei größeren Regelterminen, Überwachung der Konsistenz der innerbetrieblichen Darstellung der IT zu Kommunikationsschnittstellen, Services und Prozessen, Organisation von internen Schulungen des IT-Bereichs sowie die Koordination der Schulung von Mitarbeiter:innen zu allen Themen der Kund:innen, Organisation von IT-Veranstaltungen wie bspw. Jahresplanung, Team-Events etc., Marktrecherchen und Angebotsverhandlungen für kleine Vergabeverfahren, Urlaubsvertretung im IT-Controlling (insb. Rechnungsfreigabe / Zuordnung), Koordination der Einführung von KeyUser-Prozessen in den Geschäftsbereichen von F&W (Prozessvermittlung, Koordination der Aktivitäten)