Selbstständige Durchführung der Entgeltabrechnung für einen definierten Abrechnungskreis unter Berücksichtigung aller steuer-, sozialversicherungs- und arbeitsrechtlichen Vorgaben, Pflege und Verwaltung von Personal- und Zeitdaten (DATEV LODAS & Tisoware), Kompetente*r Ansprechpartner*in für Führungskräfte, Mitarbeitende, Krankenkassen und Behörden, Erstellung von Bescheinigungen, Meldungen und personalrelevanten Dokumenten, Pflege der digitalen und physischen Personalakten, Übernahme allgemeiner personaladministrativer Aufgaben

Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Erstellen von Ausgangsrechnungen und Zahlungsanweisungen, Ausfertigen von Standardverträgen, wie Werk- und Kooperationsverträgen, Kassenführung und -abrechnung, Durchführung niedrigschwelliger Vergabeverfahren, Einholen von Angeboten für Produkte und Dienstleistungen, Klärung der Angebotsdetails mit Dienstleistern, Lösungsorientierte Entwicklung, Optimierung und Koordination von administrativen und fachbereichsübergreifenden Arbeitsabläufen und Prozessen in Abstimmung mit der Fachbereichsleitung Verwaltung, Mitwirkung bei der Planung sowie Organisation und Durchführung von Veranstaltungen jeder Art an verschiedenen Standorten, Entwicklung von Veranstaltungsformate in Zusammenarbeit mit der Fachbereichsleitung, Verfügbar machen von Angeboten im Online Shop

sämtliche Personalangelegenheiten der Tarifbeschäftigten und Beamt:innen selbständig und unterschriftsreif bearbeiten, grundsätzliche personalrechtliche Themen bearbeiten, Beschäftigte und Vorgesetzte zu personalrechtlichen Themen beraten und informieren, Personalgewinnung durchführen, professionelle Social Mediapräsenz (u.a. LinkedIn) vor und hinter der „Kamera“ aufbauen und umsetzen, Personalmarketingmaßnahmen realisieren

Bearbeitung laufender Finanzbuchhaltung, Prüfung, Kontierung und Kostenaufteilung aller buchhaltungsrelevanter Belege, Verbuchung aller buchhaltungsrelevanter Belege, Verbuchung monatlich wiederkehrender Geschäftsvorfälle, Anlagenbuchführung, Erstellung von Ausgangsrechnungen, Abwicklung des unbaren Zahlungsverkehrs, Offene-Posten-Buchhaltung, sowie Durchführung des Mahnwesens, Konten- und Stammdatenpflege (Kreditoren, Debitoren, Sachkonten), Kontenabstimmung und Kontenklärung, Mitwirkung bei der Erstellung der Jahresabschlüsse, Kommunikation mit Teilbetrieben sowie Lieferanten und Kunden, Zuarbeit Bereich Fördermittelmanagement

Prüfung, Kontierung und Buchung von Eingangsrechnungen inkl. sachlicher und rechnerischer Kontrolle, Vorbereitung und Durchführung von Zahlungsläufen sowie Überwachung von Skontofristen und Fälligkeiten, Pflege und Abstimmung der Kreditorenstammdaten, Einrichtung und Pflege von Lieferantenkonten, Bearbeitung von Mahnungen, Klärfällen und Differenzen in Abstimmung mit den Fachbereichen und Einrichtungen, Monatliche, quartals- und jahresbezogene Abstimmarbeiten (Kreditoren- und Sachkontenabstimmung, OP-Listen), Unterstützung bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen nach HGB und GoBD, Vertrautheit mit Jahresabschlussarbeiten (Abgrenzung, Rückstellung etc.), Schnittstellenarbeit zu Fachabteilungen, Einrichtungsleitungen und externen Partnern, Weiterentwicklung und Dokumentation von Prozessen im Rechnungswesen (z. B. Workflow-/DMS-Systeme), Einhaltung interner Richtlinien, Compliance-Vorgaben sowie Besonderheiten des Gemeinnützigkeits- und Sozialwirtschaftsrechts, laufende Buchführungsaufgaben

Selbstständige Bearbeitung der gesamten Kreditorenbuchhaltung, Prüfung, Kontierung und Buchung von Eingangsrechnungen, Bearbeitung eingehender Mahnungen, Bearbeitung und Verbuchung von Banken- und Kassenbewegungen (inkl. Abstimmung von Zahlungen und Veranlassung weiterer Maßnahmen bei offenen Posten), Überwachung von Zahlungsfristen sowie Vorbereitung und Durchführung des Zahlungsverkehrs, Kontenklärungen bei buchhalterischen und prozessorientierten Fragestellungen, Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlussarbeiten, Pflege und Weiterentwicklung interner Prozesse im Rechnungswesen, Kommunikation mit Lieferant*innen und internen Fachbereichen, Sparringspartner*in für Teamkolleg*innen im Tagesgeschäft sowie für die Leitung Finanzbuchhaltung

Pädagogische Begleitung und Weiterentwicklung der Ausbildungsangebote in unseren Berufsfachschulen für Pflege und Pflegefachhilfe sowie in unseren Berufsfachschulen für Physiotherapie und unserer Fachakademie für Sozialpädagogik und Erziehung, Entwicklung, Abstimmung und Implementierung von Curricula für die Ausbildungsgänge in enger Zusammenarbeit mit unseren Schulen, Pflege und Ausbau von Netzwerken innerhalb der bestehenden Kooperationsverbünde, Beratung und Unterstützung unserer Schulen bei der rechtssicheren Anwendung von schul- und ausbildungsrelevanten gesetzlichen Vorgaben auf Bundes- und Landesebene sowie bei der Umsetzung organisatorischen Richtlinien., Mitwirkung an der konzeptionellen und organisatorischen Weiterentwicklung des Referats Schulen

Pädagogische Begleitung und Weiterentwicklung der Ausbildungsangebote in unseren Berufsfachschulen für Pflege und Pflegefachhilfe sowie in unseren Berufsfachschulen für Physiotherapie und unserer Fachakademie für Sozialpädagogik und Erziehung, Entwicklung, Abstimmung und Implementierung von Curricula für die Ausbildungsgänge in enger Zusammenarbeit mit unseren Schulen, Pflege und Ausbau von Netzwerken innerhalb der bestehenden Kooperationsverbünde, Beratung und Unterstützung unserer Schulen bei der rechtssicheren Anwendung von schul- und ausbildungsrelevanten gesetzlichen Vorgaben auf Bundes- und Landesebene sowie bei der Umsetzung organisatorischen Richtlinien., Mitwirkung an der konzeptionellen und organisatorischen Weiterentwicklung des Referats Schulen

Betreuung der Anwender in den Fachverfahren innerhalb des Baurechtsamts, Strategische Weiterentwicklung und konzeptioneller Ausbau an aktuelle Erfordernisse der Digitalisierung und des Baurechts, Anpassung und Weiterentwicklung des Dokumentenvorlagensystems, Mitwirkung bei der Weiterentwicklung der internen Organisation und Abläufe als zukunftsfähige Baurechtsbehörde, Durchführung interner Fortbildungen und Ansprechpartner für die Mitarbeitenden innerhalb des Baurechtsamts, Unterstützung in allen Fragen der digitalen Bearbeitung, Zentraler Ansprechpartner für die Schnittstellenämter DigIT, F-STK, DPM, Mitwirkung an weiteren Digitalisierungsprozessen innerhalb des Amtes, Regelmäßiges Berichtswesen / regelmäßige statistische Auswertungen, Verwaltungsrechtliche Vorgangsbearbeitung baurechtlicher Vorgänge

Koordination und Überwachung technischer Prüfungen von betriebstechnischen Anlagen (z.B. Aufzüge, Lüftungsanlagen, Alarmierungsserver, etc.), Beauftragung und Betreuung von Fremdfirmen bei Installations- und Wartungsarbeiten, Planung und Umsetzung von Energieeffizienzprojekten sowie bei der Modernisierung der technischen Infrastruktur, Vertreter des technischen Leiters

Bearbeitung der Datenaustauschprozesse (z. B. GPKE), Betreuung der Abrechnung in Bereichen wie Netznutzung sowie Mehr- und Minderleistungen, Erfassung und Pflege von Stammdaten, Bearbeitung von Kundinnen- und Kundenreklamationen, Unterstützung bei IT-Tests nach Prozessanpassungen, Schriftliche und telefonische Betreuung von Kundinnen und Kunden sowie Marktpartnerinnen und Marktpartner

Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse nach HGB werden von dir erstellt., Kaufmännische Berichte werden von dir angefertigt., Du arbeitest eng mit den Wirtschaftsprüfern zusammen., Geschäftsvorfälle kontierst und buchst du., Die Weiterentwicklung und Optimierung von Geschäftsprozessen gehört zu deinen Aufgaben., In fachbereichsübergreifenden Projekten wirkst du mit und übernimmst Sonderaufgaben.

Mitwirken beim Aufbau und der Weiterentwicklung von Bewirtschaftungsprozessen, Vermietung von Wohnungen, Betreuung der Mieter*innen, Koordination von technischen Maßnahmen sowie von Arbeiten in den Außenanlagen, Bearbeitung von Schadensmeldungen, Prüfung und Abwicklung der Energieabrechnungen, Steuern und Gebühren und sonstigen Bewirtschaftungskosten, Erstellung von Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen für die Mieter*innen, Überprüfung von Miet- und Kautionskonten (Zahlungseingänge), Mitwirken beim Abschluss von Wartungs- und Dienstleistungsverträgen, Mitwirken bei der Aufstellung des Wirtschaftsplans der WGP, Buchhalterische Arbeiten im Zusammenhang mit der Wohnungsvermietung

Vertragserstellung unter Beachtung der arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen (Aushilfen), Kontrolle und Nachhalten der monatlichen Arbeitszeiterfassung in Verbindung mit der Urlaubsberechnung und Abstimmung mit der Lohnbuchhaltung und den Abteilungsleitern (Aushilfen), Erstellung der Ausbildungsverträge unter Beachtung der gesetzlichen und tariflichen Vorgaben (z.B. JSchG, TVAöD) (Auszubildende/Bundesfreiwillige), Überwachung der Prüfungstermine und Anmeldung bei den jeweiligen Kammern sowie Zusammenarbeit mit den Berufsschulen (Auszubildende/Bundesfreiwillige), Organisation und Durchführung von Schulbesuchen, Messen und Informationsveranstaltungen (Auszubildende/Bundesfreiwillige), Betreuung aller organisatorischen und administrativen Sachverhalte bzgl. der Bundesfreiwilligen in Abstimmung mit dem LKJ Sachsen e.V. und den hausinternen Dienststellen (Auszubildende/Bundesfreiwillige), Erstellung der Praktikantenverträge unter Beachtung der gesetzlichen Rahmenbedingungen (z.B. JSchG, MiLoG) (Praktikanten), Nachhalten von Kooperationsverträgen mit Hochschulen bei studentischen Praktikanten im künstlerischen Bereich (Praktikanten), Durchführung und Betreuung des Bewerbermanagements in allen Tätigkeitsfeldern, Überwachung aller in den Tätigkeitsfeldern anfallenden personalrelevanten und arbeitsrechtlichen Sachverhalte, interner und externer Ansprechpartner in allen Tätigkeitsfeldern, Unterstützung im Personalbereich und Vertretung der anderen Sachbearbeiter im Bedarfsfall, allgemeine Büroorganisation

Ansprechperson für energetische Fragestellungen im Bereich Hochbau sowie Schnittstelle zwischen Energiemanagement, Hochbau und Technik, Mitgestaltung, Weiterentwicklung und Implementierung energetischer und nachhaltiger Bau-Standards für das kommunale Gebäudemanagement, Unterstützung bei der Definition und Umsetzung energetischer Qualitätsstandards in Bauprojekten, insbesondere hinsichtlich bautechnischer Umsetzung und Materialwahl, Identifizierung, Planung und Koordination von Energieeffizienz- und Nachhaltigkeitsmaßnahmen, insbesondere im Bereich baulicher Maßnahmen (z. B. Gebäudehülle), Beratung der Kolleg*innen aus Hochbau und Technik in energie- und nachhaltigkeitsbezogenen Fragestellungen, Optimierung interner Prozesse und Schnittstellen zur Steigerung der Effizienz im technischen und energetischen Gebäudebetrieb

Koordinierung und Durchführung von Veranstaltungsformaten der Bürgermeisterin sowie Bürgerbeteiligung, Steuerung des Projektmanagements des Büros der Bürgermeisterin, Betreuung des städtischen Beschwerdemanagements, Koordinierung und Betreuung der Öffentlichkeitsarbeit in Zusammenarbeit mit dem/der Pressesprecher:in, Einführung neuer Social Media Formate sowie interne Kommunikation inkl. redaktioneller Begleitung des Intranets, Planung von Veranstaltungen, Vertretung des Ratsbüros inklusive der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen der städtischen Gremien, stellvertretende Geschäftsbereichsleitung sowie stellvertretende Projektleitung für die Durchführung von Wahlen

Ermittlung des Bedarfes, Planung, Implementierung, Pflege und Weiterentwicklung von Personalentwicklungsmaßnahmen und -instrumenten nach strategischen Vorgaben., Führen von Beratungsgesprächen zur persönlichen Entwicklung und Empfehlung entsprechender Maßnahmen, Beratung und Unterstützung der Fachbereiche bei Fragen der Personalentwicklung, Führen von Potentialinterviews (Opus), Feedback und Entwicklungsempfehlungen geben

Durchführen bzw. Mitwirken bei der Durchführung von Planfeststellungsverfahren, Plangenehmigungsverfahren, Entschädigungsverfahren, Planänderungsverfahren

Unterstützung der Geschäftsführung bei der Vor- und Nachbereitung von Vertragsverhandlungen (Arbeits-, Kauf-, Kooperationsverträge), Erstellung der Vertragsunterlagen der Ärzte/Ärztinnen / Psychotherapeuten/Psychotherapeutinnen / MPE, Berechnung und Erstellung der Zielvereinbarungen und Zielerreichungen an Hand von Leistungskennzahlen, Sachbearbeitung und enge Zusammenarbeit mit dem Personalmanagement und den anderen Bereichen der Geschäftsstelle, Mitarbeit bei Arztsitz-Akquisitionen, Mitwirkung bei der Jahresplanung und Jahresabschlussarbeiten, Dokumentation und Koordination strategischer Projekte, Erarbeiten von strategischen und operativen Entscheidungsvorlagen inkl. notwendiger Recherchen, Datenanalysen und -aufbereitungen, Selbstständige Planung, Gestaltung und Steuerung von Projekten, Vor- und Nachbereitung von internen und externen Besprechungen, Schulungen etc., Übernahme weiterer Aufgaben je nach Erfahrung und Eignung

Aktive und individuelle Betreuung und Beratung unserer nationalen Kunden, telefonisch oder per Mail, Erfassung und Bearbeitung von Kundenaufträgen in unserem ERP-System und Betreuung bis zur Auslieferung, Auftragsmanagement (Pflege von Terminen und Konditionen) sowie Pflege der Artikelstammdaten, Erstellung von Preis- und Rabattgutschriften, Bearbeitung von Fehl- und Falschlieferungen, Abwicklung von Kundenreklamationen, Erstellung von kundenspezifischen Reports in unserem BI System