Mitverantwortung für den Informationsfluss und die Zusammenarbeit mit anderen Leistungsbereichen, Organisation und Planung des Tagesablaufes unter Beachtung geltender Rahmenbedingungen und wirtschaftlicher Gesichtspunkte, Übernahme administrativer Tätigkeiten wie z.B. Erfassung von Patientendaten, Befund- und Aktenmanagement, Telefondienst und Dokumentation, Mitgestaltung von Innovationen und strukturellen Entwicklungen, dienstleistungs- und kundenorientierter Empfang der Patienten sowie deren Betreuung unter Berücksichtigung ihrer Wünsche, persönlichen Gegebenheiten und Erwartungen vor, während und nach der Behandlung

Koordination der Chefarzt-Termine, Terminvereinbarung für Patienten, Betreuung der ambulanten Sprechstunden, Büro- und Abteilungsorganisation, Mitwirkung an der Erstellung der Privat- und KV-Abrechnungen

Eigenverantwortliche Erledigung organisatorischer und administrativer Aufgaben in der gynäkologischen Ambulanz, Interne und externe Korrespondenz mit Zuweisenden, Patientinnen und Behörden, Allgemeine Sekretariatsaufgaben, Terminplanung und -koordination für die gynäkologische Ambulanz, Ansprechpartner/in für Oberärztinnen und Oberärzte, Vorbereitung von Sprechstunden, ambulanten Operationen und geplanten stationären Aufnahmen, Erstellung und Aktualisierung von Dokumenten im klinikeigenen Programm Orgavision, Vorbereitung der Quartalsabrechnung für einen Teilbereich, Vertretung im Chefarztsekretariat in Krankheits- und Urlaubszeiten

Erledigung aller anfallenden Sekretariatsarbeiten, Telefonmanagement und Personalplanung, Büroorganisation und Terminkoordinierung des Klinikdirektors, Organisatorische und administrative Sicherstellung der Sprechstunde des Klinikdirektors, Stationäre Administration und Koordination der Wahlleistungspatienten, Case Management und Patientenadministration, Interdisziplinäre Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen/Bereichen, Ansprechpartner für Patienten, Angehörige, Mitarbeiter, Verwaltung und Kollegen, Organisation von Fortbildungsveranstaltungen

Korrespondenz des Klinikdirektors erledigen (z. B. Krankenkassen, Berufsgenossenschaften, niedergelassene Ärzte, Mitarbeiter, Studenten) und eigenständig die D-Berichte anfertigen., Akten der Wahlleistungspatienten für die Abrechnung vorbereiten und die Abläufe kontrollieren (Wahlarzt- / Vertreterverträge, befunde etc.)., Organisationsaufgaben erledigen und Korrespondenz nach Diktat anfertigen., Termine, Konferenzen und Veranstaltungen koordinieren.

Sekretariatsarbeit (Ltd. Oberärztin- und Vertr. Chefarztsekretariat), Schriftverkehr und Kommunikation, Organisation, Unterstützung der ärztlichen Sprechstunden

Planung des herzchirurgischen OP-Programms in Zusammenarbeit mit dem ärztlichen Leitungspersonal und Vergabe von Terminen für Patientinnen und Patienten, Koordination der herzchirurgischen Sprechstunde, Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Anfragen von Patientinnen und Patienten, Versicherungen, etc., Übernahme allgemeiner Sekretariatsaufgaben wie das Schreiben medizinischer und klinikrelevanter Korrespondenz nach Kurzeinweisung, Vertretung der Chefarztsekretärin in deren Abwesenheit

Unterstützung des ärztlich/therapeutischen Personals in der Organisation für die Therapien der Patientenschaft, Unterstützung des Chefarztes sowie seiner Vertretung u. a. hinsichtlich Korrespondenz, Terminorganisation, interner Fortbildungsplanung, Monatliche Dienstplanung des ärztlichen Bereitschaftsdienstplanes, Selbstständige Führung sämtlicher patientenbezogener Korrespondenz mit Leistungsträgern, Interdisziplinäre Teamarbeit

Verantwortung für die reibungslose Organisation des eigenen Aufgabenfelds, Erster Ansprechpartner für Anfragen von Kollegen, Mitarbeitern, Patienten und Partnern, Organisation und Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen, Terminvergabe, -koordination und –überwachung

Bearbeiten des Postein- und -ausgangs, Umsetzen der Einleitung von Prüfverfahren, Erstellen und Führen der Prüfakten, Erledigen der Korrespondenz mit internen und externen Schnittstellen, fristgerechtes Erstellen und Versenden der Einladungen zu Kammersitzungen sowie von Bescheiden und Sitzungsprotokollen