Koordination des Emp­fangs­be­reichs, Betreuung von Gästen, Lie­fe­ran­ten und Kolleg:innen, Tele­fon­zen­trale bedienen, Bear­bei­tung von Post­ein­gang und -ausgang, Orga­ni­sa­to­ri­sche Unter­stüt­zun­gen für die Ver­wal­tung, Bespre­chungs­räume, Termine und Besu­cher­an­mel­dun­gen organisieren

organisiere eigenständig Termine und Reisen, um den reibungslosen Ablauf im Group Finance & Accounting sicherzustellen, koordiniere die Kommunikation zwischen internen Ansprechpartnern, um Informationen effizient zu steuern, verwalte Rechnungen, Verträge und Dokumente digital, unterstütze bei der Vorbereitung von Meetings, Präsentationen und Management-Vorlagen, überwache Fristen und Termine für Accounting-, Treasury- und Finanzierungsthemen, unterstütze Projekte zu Prozessoptimierung, Digitalisierung und Automatisierung, um Effizienzpotenziale zu heben

Übernahme klassischer Sekretariats- und Assistenzaufgaben im administrativen Bereich, Unterstützung der Team- und Bereichsleitung bei organisatorischen Abläufen innerhalb der Blutbank, Achten auf die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen bzw. setzen diese um, Mitwirkung bei qualitätsrelevanten Aufgaben, z. B. durch strukturierte Dokumentation und Datenerfassung, Hilfe bei der Organisation und Nachbereitung von Schulungsmaßnahmen, Übernahme weiterer organisatorischer Tätigkeiten zur Unterstützung des Teams

Unterstützung der Schulleitung in allen Verwaltungsaufgaben, Rechnungs- und Haushaltswesen, Allgemeine Sekretariatsaufgaben, Kontakte mit Schülern, Eltern und Lehrkräften

Kommunikation mit diversen Projektträgern (u.a. EU, BMBF, DLR, DFG), mit nationalen und internationalen Projektpartnern (Großforschungseinrichtungen, Universitäten, Universitätskliniken) und internationalen Gremien und Vertragspartnern, Sekretariatsaufgaben für die Institutsleitung, Administrative Steuerung für interne Projektbelange, Organisation von Tagungen/Konferenzen

fachliche und administrative Unterstützung des Vorstands (z.B. Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Terminmanagement, Erstellung von Präsentationen), Projekt- und Prozessbegleitung im Namen des Vorstands, Schnittstellenmanagement zwischen Fachbereichen und Vorstand, ggf. Controllingaufgaben

Fungieren als Bindeglied zwischen Vorstand und der Evangelischen Stadtmission Freiburg e.V., Geschäftspartner*innen und Kolleg*innen, Unterstützung des Vorstands bei der Terminvor- und -nachbereitung und Vertretung der Assistenzkollegin, Eigenverantwortliche Betreuung und Verwaltung der stadtmissionseigenen sowie angemieteten und weitervermieteten Wohnobjekte, Unterstützung des gesamten Teams durch professionelle und strukturierte Arbeitsweise, Sicherstellung reibungsloser Abläufe und Erstellung von Protokollen, Freundlicher und höflicher Empfang der Gäste

Erste*r Ansprechpartner*in bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben, Effiziente Terminkoordination von Meetings, Geschäftsreisen, Schulungen und Veranstaltungen, Unterstützung des Vorstands bei der Terminvor- und -nachbereitung, Bindeglied zwischen Geschäftspartner*innen, Kolleg*innen und dem Vorstand, Unterstützung des gesamten Teams durch professionelle und strukturierte Arbeitsweise, Erstellung von Protokollen, Bearbeitung der Textredaktion und Layoutgestaltung von Flyern, Programmen und ähnlichem, Unterstützung bei der Pflege der Freundes- und Spendendatenbank, Freundlicher und höflicher Empfang von Gästen

Unterstützung des Projektmanagements und des Projektteams, Pflege und Überwachung von Projektplänen und des Projektportfolios, Projektdokumentation und Reporting für die Geschäftsleitung, Koordination interner Abläufe und enge Abstimmung mit allen Projektbeteiligten und Schnittstellenpartnern, Termin- und Besprechungskoordination sowie deren Vor- und Nachbereitung, Teilnahme an Projektbesprechungen, Verfassen von projektbezogenen Protokollen und Berichten, Allgemeiner Schriftverkehr

Mitarbeit und Organisation bei der Aufnahme, Behandlung, Verlegung und Entlassung von Patient*innen, Klinische Betreuung und Versorgung stationärer und ambulanter Patienten entlang des Behandlungsplanes, Adressatengerechte Kommunikation + Informationsweitergabe, Anforderung externer Befunde und Bildgebung + Vorbereitung von Tumorkonferenzvorstellungen, Vereinbarung prä- und poststationärer Patiententermine

Unterstützung des Bereichs Qualitätsmanagement durch Mitwirken bei täglichen organisatorischen Aufgaben, Mitarbeit bei Reiseabrechnungen und Zeiterfassung, Organisatorische Hilfe bei größeren Terminen und Workshops, Unterstützende Aufgaben im Office Management, Mitwirkung bei der Dokumentation & strukturierten Ablage in Confluence & Sharepoint, Mitarbeit im Bereich der Product Compliance und Regulatorik, Unterstützung beim Monitoring und der Bewertung von europäischen und internationalen Regularien, Mithilfe bei der Vorbereitung und Durchführung von Meetings im Bereich der Product Compliance, Datenpflege im Bereich Regulatory Product Compliance

Allgemeine Sekretariatstätigkeiten (Terminkoordination, interne und externe Korrespondenz), Betten- und OP-Planung, Korrespondenz sowie Bearbeitung der Post und E-Mails, Bindeglied zwischen Patienten und Ärzten

Unterstützung der Hauswirtschaftsleitung / Stellvertretenden Hauswirtschaftsleitung in allen organisatorischen und administrativen Belangen, Dienstplangestaltung, Tagesplanberechnung sowie Anwesenheits- und Zeitkontrolle der Mitarbeitenden, Überwachung und Optimierung der Arbeitsabläufe unter Einhaltung aller Vorgaben zu Hygiene, Arbeitssicherheit und Qualität, Tägliche Objekt- und Zimmerkontrollen inkl. Dokumentation sowie Kontrolle der Arbeitsweise und Maschinennutzung, Organisation und Überwachung der Wäschekammer, Berufsbekleidung und Materialbestände, Koordination von Warenannahme, Materialbestellung und Lagerhaltung, Einarbeitung, Schulung und Begleitung neuer Mitarbeitender, Mitwirkung bei Inventuren, Projekten und im Qualitätsmanagement, Pflege von Dekoration und Pflanzen sowie Unterstützung bei Sonder- und Grundreinigungen

Unterstützung des Bereichsleiters IT und Services bei operativen Aufgaben, einschließlich Wahrnehmen von Terminen, Mitgestaltung und Überwachung der Governance im Bereich, Organisatorische Unterstützung des Führungsteams im gesamten Bereich (z. B. bei Termin- und Reisemanagement sowie der Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen, Verwaltung, Organisation und Priorisierung von Informationen, Terminen, Kontakten, Aufgaben und Dokumenten der Bereichsleitung, Kommunikationsschnittstelle innerhalb des Führungsteams und zu internen/externen Stakeholdern, Koordination von Projekten, Gremien und Entscheidungsvorlagen, Erstellung und Qualitätssicherung von Präsentationen, Protokollen und Berichten, Administrative Entlastung bei übergreifenden Sonderthemen und Aufgabenpaketen, Sicherstellung von Kontinuität bei Abwesenheiten im Führungsteam, Zentrale Ansprechperson für Auszubildende im Bereich IT und Services, Ansprechperson für Schnittstellenthemen wie z.B. Datenschutz und Controlling

Erfassung und Pflege von Begutachtungsaufträgen, Unterstützung der ärztlichen Gutachter bei Digitalisierung, Sichtung und Aufbereitung von Unterlagen sowie der Fristenüberwachung, Schriftliche, telefonische und elektronische Korrespondenz mit den Krankenversicherungen im Rahmen der Begutachtungsaufträge, Vereinbarung von Terminen für körperliche Untersuchungen

Projekt-Controlling sowie die Überwachung der Projektziele und Projektleistungen, Organisation der Rekrutierung von neuen Mitarbeitenden und Begleitung dieser beim Onboarding-Prozess (Visum, Ausländeramt, Wohnungssuche etc.) sowie beim Offboarding-Prozess, Betreuung der nationalen und internationalen Mitarbeitenden der Abteilung, Koordination und Organisation von Messkampagnen, Workshops und Tagungen (national/international), Laboraktivitäten und internen Veranstaltungen, Administrative Arbeiten im Zusammenhang mit der Abteilungs­organisation, Administrative Unterstützung bei Reiseanträgen etc., Wissenschaftliche Kommunikation mit Partner*innen und Fördernden, Redaktionelle Gestaltung und Management der Homepage und Öffentlichkeitsarbeit der drei Arbeitsgruppen in der Abteilung

Selbstständige Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Belangen, Organisation von Terminen, Sitzungen und Geschäftsunterlagen, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Korrespondenz, Übernahme von Aufgaben in der Finanzbuchhaltung, Abstimmung mit Steuer- und Anwaltskanzlei, Eigenständige Bearbeitung der laufenden Finanzbuchhaltung, Verwaltung und Kontrolle von Zahlungsein- und -ausgängen, Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen in Zusammenarbeit mit Steuerberatern, Unterstützung bei der Mittelverwendung und Projektabrechnung öffentlicher Fördermittel, Pflege der Buchhaltungssoftware und digitaler Ablagesysteme, Erstellung von Auswertungen und Berichten für die Geschäftsführung und Projektleitung

Inhaltliche und fachliche Betreuung des elektronischen Dokumentenmanagementsystems, Ansprechpartner (w/m/d) und Bearbeiter (w/m/d) des Beschwerdemanagements, Erstellung der jährlichen gesetzlichen Qualitätsberichte der Krankenhäuser, Unterstützung der Qualitätsmanagementbeauftragten bei allen QM-Themen, Erstellung und Pflege von QM-Dokumenten (z.B. Verfahrensanweisungen), Überwachung von Maßnahmen (z. B. aus Audits), Büromanagement, Terminorganisation und –koordination, Eigenständiges Verfassen und Erledigen von Schriftverkehr

Erfassung und Verwaltung von Aufträgen, Schreiben von Befundberichten nach Diktat, Kommunikation mit Arztpraxen und Krankenhäusern, Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben im Sekretariatsbereich

Bildung der Schnittstelle Pflege/Ärzte/Zuweiser bezüglich Patientenmanagement, Planung der Aufnahmen und organisatorisches Management kardiologischer Patient:innen, Organisation der Spezial-Sprechstunden und Planung und Koordination von Untersuchungen, Terminmanagement und Anlage /Planung interventioneller Eingriffe inklusive OP Planung am Standort Reinbek, Planung und Organisation von Herzklappeneingriffen am Standort St. Georg, Koordination Patientenflow LungenClinic Grosshansdorf incl. Erstellung eines strukturierten Ablaufs zur Planung und Übernahme, Praxisorientierte Einarbeitung