Zentrale Anlaufstelle für das Team sein, Klassische Aufgaben im Sekretariat übernehmen (Telefon- und E-Mail-Korrespondenz, Termin- und Reisemanagement, Arbeit mit SAP), Souverän mit Mandanten kommunizieren, Sich um die Rechnungsstellung kümmern, Präsentationen, Verträge und andere Dokumente vorbereiten und nachbereiten, Meetings organisieren, Administrative Aufgaben unterstützen

Unterstützung der Geschäftsführung im täglichen Ablauf und bei Projekten., Erledigung aller anfallenden Verwaltungsaufgaben für den Vorstand des Vereins und die Geschäftsführung., Organisation von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen., Erstellung von Anträgen, Verwendungsnachweisen sowie Präsentationen., Mitwirkung im Qualitäts- und Versicherungsmanagement., Koordination interner Abläufe und Schnittstelle zu Vorstand, Mitarbeitenden und externen Partnern.

allgemeine Verwaltungs- und Bürotätigkeiten im Bereich Lehre und Studium, Unterstützungstätigkeiten an der Schnittstelle zwischen Dezernaten, zentralen und dezentralen Einrichtungen sowie Fakultäten bei Anliegen im Bereich Lehre und Studium, Erstellung und Pflege von Adress- und Datenbanken, Mithilfe bei der Organisation, Dokumentation und Durchführung von (Online-)Veranstaltungen, Sitzungen und Projekten

Erstellung monatlicher Reports und Mitwirkung bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen, Unterstützung bei der Erstellung der Budgetplanung, Forecasts, Abweichungsanalysen und Ad hoc-Auswertungen, Proaktive Unterstützung der Standortleitung in allen kaufmännischen Belangen, Unterstützung und Projektleitung in der kaufmännischen sowie kommerziellen Abwicklung unserer Bauprojekte inkl. Sicherstellung eines transparenten Projektablaufs durch kontinuierliche Status- und Qualitätskontrolle, Rechnungserstellung an unsere Kunden und Überwachung der fristgemäßen Zahlungseingänge (Forderungsmanagement), Optimierung bereits etablierter Prozesse in Zusammenarbeit mit der Niederlassungsleitung und den operativen Teams

Datenerhebung und telefonische Direktakquise, Unterstützung der Projektleitung im Bereich Stoffstrommanagement, Pflege, Wertung und Analyse erhobener Basisdaten, Durchführung von Projektrecherchen sowie Erstellung von Auswertungen und Statistiken, Vorbereitung und Aufbereitung von Präsentationen und Vertriebsunterlagen, Selbstständige Übernahme administrativer Tätigkeiten

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Geschäft, Terminkoordination, Reiseplanung, Vor- und Nachbereitung von Meetings unter Nutzung moderner Kommunikations- und Kollaborationstechnologien, Vorbereitung von Veranstaltungen, wie dem SkF Jubiläum 2026, Organisation der betriebsmedizinischen Untersuchungen, Pflege und Weiterentwicklung von Excel-Tabellen, Berichten und Word-Dokumenten, Unterstützung bei dem effizienten Einsatz von aktuellen Medien- und IT-Technologien

Unterstützung bei der organisatorischen Vor- und Nachbereitung von Bewirtungen und Seminarräumen im Rahmen von Lehrveranstaltungen und Seminaren., Bearbeitung der telefonischen und schriftlichen Korrespondenz, sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache, um den Austausch zwischen Studierenden, Lehrenden und externen Partnern zu fördern., Mitwirkung bei der Pflege von Datenbanken zur Unterstützung administrativer Aufgaben im Bereich Forschung und Lehre., Durchführung von Empfangsarbeiten zur Betreuung von Gästen und Studierenden sowie zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Institut., Bearbeitung der Institutspost sowie weiterer administrativer Tätigkeiten zur Unterstützung des täglichen Betriebs des Instituts., Unterstützung bei der internen und externen Kommunikation, um den Informationsfluss innerhalb des Instituts zu gewährleisten., Organisatorische und inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Terminen der Institutsleitung im In- und Ausland sowie weitere administrative Tätigkeiten zur Entlastung der Lehrenden.

Unterstützung bei der organisatorischen Vor- und Nachbereitung für Lehr- und sonstige Veranstaltungen, Raumvorbereitung und Rückbau nach Veranstaltungen, Reinigung des Mobiliars und der Räumlichkeiten bei Bedarf, Assistenz beim Empfang von Besuchern, insbesondere bei der Bewirtung von Gästen bzw. im Rahmen von Veranstaltungen, Bestellungen, Bereitstellung von Getränken und Verpflegung sowie Aufräumen nach Veranstaltungen, Hilfstätigkeit am Empfang der BPS, z. B. Entgegennahme und Weitervermittlung von Anfragen von Studierenden und Lehrenden persönlich sowie per Telefon und E-Mail, Botengänge innerhalb der HWR Berlin und im näheren Umfeld der Hochschule

Unterstützung bei der Terminplanung sowie Kalenderpflege für Führungskräfte, der Vor- bzw. Nachbereitung von Besprechungen und Organisation von Meetings, Workshops und Events, Aktive Mitwirkung bei der Erstellung von Präsentationen für Management-Meetings und Verantwortlichkeit für die Pflege von Excel-Reports sowie Dashboards, Koordination externer Dienstleister oder Partner und Unterstützung der internen Kommunikation durch das Verfassen von Schreiben im Namen des Managements sowie durch das Erstellen von Intranet-Beiträgen und Newslettern, Mitwirkung in strategischen oder operativen Projekten, Analyse aktueller Themen und Entwicklung von Business Cases oder SWOT-Analysen, Pflege wichtiger Kontaktlisten und Organigramme, Unterstützung von Einkaufs- sowie Budgetprozessen und Vorbereitung von Unterlagen für Audits und interne Reviews

Vorzimmer des städtischen Justiziariats inkl. Organisation des Geschäftszimmers, Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost inkl. elektronischer Rechtsverkehr, Durchführung von Recherchen und Bereitstellung relevanter Informationen für die Justiziar*innen, Unterstützung bei der Fertigung von Stellungnahmen und Schriftsätzen, Vor- und Nachbereitung von Präsentationen und Besprechungen (Konferenz- und Besprechungsmanagement), Büro- und Arbeitsorganisation (Fristen- und Terminmanagement), Wiedervorlagen, Qualitätssicherung, Dokumentenmanagement, Pflege und Verwaltung von Akten und Datenbanken

Koordination des Freigabeprozesses für Eingangsrechnungen und Kommunikation mit dem externen Wirtschaftsprüfer, Ansprechpartner:in für Zahlungsverkehr und Rückfragen zur Rechnungsbearbeitung, Unterstützung bei der Vorbereitung und Weiterleitung buchhalterischer Unterlagen, Pflege und Nachverfolgung von Zahlungsläufen und offenen Posten, Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und bei Projekten, Allgemeine Büroorganisation sowie Schnittstelle zu internen Teams und externen Partner:innen, Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und eigene Ideen einzubringen

Erstellung von Marktanalysen, Angebots-Exposés und Machbarkeitsstudien, Mitarbeit beim Entwurf von Konzepten und Angeboten (Leistungsphase 1–4 HOAI), Vorbereitung und Unterstützung bei Kundenterminen, Beauftragung und Koordination von dritten Projektbeteiligten, Erstellen von Grobterminplänen in Zusammenarbeit mit dem Projektleiter Verkauf

Koordinieren von Terminen, Meetings und Video-Konferenzen, Führen des Terminkalenders, Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Organisation von Meetings, Planung von Dienstreisen und Erstellung der Reisekostenabrechnung, Erledigung des Telefonverkehrs, Übernahme allgemeiner Sekretariatsaufgaben, Empfang von Gästen und Besuchern

Allgemeine Assistenz- und Verwaltungstätigkeiten, Abwicklung von Angelegenheiten in der Lehre (Raumreservierungen, Eintragung der Veranstaltungen bei RWTHonline etc.), Durchführung von Beschaffungen und Rechnungsbearbeitung in SAP, Unterstützung bei der Bearbeitung von Personalangelegenheiten, Unterstützung und Buchhaltung von Drittmittelprojekten, Telefonische und schriftliche Auskünfte, Unterstützung bei der Organisation von Workshops und Konferenzen, Tagungen und anderen Veranstaltungen, Unterstützung bei der administrativen Vorbereitung und Abrechnung von Dienstreisen der Lehrstuhl-Mitarbeiter/innen, Unterstützung im Lehrbetrieb: Organisation und Koordination der Veranstaltungsanmeldungen, Prüfungsabläufe, Verwaltung von Prüfungsunterlagen und Ansprechpartner/in für Studierende und Lehrende

Unterstützung bei der Durchführung und Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen, Exkursionen, Workshops und Tagungen, Gestaltung von Einladungen und Informationsmaterial diesbzüglich, Unterstüzung bei der Digitalisierung von Forschungsunterlagen, Unterstützung bei Terminkoordinationen bei wissenschaftlichen Projekten

Sekretariatsaufgaben mit Fokus auf Schreibarbeiten für Arbeitsschutz und die Sicherheitsfachkraft, Termine vorbereiten und koordinieren, sowie Verwaltung und Korrespondenz von E-Mails und Post, Teilnahme an Sitzungen des Arbeitsschutzausschusses und Protokollführung, Weiterleitung von Protokollen zu Begehungen, Unterweisungen und mehr, Ablage, Akten- und Datenbankpflege

Selbstständige Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, Organisation und Koordination von Geschäftsreisen für das Management, Prüfung und Verbuchung der monatlichen Kreditkartenabrechnungen, Erstellung von Reports für Accounting und Behörden, Aktive Unterstützung in der Mitarbeiterbetreuung (z. B. On-/Offboarding, Erstellung von Arbeitszeugnissen), Pflege und Aktualisierung unserer HR-Systeme (z. B. Schulungsdatenbank), Mitarbeit bei administrativen HR-Aufgaben sowie spannenden Projekten

Ansprechstelle für vielfältige interne und externe Kooperationspartner*innen, Beantwortung und Weiterleitung von Anfragen, Unterstützung bei fachbezogenen administrativen Prozessen des Teams, u.a. Bewerbungsmanagement, Rechnungseingang, Vorbereitung von Verwendungsnachweisen, Koordination, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen im Team, Assistenz der Fachbereichsleitung (v.a. Termin- und Gremienmanagement), Erstellen von Präsentationen und Dokumentationen, Veranstaltungsmanagement

Erweiterung der Institutsinfrastruktur, inklusive einer Forschungspraxis und Optimierung von Verwaltungsabläufen, Planung, Organisation und Nachbereitung von Veranstaltungen und Terminen, Personalmanagement: Stellenausschreibungen, Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeitende, Einweisungen, Entwicklung und Umsetzung der Digitalisierungsstrategie des Instituts, Budget- und Materialmanagement, Unterstützung bei der Umsetzung von Forschungs- und Lehrprojekten, Kommunikation mit internem Team, Lehrpraxen, Studierenden, anderen Instituten/Kliniken und externen Stellen

Mitarbeit im Tagesgeschäft, schwerpunktmäßig im Bereich IT-Infrastruktur und Betreuung diverser Applikationen, Unterstützung bei der Benutzerverwaltung für verschiedenste IT-Systeme, Mithilfe bei der Planung und Durchführung von Softwaretests, Erstellung von Softwaredokumentationen , z.B. Installationsanleitungen, Handouts, Kurzanleitungen im Rahmen von Softwareeinführungen bzw. Updates, Unterstützung in den Prozessen Incident- und Changemanagement