Ansprechstelle für vielfältige interne und externe Kooperationspartner*innen, Beantwortung und Weiterleitung von Anfragen, Unterstützung bei fachbezogenen administrativen Prozessen des Teams, u.a. Bewerbungsmanagement, Rechnungseingang, Vorbereitung von Verwendungsnachweisen, Koordination, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen im Team, Assistenz der Fachbereichsleitung (v.a. Termin- und Gremienmanagement), Erstellen von Präsentationen und Dokumentationen, Veranstaltungsmanagement

Erweiterung der Institutsinfrastruktur, inklusive einer Forschungspraxis und Optimierung von Verwaltungsabläufen, Planung, Organisation und Nachbereitung von Veranstaltungen und Terminen, Personalmanagement: Stellenausschreibungen, Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeitende, Einweisungen, Entwicklung und Umsetzung der Digitalisierungsstrategie des Instituts, Budget- und Materialmanagement, Unterstützung bei der Umsetzung von Forschungs- und Lehrprojekten, Kommunikation mit internem Team, Lehrpraxen, Studierenden, anderen Instituten/Kliniken und externen Stellen

Mitarbeit im Tagesgeschäft, schwerpunktmäßig im Bereich IT-Infrastruktur und Betreuung diverser Applikationen, Unterstützung bei der Benutzerverwaltung für verschiedenste IT-Systeme, Mithilfe bei der Planung und Durchführung von Softwaretests, Erstellung von Softwaredokumentationen , z.B. Installationsanleitungen, Handouts, Kurzanleitungen im Rahmen von Softwareeinführungen bzw. Updates, Unterstützung in den Prozessen Incident- und Changemanagement

Verantwortung und Organisation für vielfältige Tätigkeiten in den Bereichen Purchase, Travel-, Event-, Facility- und Fleet Management, Zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende bei Geschäftsreisen, Unterstützung bei der Buchung von Flügen und Hotels, Prüfung der Einhaltung von Reiserichtlinien und Suche nach Möglichkeiten der Kostenoptimierung, Organisation und Betreuung der Durchführung von Veranstaltungen und Events einschließlich des Caterings und Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs, Koordination verschiedener Projekte und Sicherstellung des erfolgreichen Fortschritts in selbstständiger Kommunikation mit allen Beteiligten, Überblick über den zentralen Bestand und Bedarf aller Büro- und Arbeitsmittel und Optimierung der Beschaffungsprozesse unter Berücksichtigung der zunehmenden Bedeutung von Nachhaltigkeitsaspekten, Beitrag als Teamplayer zur sinnvollen Verteilung und reibungslosen Erledigung der vielfältigen und spannenden Aufgaben des Office-Managements

Unterstützung des Projektteams am Standort in Magdeburg, Administrative und projektbezogene Unterstützung, Mitarbeit bei der Vertragsverwaltung und im Berichtswesen, Prüfung und Überwachung der Verträge im Hinblick auf Richtigkeit und Vollständigkeit, Unterstützung bei der Zusammenstellung von Projekt- und Antragsunterlagen, Pflege der Akten und Führung der Projektdokumentationen und der allgemeinen Aktenverwaltung, Überwachung der Termine und Fristen, Selbstständige Erstellung von Schreiben mit rechtlichem Erklärungswert, Tabellenkalkulationen und Präsentationen

Erteilung von einfachen Auskünften, Unterstützung bei Veranstaltungsorganisationen und Öffentlichkeitsarbeit, Unterstützung bei Datenerfassung/Datenpflege, Unterstützung bei einfachen gestalterischen Tätigkeiten, Erledigung von Dienstgängen, Unterstützung bei der Pflege von Material- oder Produktbeständen und bei Archivierungsaufgaben, Kopierarbeiten, Unterstützung bei sonstigen Bürotätigkeiten

Mitarbeit bei der Organisation von Großveranstaltungen, Unterstützung des Büros des Oberbürgermeisters, z. B. bei Zielcontrolling, Controlling etc., Selbstständiges Terminmanagement für die Büroleitung und den Oberbürgermeister, Inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Terminen, Vorbereitung von Sitzungs- und Besprechungsterminen, Postein- und –ausgang, Postbearbeitung inkl. Auszeichnung mit Bearbeitungshinweisen, Erteilung von Auskünften, Führung der Handbibliothek, Verwaltung von Rechtsvorschriften und Fachliteratur, Schreibarbeiten, Allgemeine Verwaltungsaufgaben (z. B. Pflege Telefonbuch, Urlaubs- und Fehlzeitenangelegenheiten etc.), Aktenverwaltung, Sonderaufgaben nach Weisung

Sachbearbeitung, beispielsweise die Prüfung und Bearbeitung von Zeitarbeitsrechnungen sowie die Erstellung von Zeugnissen, Administration und Organisation der Abläufe innerhalb des Sekretariats, Terminkoordination und Korrespondenz, Übernahme von Aufgaben im Projekt- und Qualitätsmanagement

Strukturierte Planung, Umsetzung und Steuerung aller Marketingmaßnahmen (Online, Print, Messen), Ausbau, Betreuung und Auswertung der Social Media Aktivitäten, Kreative Gestaltung und Umsetzung unserer Kommunikationsmedien unter Einhaltung des Corporate Designs, Employer-Branding Maßnahmen in enger Zusammenarbeit mit der Personalleitung, Pflege und Optimierung der Unternehmenshomepage inkl. Content-Erstellung, Erstellung und Bearbeitung von Foto-, Grafik- und Videomaterial, Unterstützung bei der Vorbereitung von interner und externer Kommunikation sowie Präsentationen

Akquise von Honorartrainer*innen für LOU!S-Bildungsprodukte, Trainereinsatzplanung, Beratung von Interessent*innen deutschlandweit, Erstellung und Pflege der Literaturliste für LOU!S-Weiterbildungen, Administrative Unterstützung des Ausbilderteams, Veranstaltungsplanung und -begleitung, Pflege von Datenbanken, Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben

Recherchen, Datenbankpflege, z.B. Aktualisierung und Eingabe von Kontaktdaten, Unterstützung bei Erstellung und Versand von Mailings (elektronisch und gedruckt; deutsch- und englischsprachig), Unterstützung bei Erstellung und Überarbeitung von deutsch- und englischsprachigen Powerpoint-Präsentationen, Unterstützung bei Planung und Durchführung von Veranstaltungen, vor allem am Abend, Textarbeit und Lektorat in deutscher und englischer Sprache, Unterstützung bei der Pflege der Website (deutsch und englisch)

Organisation und Betreuung von klinischen Studien (AMG-Studien Phase I–IV, Register), Enge Zusammenarbeit mit Prüfarzt, Monitor, Studienzentrale und Behörden, Dokumentation medizinischer Daten sowie Vorbereitung und Begleitung von Monitorbesuchen und Audits, Archivierung von Prüfarztordnern, CRFs und Korrespondenz, Unterstützung bei der Optimierung von Dokumentationsprozessen, Systemen und im Qualitätsmanagement

Kassenführung und Abwicklung von Zahlungsvorgänge, Materialbeschaffung für die verschiedenen Fachbereiche, Telefonzentrale und erster Ansprechpartner für externe Anfragen, Unterstützung im Management der Wohnungen und Diensträume, Übernahme projektbezogener Einzelaufgaben

Stellenbeschreibungen tippen, Arbeitszeugnisse erstellen, Daten & Dokus pflegen, Beim Onboarding mitmischen

Planung, Organisation und Umsetzung interner und externer Veranstaltungen wie Kundenevents, Messeauftritte oder interne Formate, Unterstützung des Marketing-Teams bei der strategischen und operativen Umsetzung von Event- und Kommunikationsaktivitäten, Auswahl und Steuerung externer Dienstleister (z. B. Location, Technik, Catering, Messebau) und dabei Kosten und Qualität im Blick behalten, Sicherstellung einer reibungslosen internen Abstimmung und Kommunikation rund um alle Veranstaltungsformate, Aktive Beitragsleistung zur Stärkung der Markenpräsenz auf Messen und Events

Finanzielle und administrative Bewirtschaftung des Drittmittelprojekts, Beratung und Unterstützung der Forschenden in allen administrativen und finanziellen Fragen der Projektabwicklung, Protokollierung der Kommunikation mit den teilnehmenden forensischen Kliniken, Trägern und Ministerien, Besuch ausgewählter deutscher Klinikstandorte und Unterstützung bei der Durchführung der Datenerhebung, Datenschutzgerechte Aufbewahrung der Studiendokumente, Mitarbeit in der Organisation von Tagungen

Terminkoordination und Unterstützung der Qualitätsmanagementbeauftragten, Mitarbeit im Beschwerdemanagement, Mitarbeit bei der Erstellung und Prüfung von QM gelenkten Dokumenten, Organisation und Durchführung von Patientenbefragungen, Unterstützung bei internen und externen Audits und Zertifizierungen

Durchführung von Bestellungen und Lagerverwaltung, Dokumentation der in der Werkstatt durchgeführten Arbeiten, Auftragsbearbeitung, Verwaltung der Tankdaten, Rechnungsprüfung, Durchführung von Zulassungsverfahren, Pflege von mitarbeiterbezogenen Daten (Zeiterfassung, Unterweisungen,...), Allgemeine Büroverwaltung und -organisation

Unterstützung der Leitung bei der administrativen und wirtschaftlichen Steuerung der Einrichtung, Selbstständige Antragstellung inkl. LGV, JAZ-Tabelle, Honorarübersicht, Stellenplan, Finanzierungsplan, sowie Begründung, Zuordnung und Kalkulierung der einzelnen Positionen, Verwaltungstätigkeiten im Zusammenhang mit der Mittelbeantragung und Mittelverwaltung, Änderungsanträge inkl. Finanzplan, Stellenplan usw. erstellen, Selbstständige Aktualisierung des Stellenplans bei Personaländerungen, Fortlaufende Kommunikation über zuwendungsrelevante Fragen, Selbstständige Erstellung des zahlenmäßigen Verwendungsnachweises sowie die inhaltliche Bearbeitung, Allgemeine Bürotätigkeiten und Verwaltungstätigkeiten wie auslösen der Bestellungen, Führen von Statistiken, Mitwirkung bei der Vorbereitung von Veranstaltungen

Abwicklung und Abrechnung von nationalen und internationalen Förderprojekten, Antragserstellung von Förderprojekten in Zusammenarbeit mit Entwickler*innen und Projektleiter*innen, Beantragung von Ausschreibungen, Projektcontrolling und Terminüberwachung der laufenden Förderprojekte, Quartalsweise Einreichung der Fördermittel bei den zuständigen Behörden, Intensiver Kontakt mit nationalen und internationalen Förderpartnern, Projektdokumentation und förderspezifisches Projektmanagement