Durchführung von Änderungs- und Genehmigungsverfahren nach BImSchG und UPVG inkl. der Erstellung von Genehmigungs- oder Ablehnungsbescheiden, Koordination der Inspektion von IED-Anlagen, Datenerhebungen zu landwirtschaftlichen Anlagen (z.B. Tierzahlen), Überwachung und Koordination bei Kontrollen, Abnahmen und Ortsbesichtigungen bei immissionsschutzrechtl. Belangen, Bearbeitung grundsätzlicher Fragestellungen des Immissionsschutzrechts, Bearbeitung von Baugenehmigungen und besonderen baurechtlichen Belangen, insbesondere im Zusammenhang mit immissionsschutzrechtlich genehmigten Anlagen

Koordination des Rechnungslaufs im Unternehmen (mit Unternehmen Online), Kontierung und Buchung von Debitoren, Kreditoren, Banken und Sachkonten mit DATEV Rechnungswesen nach DATEV-Kontenrahmen SKR42, Steuerung des Zahllaufs und Archivierung der Rechnungen, Abstimmung der Konten und Mahnwesen, Erstellung der Anlagenbuchhaltung, Vorbereitung des Jahresabschlusses, Erstellung regelmäßiger Finanzübersichten (BWA für Geschäftsführung, Beirat, etc.), Selbstständige Kommunikation mit dem Steuerbüro und Banken, Steuerung des Steuerberaters zur Unterstützung der Arbeit, Kontinuierliche Prozessoptimierung und Weiterentwicklung, Abstimmung mit Mitarbeitenden (Reisekosten, Spesen, Bestellungen, etc.)

Administrative und organisatorische Unterstützung des zentralen Angebotsteams, Vorbereitung, Koordination und Zusammenstellung von Angebotsunterlagen für Großprojekte, Dokumentenmanagement sowie Sicherstellung einer strukturierten Ablage, Pflege von Preisspiegeln und Angebotsdaten, Terminkoordination sowie fristgerechte Einreichung der Abgabeunterlagen, Unterstützung bei Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen, Schnittstelle für interne und externe Stakeholder

Laufende Finanzbuchhaltung: Eigenverantwortliche Abwicklung der Debitoren-, Kreditoren-, Bank- und Sachkontenbuchhaltung der Holdinggesellschaft und Abstimmung mit der externen Lohnbuchhaltung., Zahlungsverkehr & Liquidität: Abwicklung des Zahlungsverkehrs sowie Überwachung der Kontobewegungen., Interne Finanzflüsse: Verbuchung und Dokumentation von Gesellschafterdarlehen, Akquisitionen von Beteiligungsgesellschaften, Zinsabgrenzungen sowie Ausschüttungen von Tochtergesellschaften., Monatsabschlüsse & Meldungen: Erstellung der Monats- und Jahresabschlüsse sowie der Umsatzsteuervoranmeldungen der Holdinggesellschaft, Unterstützung bei der Erstellung des Konzernabschlusses sowie bei der Erstellung von Steuererklärungen., Schnittstellenfunktion: Zentraler Ansprechpartner für die kaufmännischen Abteilungen unserer Tochtergesellschaften für den Datenaustausch und das Berichtswesen, Abstimmung und Koordination mit den Steuerberatern bzw. Wirtschaftsprüfern., Büroorganisation: Verantwortung für das gesamte administrative Tagesgeschäft (Postbearbeitung, Dokumentenmanagement, Fristenüberwachung, Büromaterialien)., Vertrags- & Beteiligungsverwaltung: Strukturierte digitale Ablage und Pflege von Gesellschafterbeschlüssen, Notarverträgen, vertraulichen Beteiligungsunterlagen sowie laufendes Vertrags- und Versicherungsmanagement., Termin-, Reise- und Eventmanagement: Terminkoordination für Aufsichtsratssitzungen und Gesellschafterversammlungen, Unterstützung bei der Organisation von Firmenevents und Veranstaltungen sowie Unterstützung des Teams bei Reiseplanungen.

Betreuung der Kunden per E-Mail und am Telefon, Aktive Unterstützung der Sales Manager bei Kundenanfragen und Auftragsabwicklung, Termingerechte Erledigung und Verfolgung von Kundenaufträgen, System- und Kundenstammdatenpflege, Allgemeine administrative Tätigkeiten

Klärung und Bearbeitungen von Kundenanliegen u.a. im offenen Kundenzugang zu überwiegend leistungsrechtlichen Themen in der Eingangszone/am Empfang, Antragsausgabe, Antragsannahme und -bearbeitung, Entscheidung und Zahlbarmachung von Leistungen der Grundsicherung, persönliche und telefonische Beratung zu passiven Leistungen nach SGB II, Zusammenarbeit mit Dritten (v.a. anderen Leistungsträgern)

Eigenständige Durchführung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung für unsere Kunden, Betreuung von verschiedenen Kunden unterschiedlicher Branchen und Unternehmensgrößen hinsichtlich der Lohn- und Gehaltsabrechnung, Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben im Steuer- und Sozialversicherungsrecht, Pflege und Verwaltung abrechnungsrelevanter Personalstammdaten sowie digitaler Personalakten, Ansprechperson für Kunden, Mitarbeitende und Behörden in allen abrechnungsrelevanten Fragestellungen, Durchführung des Melde- und Bescheinigungswesens sowie Begleitung von Prüfungen, Mitarbeit in Payroll-Projekten (z. B. Systemeinführungen, Digitalisierung, Prozessoptimierung), Beratung unserer Kunden zur Optimierung und Weiterentwicklung ihrer Payroll-Prozesse

Mahnwesen: Überwachung offener Forderungen und Treffen von Rückzahlungsvereinbarungen, Tagesabschluss: Bereitstellung von Daten für die Refinanzierung, Vorbereitung und Durchführung des Abschlusses, Kontenabstimmung: Prüfung und Abstimmung von Darlehens- und Transferkonten, Buchungen: Durchführung von Abgrenzungen und Splittungen, Provisionen: Prüfung und Begleitung von Auszahlungen, Rechnungen & Sammelavise: Anstoßen von Sammelrechnungen und Erstellung von Sammelavisen für Kunden, Darlehenslinien: Ermittlung freier Linien nach Tilgungen, Zahlungsverkehr: Vorbereitung von Lastschriften und Überweisungen

Allgemeine administrative Tätigkeiten, Umgang mit unserem Warenwirtschaftssystem zur Auftragsabwicklung, Dokumentenverwaltung, Archivpflege, Materialbeschaffung, Durchführung allgemeiner administrativer Aufgaben im Tagesgeschäft, Telefonzentrale

Erstellung und Prüfung von Nebenkostenabrechnungen: Belegzusammenstellung, Plausibilitätsprüfung der Kosten, Abstimmung mit dem Property Manager, Rechnungskontrolle und -erfassung: Prüfung von Eingangsrechnungen auf Vollständigkeit, sachliche Richtigkeit und Fälligkeit; Weiterleitung zur Freigabe, Überwachung des Mietzahlungseingangs, Erstellung von Zahlungserinnerungen und Einleitung des Mahnlaufs gemäß internem Eskalationsplan, Pflege und Aktualisierung von Mieterstammdaten, Verträgen und Objektunterlagen im Verwaltungssystem (SharePoint / DocuWare), Vorbereitung von Schriftstücken und Vorlagen für die Property Manager

Bearbeitung der dem Land Baden-Württemberg zufallenden Erbfälle/Nachlässe, insbesondere:, Auseinandersetzung mit Nachlassgläubigern und Erbengemeinschaften, Beantragung von Nachlassinsolvenzverfahren, ggf. die Sichtung der Wohnung des Erblassers, Verwertung von Wertgegenständen und Grundeigentum

Abrechnungen von Befundberichten und Gutachten im Rentenverfahren, Rechnungsprüfung und Dokumentation, Stellungnahmen bei Beschwerden, Mahnungen, Überzahlungen oder schwierigen Einzelfällen, Datenpflege unseres Ärzteverzeichnisses/Systemadministration, Mitwirkung bei der Erstellung des Haushaltsplanentwurfs, Erstellung von Statistiken und Auswertungen, Mitarbeit internen Arbeits- oder Projektgruppen, sowie bei internen und externen Schulungsveranstaltungen, Fachliche Vertretung der Sachbereichsleitung

Seminarbearbeitung in „phoenics.Praevention.Schulung“ durchführen, u.a. Überprüfen von Teilnehmerdaten, Selektieren und Einladen von Unternehmen, Anlagen und Pflegen von betrieblichen Schulungsanfragen außerhalb der Jahresplanung (ungeplante Seminarveranstaltungen auf Veranlassung von Aufsichtspersonen: Nacherfassung), Teilnehmerlisten erstellen und verteilen, Bedarfsgerechtes Beraten besonderer Zielgruppen, Nutzung der Seminareinrichtung koordinieren sowie Seminardurchführung unterstützen, Vereinbaren von standardisierten Veranstaltungsverträgen mit Hotels, Gaststätten, etc., Durchführen von Ausfallmanagement der Dozenten in den betreuten Seminararten und Organisieren von Vertretungsregelungen, Kostenabrechnungen durchführen (Fahrtkosten, Raummieten, etc.), Seminarmappe (Qualitätsmanagement- Vorgabe) vorbereiten und verteilen, Ansprechpartner für Anfragen, insbesondere auch bei Beschwerden, Seminarmaterialien zusammenstellen und an die Bildungsstätte verteilen/versenden, Sonderaufgaben nach Zuweisung

Abwicklung von Haushaltsangelegenheiten im IT-Bereich inkl. Rechnungsprüfung und Kassenanordnungen, Pflege und Dokumentation von Abrechnungs-, Nachweis- und Haushaltsunterlagen, Ansprechpartner/-in für Bedarfsträgerinnen und Bedarfsträger bei Fragen zu Zahlungen, Abrechnungen und Rechnungswesen, Durchführung und Dokumentation von IT-Beschaffungsmaßnahmen (Direktkäufe, Rahmenverträge, Angebotsvergleiche), Bedarfsermittlung sowie Mitwirkung an der IT-Beschaffungs- und Haushaltsplanung, Überwachung und Steuerung der IT-Haushaltsmittel inkl. Titelbewirtschaftung, Erstellung von Übersichten, Statistiken, Budget- und Kostenanalysen, Mitwirkung an der IT-Rahmenplanung sowie Nachhaltigkeits- und Green-IT-Controlling

Entgeltabrechnung sowie allgemeine Personalbetreuung eines festen Mitarbeiterstammes, Übernahme administrativer Tätigkeiten wie zum Beispiel Vertragserstellung, Erstellen von Bescheinigungen und Zeugnissen sowie allgemeiner Schriftverkehr, usw., Ansprechperson für die Kolleginnen und Kollegen sowie die Führungskräfte innerhalb der dhpg rund um Fragestellungen zu Entgeltabrechnungen sowie zu sozialversicherungsrechtlichen Sachverhalten und zur allgemeinen Personalbetreuung, Kommunikation mit Krankenkassen, Versicherungen und Behörden in Bezug auf Abrechnungsfragen, Wichtige Termine und Fristen, wie z.B. den Ablauf von Probezeiten, Mutterschutz sowie befristete Arbeitsverträge im Blick behalten sowie enge Zusammenarbeit mit den Führungskräften

Pflege und Aktualisierung von Stammdaten in IFS sowie in MS Dynamics 365, Sicherstellung einer sorgfältigen, konsistenten und strukturierten Datenbasis, Unterstützung bei der vorbereitenden Datenpflege für Datenmigrationen, Umsetzung und Anpassung geänderter Anforderungen im Systemumfeld, Vorbereitung und Begleitung von Testszenarien, Datenpflege im Produktivsystem sowie im User-Testsystem von Dynamics 365, Unterstützung bei projektvorbereitenden Arbeiten im Rahmen des IFS-Projekts

Eigenständige Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung unter Berücksichtigung aller steuer-, sozialversicherungsrechtlichen und betrieblichen Vorgaben, Pflege und Verwaltung von Mitarbeiterdaten einschließlich Stammdaten und Personalakten, Beratung und Betreuung von Führungskräften und Mitarbeitern in allen Fragen rund um Entgeltabrechnung und Sozialversicherung, Erstellung und Bearbeitung von Bescheinigungen, Meldungen und Statistiken für Behörden, Krankenkassen sowie interne Auswertungen, Vertragswesen, BAV und Direktversicherungen

Bearbeitung von Förderungen (Antragsprüfung, Erstellung von Förderverträgen, Prüfung von Abrechnungen, Erstellung von Prüfergebnissen), Inhaltliche Weiterentwicklung von Förderprogrammen und -dokumenten, Förderberatung von Vereinen und Verbänden

Führung der Debitoren- sowie Kreditorenbuchhaltung mit Verwaltung der offenen Posten, Schadenbearbeitung, Unterstützung bei der Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen, Allgemeiner Zahlungsverkehr, Mahnwesen, Selbständiges Führen von Korrespondenzen

eigenverantwortlich die von uns geförderten Projekte betreuen und deren zentrale Ansprechperson in allen administrativen Belangen sein, zugewandte und zielgerichtete Beratung am Telefon und per E-Mail von häufig unerfahrenen Antragsteller*innen, formale Prüfung von Anträgen und Zwischen- und Verwendungsnachweisen auf Vollständigkeit, Plausibilität und Richtigkeit, Prüfung der Mittelanforderungen und Veranlassung der Zahlungen, lösungsorientierte Klärung von Ausnahme- und Konfliktfällen in Absprache mit der zuständigen Referentin für Fördermittel