Komplette Abrechnungen im Zusammenhang mit Studienleistungen, Komplette Bearbeitung von Ein- und Ausgängen, Allgemeine Korrespondenz im Studienkontext (intern & extern), Unterstützung im Bestellwesen (Material, Dienstleistungen etc.), Administrative Unterstützung der Studienprozesse, Unterstützung im Sekretariat der Geschäftsführung (Terminplanung etc.)

Unterstützung bei der Organisation und Abrechnung von Aus-, Fort- und Weiterbildungen, Seminar- und Teilnehmendenverwaltung inkl. Rechnungslegung, Erstellung von Unterlagen, Bearbeitung Posteingänge und -ausgänge, Telefondienst, Kommunikation mit Teilnehmenden, Dozierenden, Mittelgebern etc., Unterstützung im Berichtswesen sowie im Bereich Statistik, Erstellung von Protokollen, Leitfäden, Präsentationen, Schriftverkehr

Mitwirkung bei der Organisation und Administration von Schulpraktika in den Lehramtsstudiengängen, Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Organisation und Administration von Schulpraktika, insbesondere Terminplanung, Einteilung von Studierenden sowie Beratung und Information aller Beteiligten (Studierende, Hochschullehrende, Schulen), Administrative Unterstützung der ZfS-Leitung und -Geschäftsführung in organisatorischen Angelegenheiten, Kommunikation, Absprachen und Verwaltung rund um den Einsatz von Honorarverträgen im Zusammenhang mit Schulpraxisbetreuung, Kommunikation und Verwaltung im Rahmen der Auslandspraktika, Verwaltung des elektronischen Ticketsystems des ZfS, Teilnahme an wöchentlichen Teambesprechungen

Erstellung und Überprüfung von Rechnungen, Kommunikation mit Sozialversicherungsträgern und privaten Versicherungen, Bearbeitung von E-Mails, Posteingang und Telefonaten, Organisation von internen Meetings oder Besprechungen mit externen Partnern, Pflege und Archivierung von Patientenakten, Personalunterlagen und anderen wichtigen Dokumenten, Abrechnung von Pflegeleistungen mit den Kostenträgern, Zusammenstellung und Weitergabe von Leistungsnachweisen

Unterstützung von Führungskräften und Mitarbeitenden in allen HR- und arbeitsrechtlichen Themen – vom Onboarding bis zum Austritt., Unterstützung bei administrativen Prozessen und deren Effizienz, Einbringen von Ideen und aktive Mitgestaltung von HR-Projekten, Mitwirkung bei der Weiterentwicklung des Personalbereiches, Übernahme von Verantwortungsbereichen im Recruiting und in der Nachwuchsbetreuung, Gewissenhafte Umsetzung von Kinder- und Betreutenschutz

Unterstützung insbesondere der freigestellten Personalratsmitglieder bei der Vor- und Nachbereitung der wöchentlichen Personalratssitzungen, Führung von Protokollen, Erledigung allgemeiner Korrespondenz, Terminkoordination, Archivierung von Vorgängen, Bestellwesen, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten

Eigenständige Bearbeitung und Koordination kaufmännischer Prozesse (Rechnungswesen, Zahlungsverkehr, Vertragsunterlagen), Erstellung und Aufbereitung von Übersichten, Auswertungen und Reportings, Zusammenarbeit mit Steuerberatern, Banken, Notaren und weiteren Dienstleistern, Mitwirkung bei Themen rund um Immobilien, Beteiligungen und Kapitalanlagen, Übernahme administrativer Aufgaben im laufenden Betrieb (Versicherungen, Dienstleister, IT, Fuhrpark)

Unterstützung bei der Durchführung von Reviewboards zur Qualitatssicherung der Prüfungen und Prüfer*innenschulungen, terminliche Koordination und Dokumentation weiterer Besprechungen im Kontext Prüfungen, Pflege des Veranstaltungskalenders für Prüfungsangelegenheiten (Gremien- und Sitzungstermine etc.), Fristenüberwachung bei der Einreichung von Prüfungsaufgaben, zentrale Anlaufstelle für Lehrende (E-Mail/ telefonisch/ moodle) im Kontext der Prüfungsentwicklung und -organisation, Entwicklung und Bereitstellung von Informationen zu häufigen Beratungsanlässen, Unterstützung bei der Erstellung, Vorbereitung und dem Versand von Dokumenten, Abstimmung mit dem Prüfungsamt bzgl. Anmelde- u. Zulassungsverfahren zu Prüfungen und bzgl. allgemeiner prüfungsbezogener Kommunikation mit Studierenden, Bereitstellung der Prüfungsdokumente, Organisation des Caterings und des Techniksupports, Unterstützung der Abstimmung zwischen Prüfenden und dem Unterstützungspersonal (insbes. Hilfskräfte), Mitwirkung bei der Vorbereitung der Prüfungsräume

Bearbeitung von E-Mails und Kundenkontakt, Erstellung von Wochenplänen für Alltagsbegleiter und Abstimmung von Terminen, Organisation von Vertretungen bei Mitarbeiterausfall und ggf. selbstständiges Einspringen beim Kunden, Abrechnungsvorbereitung für den Steuerberater und Budgetabfrage bei Krankenkassen, Sichtung von Bewerbungen, Durchführung von Erstgesprächen und Pflege der Social-Media-Präsenz, Ansprechpartner für Alltagsbegleiter und Förderung einer positiven Teamstimmung

Selbstständige Beratung von Interessent*innen zu unseren Angeboten in den Freiwilligendiensten Kultur und Bildung via Telefon, Video-Call, Messenger-Dienste, E-Mail, Veranstaltungsorganisation und -begleitung, Organisation, Vorbereitung und Begleitung von bundesweiten Fortbildungs- und Tagungsformaten mit 12–60 Teilnehmer*innen, Verwaltung und Koordinierung von Abläufen im Geschäftsbereich, wie z. B. Evaluationen, Terminkoordination etc., Ausbau und Pflege des Ehemaligen-Netzwerks in den Freiwilligendiensten

Kaufmännische Steuerung und Betreuung externer Dienstleistungen (z. B. Reinigung, Wachdienst, Grün- und Winterdienst) inkl. Ausschreibung, Vertragsüberwachung, Leistungsabnahme und Rechnungsprüfung, Flächen- und Veranstaltungsmanagement der Hochschule, einschließlich Flächenplanung, Genehmigung und Organisation von Veranstaltungen sowie Koordination interner und externer Beteiligter, Unterstützung bei kaufmännischen und organisatorischen Aufgaben wie Rechnungsbearbeitung und Vertragsmanagement, Unterstützung bei der Digitalisierung und Optimierung von Prozessen

allgemeine Assistenztätigkeit für die Amtsleitung, allgemeiner Schriftverkehr für die untergeordneten Fachbereiche, Ausfertigen von Ausschreibungsunterlagen, Auftragsmanagement für den Bauhof, Terminüberwachung und Rechnungsstellung für die Eigenbetriebe Wasserversorgung und Abwasserbeseitigung

Qualifizierte Erstberatung zu den Fachgebieten: Antragsannahme, Aktenanlage und Falleingabe im jeweiligen Fachverfahren im Familienservicebüro, Elterngeld und Elterzeit, Unterhaltsvorschuss, Kindertagesbetreuung und eFöB

Administrative und organisatorische Unterstützung der Forschenden in den betreuten Forschungsgruppen, Funktion als zentrale Ansprechperson für organisatorische und administrative Fragestellungen, Koordination von administrativen Abläufen in enger Zusammenarbeit mit den Forschungskoordinator:innen und der Verwaltung, Reiseorganisation unter Berücksichtigung der geltenden reisekostenrechtlichen Vorgaben, Vorbereitung von Beschaffungen sowie Erstattungsprozessen, Administrative Organisation und Betreuung von Meetings, Workshops und weiteren Veranstaltungen, Pflege von Daten, Übersichten und Dokumentationen, Gästebetreuung und Unterstützung bei Bewirtungsanlässen, Unterstützung beim Onboarding neuer Forschender, Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Prozesse, Korrespondenz auf Deutsch und Englisch

Zentrale Verwaltungsabläufe: Postbearbeitung, Schriftverkehr, Dokumentenlenkung, Materialwirtschaft, Rechnungsprüfung und ‑stellung, Kontierung, Kassenführung, Zahlungsverkehr

Alle im Bereich des Forstamtsgeschäfts zimmers anfallenden Vorgänge

Administrative Unterstützung der Projektleitungen und Teams im Berliner Büro, Organisation und Mitwirkung bei externen und internen Veranstaltungen, Implementierung und Pflege des CRM-Systems, Korrespondenz mit Gremien/Partnern, Pflege von Übersichten (z. B. Jahresplanung, Urlaubskalender, Locations, Dienstleister), Unterstützung beim anstehenden Standortumzug innerhalb Berlins, Durchführung kleinerer Recherchen und Wissensmanagement, Empfang, Betreuung von Gästen und erste Ansprechperson vor Ort, Kontierung und Weiterleitung von Eingangsrechnungen

Unterstützung der Institutsleitung bei der Organisation des gesamten Aufgabenspektrums des IMIS, Selbständige administrative Betreuung von Drittmittelprojekten (Finanzen, Controlling) sowie Überwachung von Budgets mit SAP, Selbständige Betreuung des wissenschaftlichen Personals bei Einstellungen und administrativen Vorgängen, Koordination, Planung und Abrechnung von Terminen und Dienstreisen, Unterstützung bei der Organisation von wissenschaftlichen Tagungen und Veranstaltungen

Aufgaben im Office Management übernehmen, indem Abläufe geplant, koordiniert und zuverlässig abgewickelt werden, Listen sowie Statistiken erstellen und bearbeiten, Einrichtungsleitung bei Aufgaben und Projekten unterstützen und sie im Arbeitsalltag entlasten, Zentrale Anlaufstelle für Angehörige, Bewohner*innen und Mitarbeitende sein und Besucher*innen freundlich empfangen

Administration und Abrechnung des vediso-Teilprojekts pulsnetz MuTiG, Belegerfassung, Projektabrechnung, Zwischennachweise, Verwendungsnachweis, Budgetübersichten, Finanzcontrolling, Monitoring und Reporting, Pflege projektbezogener Dokumentationen, Koordination von Fristen und administrativen Abläufen, Unterstützung des Vorstands bei organisatorischen und koordinierenden Aufgaben, Vorbereitung und Nachbereitung von Gremien- und Vorstandssitzungen, Terminmanagement, Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Arbeitsunterlagen, Planung von Teamevents, Unterstützung der internen und externen Kommunikation