Assistenz des Geschäftsführers (m/w/d)

Der Kulturkreis der deutschen Wirtschaft im BDI e.V. sucht für die Geschäftsstelle in Berlin ab 1. September 2026 bis 31. Januar 2028 in Vollzeit oder Teilzeit Unterstützung eine Assistenz des Geschäftsführers (m/w/d).

Für unseren Geschäftsführer suchen wir eine Assistenz, die den Büroalltag zuverlässig organisiert und dem Geschäftsführer den Rücken für inhaltliche und strategische Arbeit freihält. Die Stelle ist zunächst befristet, mit der Perspektive einer Verlängerung.

Ihre Aufgaben im Kulturkreis:

Koordination und Pflege des Terminkalenders des Geschäftsführers, inklusive vorausschauender Priorisierung
Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
Vorbereitung und organisatorische Begleitung sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen und internen Besprechungen
Organisatorische Schnittstelle zu Gremien, Partnern und externen Dienstleistern, etwa bei Terminabstimmung, Logistik, Bewirtung und Empfang
Klassische Büroorganisation: Korrespondenz, Ablage, Postbearbeitung, Verwaltung und Organisation von Büromaterial- und Arbeitsmittelbeständen
Pflege von Kontaktdaten, Adressverzeichnissen und Wiedervorlagen
Koordination von Dienstleistern und Lieferanten (z. B. Facility Management, IT, Catering)
Organisatorische Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder Gäste der Geschäftsführung (z. B. Zugänge, Ausstattung)

Ihre Qualifikationen:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Office-Management-Funktion, idealerweise im gemeinnützigen, kulturellen oder unternehmensnahen Umfeld
Hohe Organisationsfähigkeit, Diskretion und ein sicheres Gespür für Prioritäten
Sehr gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift, Deutsch verhandlungssicher, Englisch von Vorteil
Sicherer Umgang mit MS Office