Bürohilfe (m/w/d) im Berliner Büro (Minijob-Basis)

Das IFSH untersucht die Bedingungen von Frieden und Sicherheit – global, regional, lokal. Aus unterschiedlichen fachlichen Perspektiven analysieren wir die komplexen Herausforderungen von Friedens- und Sicherheitspolitik unter sich fundamental wandelnden Rahmenbedingungen. Dabei verbinden wir wissenschaftliche Grundlagenforschung mit Analysen aktueller sicherheitspolitischer Ereignisse und bieten praxisrelevante Empfehlungen für Politik und Gesellschaft.
Für unser Berliner Büro suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Bürohilfe (m/w/d). Die Arbeitszeit umfasst ca. 10 Stunden pro Woche und wird als geringfügige Beschäftigung (Minijob) vergütet. Der Arbeitsort ist Berlin. Die Stelle ist zunächst für zwölf Monate sachgrundlos befristet. Eine Weiterbeschäftigung nach Ablauf der Befristung ist grundsätzlich möglich.

Das Berliner Büro macht seit 2019 die Forschung des IFSH für Politik und Gesellschaft sichtbar und organisiert regelmäßig Veranstaltungen. Die Bürohilfe unterstützt die Büroleitung und Bürokoordinatorin bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und trägt zu einem reibungslosen Ablauf des Büroalltags bei.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Büroleitung und Bürokoordinatorin bei der Organisation des Büroalltags und der Bürokommunikation (deutsch/englisch).

• Unterstützung von Besprechungen und Veranstaltungen (Raumvorbereitung, Gästebetreuung- und Bewirtung).

• Organisation des Postein- und -ausgangs.

• Unterstützung bei Rechnungsbearbeitung und Beschaffungsprozessen (Angebote, Preisvergleiche, Bestellungen) sowie Pflege von Vertrags- und Abrechnungsunterlagen in Abstimmung mit Zentralservices in Hamburg.

• Organisation des Bestands von Büro- und Verbrauchsmaterialien (Schreibwaren, Sanitärartikel).

• Koordination von externen Dienstleistern rund um das Raummanagement (Hausmeister, Handwerker, Lieferanten etc.).

• Unterstützung bei Organisation der IT-Infrastruktur in Abstimmung mit der Bürokoordinatorin und der IT-Abteilung in Hamburg (Beschaffung, unterstützende Wartungs- und Installationsmaßnahmen).