Mitarbeiter*in Gästehausverwaltung und Gästebetreuung (w/m/d)

Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 32.200 Studierenden und 9.540 Mitarbeiter*innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher*innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.

Die Gästehäuser und Gästeapartments der Universität Heidelberg im Neuenheimer Feld (INF 370 | 371|130.1) bieten insbesondere Gastwissenschaftler*innen der Universität ein Zuhause auf Zeit. Unser Team vor Ort ist Ansprechpartner für Gäste sowie für gastgebende Institute/Einrichtungen und betreut Gäste aus aller Welt von der Anfrage und Buchung, über die Anreise, während des Aufenthalts bis zur Abreise.

Bei der Stiftung Unterländer Studienfonds bei der Universität Heidelberg ist aufgrund einer Vertretungssituation zum nächstmöglichen Zeitpunkt die folgende Teilzeitstelle (50%) zunächst bis Februar 2027 befristet zu besetzen. Eine Verlängerung ist gegebenenfalls bis zum 31.12.2027 möglich.

Mitarbeiter*in Gästehausverwaltung und Gästebetreuung (w/m/d)

Teilzeit – 50 %

Sie übernehmen das Management von Aufenthalten unserer Gastwissenschaftler*innen vornehmlich im Rahmen der Kooperation/Partnerschaft Heidelberg-Harvard.

Zu Ihren Aufgaben zählen insbesondere:

• Qualitätsmanagement: Sie führen Apartmentchecks vor Anreise und nach Abreise durch und koordinieren externe Dienstleister, um einen einwandfreien Zustand der Apartments sicherzustellen.

• An- und Abreisemanagement: Sie organisieren die An- und Abreise unserer Gäste, übernehmen Apartmentübergaben und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.

• Kaufmännische und administrative Aufgaben: Sie erstellen Mietverträge und Rechnungen, pflegen Buchungsdaten und übernehmen Zahlungsabwicklungen vor Ort sowie organisatorische Aufgaben, Dokumentation und Berichtswesen.

• Internationale Gästebetreuung: Sie betreuen unsere Gastwissenschaftler*innen, gegebenenfalls deren Familien sowie die gastgebenden Einrichtungen vor und während des Aufenthalts und stehen bei Fragen rund um die Gästehäuser zur Verfügung.