Mitarbeiter:in (m/w/d) zur Unterstützung der internen Vergabestelle

Mitarbeiter:in (m/w/d) zur Unterstützung der internen Vergabestelle

Die Stiftung Saarländischer Kulturbesitz ist eine der bedeutendsten Kulturinstitutionen des Saarlandes mit überregionaler und grenzüberschreitender Strahlkraft. Zu ihren Einrichtungen gehören das Saarlandmuseum (Moderne Galerie/Alte Sammlung/Museum in der Schlosskirche) und das Museum für Vor- und Frühgeschichte mit der Römischen Villa Nennig sowie das Deutsche Zeitungsmuseum in Wadgassen.

Zur Verstärkung unserer Vergabestelle sucht die Stiftung Saarländischer Kulturbesitz zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit (50%) eine:n engagierte:n und zuverlässige:n:

Mitarbeiter:in (m/w/d) zur Unterstützung der internen Vergabestelle

Als Schnittstelle zwischen den Bedarfsstellen und der Vergabestelle begleiten Sie Beschaffungsvorgänge organisatorisch und administrativ und sorgen für einen strukturierten Informations- und Unterlagenfluss.

Ihre Aufgaben:

• Entgegennahme von Beschaffungsanfragen und Prüfung der erforderlichen Angaben und Unterlagen auf Vollständigkeit
• Unterstützung der Bedarfsstellen bei der Zusammenstellung und Aufbereitung der für das Vergabeverfahren erforderlichen Unterlagen
• Koordination der Abstimmung zwischen Bedarfsstellen und Vergabestelle sowie Nachhalten fehlender Informationen und offener Punkte
• Mitwirkung bei der Vorbereitung von Leistungsbeschreibungen und Leistungsverzeichnissen
• organisatorische Vorbereitung der Beschaffungsvorgänge für die weitere Bearbeitung durch die Vergabestelle
• Überwachung und Nachhalten von Terminen, Fristen und erforderlichen Rückmeldungen
• administrative Begleitung laufender Vergabeverfahren und Mitwirkung bei der Zusammenstellung der Vergabedokumentation
• Pflege von Vorlagen, Formularen, Checklisten und internen Arbeitshilfen

Ihr Profil:

• abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich, z. B. als Verwaltungsfachangestellte:r, oder eine kaufmännische bzw. vergleichbare Qualifikation