Office Manager*in (m/w/d) in Teilzeit mit 30 Stunden/Woche

Stellenausschreibung Office Manager*in (m/w/d) in Teilzeit mit 30 Stunden/Woche

Teilzeit (30 Std./Woche) · befristet auf 2 Jahre · Berlin

Die Bundesgeschäftsstelle der Deutsch-Israelischen Gesellschaft e. V. (DIG) in Berlin sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Office Manager*in (m/w/d).

Ihre Aufgaben:

• Selbständige Organisation und Steuerung des laufenden Office-Managements der Bundesgeschäftsstelle einschließlich Festlegung geeigneter Bearbeitungswege
• Eigenständige Koordination interner Verwaltungsabläufe einschließlich Bewertung, Priorisierung, Abstimmung und Nachverfolgung offener Vorgänge
• Bearbeitung von Posteingang und -ausgang sowie Telefonmanagement
• Versand und Logistik von Materialien
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und internen Abstimmungen
• Erstellung, Verwaltung und Nachverfolgung von Protokollen, Beschlüssen und Vorgängen
• Pflege und Verwaltung der Dokumentenablage einschließlich eigenständiger Zuordnung und Strukturierung von Vorgängen
• Analyse der Verwaltungs-, Ablage- und Kommunikationsabläufe, Erarbeitung und Abwägung von Lösungsalternativen sowie eigenständige Gestaltung der Abläufe im übertragenen Verantwortungsbereich
• Koordination externer Dienstleister sowie allgemeiner Büro- und Beschaffungsvorgänge einschließlich Bedarfsermittlung sowie Einholung und vergleichender Bewertung von Angeboten
• Eigenständige Bearbeitung interner und externer Anfragen einschließlich abschließender Beantwortung sowie Sicherstellung des Informationsflusses innerhalb der Bundesgeschäftsstelle
• Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung
• Unterstützung bei der Buchhaltung und Mitgliederverwaltung

Ihr Profil:

• Abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation