Assistenz im Büro des Staatssekretärs für Europaangelegenheiten und Internationales (m/w/d)

Sitz des Ministerpräsidenten ist das geschichtsträchtige Landeshaus am Rheinufer.

Die Schwerpunkte Ihrer Arbeit ergeben sich aus den Tätigkeitsschwerpunkten der Landesregierung sowie aus tagesaktuellen politischen und gesellschaftlichen Entwicklungen. In einem spannenden und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld ergibt sich für Sie die Chance, an entscheidender Stelle zur positiven Entwicklung Nordrhein-Westfalens beizutragen.

An diesem Arbeitsplatz sind insbesondere folgende Aufgaben wahrzunehmen:

• Entgegennahme, Vermittlung und Erledigung von Telefonaten
• Bearbeitung und Weiterleitung des Postein- und Postausgangs, auch im Rahmen des Digitalen Dienstweges (E-Laufmappe)
• Terminmanagement
• Eigenverantwortliches Fertigen von diversem Schriftgut
• Durchführung von Recherchen sowie das Einholen von Auskünften und Informationen im Internet/Intranet zur Vorbereitung von Terminen und Gesprächen
• Besprechungsassistenz (Vor- und Nachbereitung von Terminen, Raumreservierung, Catering organisieren, Besucher empfangen, Vorbereitung von Video- und Telefonschaltkonferenzen)
• Zusammenstellung von digitalen und analogen Terminmappen
• Datenmanagement (u.a. Führen des Terminkalenders, Wiedervorlagen, Erstellung und Pflege der Kontaktdatenbank und der E-Mail-Verteiler)
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen (Buchung von In- und Auslandsflügen, Hotelreservierung, Dienstreiseanträge und Reisekostenabrechnung)
• Materialmanagement

Was bringen Sie mit?

Folgende fachliche Anforderungen müssen Sie erfüllen:

• Abgeschlossene bürobezogene Ausbildung (vorzugsweise Kaufleute für Bürokommunikation/Büromanagement, Justizfachangestellte bzw. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte, Verwaltungsfachangestellte) oder alternativ eine mindestens dreijährige einschlägige hauptberufliche Tätigkeit im Bereich der büroorganisierenden Verwaltung, insbesondere im Vorzimmerdienst oder als Assistenz der Geschäftsführung
• Gute Anwenderkenntnisse in MS Office 2021, insbesondere in Word, Excel, Outlook
• Sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung
• Professionelle Anwenderkenntnisse im Bereich der modernen Kommunikationstechnik (TelKo/ViKo)

Hinweis: Bewerbungen von Personen mit einem Bachelor-/Masterabschluss oder einer vergleichbaren Qualifikation, die diese für eine höhere Funktionsebene (vgl. Laufbahngruppe 2.1 oder 2.2.) qualifiziert, können für diese Stelle nicht berücksichtigt werden.

Von Vorteil sind:

• Hauptberufliche Tätigkeit im Bereich Sekretariatswesen/Vorzimmerdienst in einem Leitungsbüro
• Kenntnisse in der Anwendung der digitalen Akte und der E-Laufmappe
• Kenntnisse der Struktur und Arbeitsweise der Landesverwaltung

Daneben werden insbes. folgende übergreifende Kompetenzen erwartet:

• Ausgeprägte Auffassungsgabe und selbstständige Arbeitsweise
• Gute Kommunikationsfähigkeit
• Zuverlässigkeit und Arbeitsgenauigkeit
• Freundliches und verbindliches Auftreten
• Gute Organisationsfähigkeit
• Serviceorientierung und Teamfähigkeit, insbesondere in Koordination mit mehreren Kolleginnen und Kollegen
• Zeitliche Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung
• Offenheit für das Arbeiten mit digitalen Tools und das Kennenlernen neuer digitaler Arbeitsweisen

Was wir bieten:

• Einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz
• Flexible Arbeitszeiten
• Tarifvertragliche Vergütung (TV-L); auf diesem Arbeitsplatz Entgeltgruppe 9a TV-L
• Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge
• Sichere Arbeitsplätze in verlässlichem Rahmen mit Weiterentwicklungs- und diversen Fortbildungsmöglichkeiten
• Moderne technische Ausstattung
• Attraktives Umfeld der Dienststelle mit guter Anbindung an den ÖPNV
• Gutes Arbeitsklima mit attraktiven Gemeinschaftsangeboten

Wie können Sie sich bewerben?

Eine Vorauswahl erfolgt auf Grundlage der eingereichten Unterlagen.

Ihre aussagekräftige Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe des Stichwortes VZ Sts EI-2026 bis zum 20. November 2026 vorzugsweise per Mail an: Apply Now

bzw. auf dem Postweg an die: Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen Referat I 2 – Personalangelegenheiten 40190 Düsseldorf

Der Bewerbung sind mindestens beizufügen:

• Anschreiben
• Aktueller Lebenslauf
• Abschlusszeugnisse, durch die das Vorliegen der geforderten Ausbildung nachgewiesen wird
• Arbeitszeugnisse
• Eine Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte (wenn Sie im öffentlichen Dienst tätig sind oder waren)
• Ggf. ein Nachweis über eine Schwerbehinderung oder Gleichstellung i.S.d. § 2 SGB IX
• Datenschutzerklärung

Unvollständige Bewerbungen können nicht berücksichtigt werden.

Bei Bewerbungen per Mail geben Sie bitte das Stichwort „VZ Sts EI-2026“ sowie Ihren Vor- und Zunamen im Betreff an. Die Unterlagen sind in einem Dokument zusammenzufassen und ausschließlich im Pdf-Format zu übersenden.

Bei Übersendung auf dem Postweg: Bitte übersenden Sie keine Originale, sondern ausschließlich Kopien der o.a. Unterlagen, da wir diese nicht zurücksenden. Bitte verwenden Sie auch keine Bewerbungsmappen, sondern heften Ihre Unterlagen lediglich zusammen.