Assistenz (w/m/d) im Team des Verwaltungsdirektors

Standort: München - Funkhaus, München - Freimann

Unterstützen Sie die Verwaltungsdirektion des Bayerischen Rundfunks in einer vielseitigen und verantwortungsvollen Position. Gemeinsam mit einer weiteren Assistentin bilden Sie das Assistenzteam der Verwaltungsdirektion und sorgen im engen Austausch für reibungslose Abläufe. Sie koordinieren Termine, Sitzungen und Teilprojekte, bearbeiten fachliche Vorgänge eigenständig und bereiten Informationen klar und adressatengerecht auf. Im Austausch mit unterschiedlichen Bereichen innerhalb und außerhalb des BR sorgen Sie dafür, dass Abläufe gut organisiert, Fristen im Blick und relevante Unterlagen jederzeit verfügbar sind. So leisten Sie als Teil eines eingespielten Assistenzteams einen wichtigen Beitrag zu einer professionellen und verlässlichen Zusammenarbeit in der Verwaltungsdirektion.

Das erwartet Sie

Eigenständige Organisation des Sekretariats der Verwaltungsdirektion und Sicherstellung reibungsloser Kommunikations- und Arbeitsabläufe
Inhaltliche Zuarbeit für die Referentin, Übernahme fachlicher Aufgaben sowie Koordination von Teilprojekten
Selbstständige Bearbeitung und Priorisierung von Vorgängen einschließlich Hintergrundrecherchen und proaktiver Abstimmung mit internen und externen Stellen
Erstellung adressatengerechter Unterlagen, Schriftstücke, Standardbriefe und Mitteilungen für die Verwaltungsdirektion
Inhaltliche und organisatorische Vorbereitung von Geschäftsleitungs- und Gremiensitzungen im BR, in der ARD und in verbundenen Unternehmen, einschließlich Themenmanagement und Zusammenstellung der Sitzungsunterlagen
Zentrale Koordination von Terminen und Reisen sowie organisatorische Vorbereitung von Tagungen
Strukturierung und Pflege digitaler Ablagesysteme sowie serviceorientierte Betreuung von Gästen und Organisation administrativer Büroabläufe
Aktive Mitgestaltung und Umsetzung unterschiedlicher Projekte

Das bringen Sie mit

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
Sicherer Umgang mit den Anwendungen von Microsoft Office und SAP
Bereitschaft, sich in neue Programme und Technologien einzuarbeiten und KI-Anwendungen sinnvoll im Arbeitsalltag einzusetzen
Fähigkeit, sich schnell in komplexe Organisationsstrukturen und interne Abläufe einzuarbeiten
Erfahrung darin mehrere Aufgaben und Termine verlässlich zu priorisieren und strukturiert zu koordinieren
Sorgfältige, selbstständige Bearbeitung von Vorgängen und vertraulichen Unterlagen
Klare und adressatengerechte schriftliche Aufbereitung von Informationen
Verbindliche und serviceorientierte Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpersonen