Studentische*r Mitarbeiter*in in der Verwaltung und der Koordination der Betreuungsstudierenden am Internationalen Ferienkurs (w/m/d)

Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 32.200 Studierenden und 9.540 Mitarbeiter∗innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher∗innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.

Am internationalen Ferienkurs (Dezernat Internationale Beziehungen) ist ab sofort folgende Stelle (40 Std./Monat, auf 2 Jahre befristet) zu besetzen:

Studentische∗r Mitarbeiter∗in in der Verwaltung und der Koordination der Betreuungsstudierenden am Internationalen Ferienkurs (w/m/d)

Ihre Aufgaben:

• Erstellung und Anpassung von Einsatzplänen für das studentische Betreuer∗innenteam
• Abstimmung der Einsatzzeiten und Verfügbarkeiten der Betreuer∗innen und der Teamleitung
• Mitarbeit bei der Koordination der personellen Besetzung für die jeweiligen Einsätze
• Berücksichtigung kurzfristiger Änderungen und Anpassung der Einsatzplanung
• Weitergabe von Einsatzinformationen und organisatorischen Hinweisen an die beteiligten Personen
• Teilnahme an Teamsitzungen des IFK Teams und enge Zusammenarbeit mit der Zimmervermittlung und dem Ferienkursbüro sowie der akademischen Leitung
• Mitarbeit bei der Organisation von Fahrzeugen und Fahrdiensten für die Anreisetage
• Mitarbeit bei der Organisation vorbereitender Sitzung zur Einführung der Betreuungsstudierenden
• Organisation täglicher Koordinationstreffen mit den studentischen Betreuer∗innen
• Unterstützung der Sportreferentin bei der Planung des Sportfestes
• Unterstützung bei der Planung des Abschlussfestes in Absprache mit der akademischen Leitung/Teamleitung
• Betreuung und Mitarbeit bei der Organisation von curricular verankerten Exkursionen in enger Zusammenarbeit mit den Lehrkräften und der akademischen Leitung
• Vorbereitung der Materialien für die Veranstaltungen im Rahmenprogramm und den curricular verankerten Exkursionen

Ihr Profil:

• Gute Deutschkenntnisse, idealerweise auch gute englische Sprachkenntnisse
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office Paket (Word, Excel) sowie Erfahrung in der Pflege und Verwaltung von Daten und Listen
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie Erfahrung im Umgang mit externen Partner∗innen (z. B. Vermieter∗innen, Institutionen)
• Interkulturelle Kompetenz, Serviceorientierung und Freude an der Arbeit mit internationalen Studierenden
• Sehr große zeitliche Flexibilität und zuverlässige Verfügbarkeit im Sommersemester bis einschließlich August
• Ggf. historische Kenntnisse (durch Studium der Geschichtswissenschaft oder vergleichbar)
• Erste Erfahrungen in der Veranstaltungsorganisation und Schichtplanerstellung

Wir bieten:

• Abwechslungsreiche Tätigkeiten
• Ein interessantes, internationales Arbeitsumfeld und eine freundliche Arbeitsatmosphäre in einem motivierten und engagierten Team
• Attraktive Möglichkeiten der Weiterbildung zur Förderung der persönlichen und beruflichen Entwicklung durch das interne Bildungsprogramm der Universität Heidelberg
• Vielfältige sonstige universitäre Angebote (bezuschusstes Deutschlandticket, Hochschulsport etc.)

Die Vergütung erfolgt je nach Qualifikation in Entgeltgruppe 3 TV-L. Das monatliche Bruttoentgelt der Entgeltgruppe richtet sich nach Tarifvertrag (TV-L Entgeltordnung) und der danach maßgeblichen Stufenzuordnung. Die aktuellen Gehaltstabellen für das Land Baden-Württemberg finden Sie unter lbv.landbw.de/leistungen-und-services/gehaltstabellen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum 30.11.2026 an Frau Melanie Le Touze, Dezernat 7, Universität Heidelberg, Fischmarkt 2, 69117 Heidelberg oder in einer PDF-Datei per E-Mail an Apply Now senden. Wir bitten um Verständnis, dass postalisch eingegangene Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt werden.