Unterstützung im Bewerbermanagement zur Besetzung von Positionen im HQ sowie in unseren Länderbüros, Erstellung von Stellenausschreibungen im engen Austausch mit den Fachabteilungen, Veröffentlichung und Überwachung von Ausschreibungen auf der arche nova-Jobseite und externen Recruitingplattformen, Versenden von Eingangsbestätigungen sowie Absagen, Organisation von Bewerbungsgesprächen, Teilnahme an Bewerbungsgesprächen bei Abwesenheit HR-Leitung, Unterstützung im On/Offboarding-Prozess, Erstellung von Onboarding-Plänen inkl. Terminvereinbarungen, Planung und Durchführung des Offboarding-Prozesses, Pflege von Personalakten und -stammdaten, Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen und Arbeitszeugnissen, Unterstützung beim Abwesenheitszeitenmanagement, Unterstützung bei der monatlichen Gehaltsabrechnung, Unterstützung bei der Erstellung diverser HR-Auswertungen, Aktives Einbringung zur Besserung der HR-Prozesse, Unterstützung der HR-Leitung bei sonstigen administrativen Aufgaben

Unterstützung der Produktmanager*innen im Tagesgeschäft, Pflege und Aktualisierung produktbezogener Daten in Systemen (z. B. SAP/PLM), Mitwirkung bei Artikel-, Sortiments- und Trendanalysen (z. B. Renner-/Penner-Auswertungen, Auswertung von Werbeaktionen), Unterstützung bei der Vorbereitung von Warenübergaben, Hilfe bei der Vor- und Nachbereitung von Werbemaßnahmen (z. B. Prospekte, TV-Werbung, Schaufenster), Erstellung von Auswertungen und Übersichten rund um das Modesortiment

Effiziente Meeting-Organisation, Datenmanagement & Analyse, Projektunterstützung, Kosten- und Wissensmanagement, Entwicklung zum Projektsteuerer

Empfang und Betreuung von Gästen, Unterstützung der Assistenz der Geschäftsführung im Backoffice, Vertretung der Telefonzentrale, Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post, Bestellung von Büromaterial

Vor- und Nachbereitung von Sitzungen des Betriebsrats inklusive Termin- und Unterlagenmanagement, Eigenständige Organisation und Bearbeitung aller administrativen Aufgaben im Betriebsratsbüro sowie strukturierte Ablage, Interne und externe Kommunikation sowie Pflege der Kommunikationskanäle des Betriebsrats, Pflege und Bearbeitung sensibler und vertraulicher Betriebsratsdaten unter Einhaltung der geltenden Datenschutzvorgaben

Unterstützung unserer Rechtsanwälte in der Organisation der Kanzlei und der elektronischen Aktenführung, Übernahme von Telefonaten, Schreibarbeiten nach Vorlage, Anlage von Fristen sowie Fristenkontrolle, Bearbeitung des elektronischen Postein- und -ausgangs, Vorbereitung von Abrechnungen nach Zeitaufwand und RVG

Professioneller Empfang sowie Betreuung von nationalen und internationalen Besuchern, Kunden und Lieferanten, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten sowie Bearbeitung des E-Mail- und Postverkehrs, Organisation und Koordination von Terminen und Besprechungen in Abstimmung mit den Fachabteilungen, Unterstützung der Projektleiter bei administrativen und organisatorischen Projektaufgaben, Unterstützung der Abteilungsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, einschließlich Reisebuchungen und Korrespondenz, Durchführung allgemeiner Bürotätigkeiten wie Dokumentenablage, Datenpflege sowie Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen und Meetings (Raumorganisation, Unterlagen, technische Ausstattung, Bewirtung), Mitarbeit bei bereichsübergreifenden Projekten oder Sonderaufgaben

Organisation und Koordination von Onboarding-Veranstaltungen, Weiterentwicklung der zentralen Learning-Plattform (Inhaltspflege, technische Weiterentwicklung), Mitarbeit bei der Konzeption, Organisation und Evaluation von Trainings und dem Senacor Leadership Programm, Analyse und Aufbereitung der Ergebnisse von Mitarbeiterzufriedenheitsbefragungen, Unterstützung im HR-Alltag und in Projekten

Erster Ansprechpartner zwischen Presseanruf, Promiauftritt und Prozessakten, Persönliche Assistenz zur Organisation und Führung des Anwaltssekretariats, Korrespondenz mit Mandanten, Gerichten und Beteiligten, inklusive Diktat (DigtaSoft), Aktenführung mit DATEV, inklusive Vorlagen, beA – Nutzung, Abrechnung nach RVG und Honorarvereinbarung, Kostenfestsetzung

Beurteilung und Bearbeitung von Originaltiteln von DK UK, von Lizenzpartnern wie auch von Manuskript- oder Illustrationseinsendungen, Betreuung von Buchprojekten, inkl. Kalkulation und Abstimmung mit Herstellung, Coverbriefing, Erstellen von Vorschautexten, Vergabe von Übersetzung, Lektorat und Korrektorat, Unterstützung in der Programmgestaltung, Kreative Mitarbeit bei der Ideen-, Konzept- und Produktentwicklung, Vorbereitung von Programm-, Vertriebs- und Marketingtagungen, Pflege der Titel mittels verlagsinterner Systeme, Trend-, Markt- und Konkurrenzanalyse

Verantwortung für organisatorische, administrative Aufgaben im Bereich des Office Managements und Unterstützung der Geschäftsleitung im Daily Business, Koordination von Firmenevents, Besprechungen, externen Dienstleistungen und Empfang externer Gäste, Verwaltung der Post und Kurierdienste sowie Bestellung von Büromaterial, Getränken etc., Unterstützung des HR-Teams in der administrativen Abwicklung des On-/Offboardings von Mitarbeitenden (Schlüssel, Arbeitsplatzgestaltung etc.), Sicherstellung eines sicheren Arbeitsplatzes zum Wohlfühlen im Büro, Unterstützung bei der Bearbeitung von Vergabeverfahren

Assistenz bei der Erstellung der täglichen Presseschau der Verbände (Arbeitsbeginn: 06:00 Uhr), Assistenz bei der Erstellung verbandsinterner Informationstools, Monitoring und Erfassung von Pressebelegen, Pressebeobachtung und Rechercheaufgaben, Allgemeine Teamassistenz und Sekretariatsaufgaben

Allgemeine Teamassistenz- und Sekretariatsaufgaben, insbesondere Erstellung und Abwicklung von externer und interner Korrespondenz, Telefondienst, Adressdatenpflege, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Dienstreisen, Meetings, Organisation und Koordination von Veranstaltungen mit Gästebetreuung, Erstellen, Führen und Kontrollieren von Präsentationen, Statistiken, Auswertungen und Dokumentationen, Korrekturlesen von Publikationen, Pflege von Internetseiten

Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung in diversen Themenkomplexen, Unterstützung bei und Erledigung von administrativen Angelegenheiten bspw. in gesellschaftsrechtlichen Themen, Unterstützung, Mitgestaltung und Weiterentwicklung des Personalmanagements gemeinsam mit HR, Eigenständige Erledigung vielfältiger Organisations- und Koordinationsaufgaben, Organisation & Vorbereitung von Sitzungen sowie weiteren Veranstaltungen, Protokollführung in Sitzungen bspw. des Aufsichtsrats

Organisation des Büroalltags des Center Managements im KÖ Galerie Düsseldorf (KÖGD), Bearbeitung der schriftlichen und telefonischen Kommunikation, Zentrale Kommunikationsschnittstelle zu Dienstleistern, dem TÜV sowie Wartungsfirmen, Bearbeitung von Rechnungen, Einholung von Angeboten im Bereich Facility Management, Unterstützung des Technical Managers bei der Beauftragung von Dienstleistern

Persönliche Assistenz für zwei Vertriebskolleginnen, Administrative und organisatorische Begleitung des Vermarktungsprozesses, Aufbereitung von Objektunterlagen einschließlich Recherche, Vielseitige Sekretariatsaufgaben, Bildbearbeitung (Photoshop)

Erledigung administrativer Aufgaben im Tagesgeschäft, einschließlich Rechnungserstellung, Auftragsmanagement und Datenpflege, Betreuung und Unterstützung des gesamten Teams bei Reisebuchungen und Onboarding neuer Mitarbeiter, Terminplanung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Unterstützung bei der Erstellung und Überarbeitung von Dokumenten

Erstellung von Berichten für das Management, Aufschlüsselung komplexer Daten und Erstellung von Analysen zu KPIs, Professionalisierung der Prozess-Dokumentation, Pflege des Intranets, Aktive Rolle im jährlichen Planungsprozess, Leitung von kleineren Projekten

Verantwortung für alle anfallenden Aufgaben, wie z. B. Telefonzentrale, Postbearbeitung, Mittagessenbestellung sowie allgemeine Anfragen per Telefon, E-Mail und persönlich, Erster Anlaufpunkt für alle Kolleg:innen, Empfang und die Bewirtung der Gäste, Verantwortung für kleinere eigene Projekte, wie z. B. die Organisation von Jubiläumsessen, Geburtstagspräsenten etc., Unterstützung anderer Bereiche in der Veranstaltungsorganisation, mit Korrekturlesen oder unterschiedlichen Zuarbeiten

Betreuung des Front Desks und erste Anlaufstelle für Besucher und Lieferanten, Telefonische Annahme und Weiterleitung von Anrufen, Bearbeitung und Weiterleitung von eingehenden E-Mails, Durchführung von Bestellungen für die Restaurants sowie für den Bürobedarf, Organisation und Verwaltung von Büromaterialien, Allgemeines Officemanagement und administrative Unterstützung des Teams, Pflege von internen Listen und Dokumenten, Organisation und Buchung von Hotels und Flügen, Unterstützung bei allgemeinen Bürotätigkeiten nach Bedarf, Sicherstellung eines ordentlichen und gut organisierten Empfangsbereichs, Pflege, Bearbeitung und Einreichung von Belegen der Geschäftsführung (z. B. privat ausgelegte Ausgaben) über das System Skovic, Rechnungsmanagement über Billbox: Prüfung, Zuordnung und Freigabe von Rechnungen