Gestalten interne Abläufe mit - vom Organigramm bis zur Besprechungsorganisation, Behalten den Überblick über Geräte, Materialien und Ausstattungen - von der Beschaffung bis zur Rechnung, Sorgen für klare Strukturen in Form von Plänen, Protokollen und Übersichten, Sind erste Ansprechpartnerin/erster Ansprechpartner für alle interne Organisationsthemen und Verwaltungsprozesse, Unterstützen die Zeiterfassung - insbesondere als Vertretung bei Abwesenheiten, Kümmern sich um den reibungslosen Betrieb des Hauses - von Ver- und Entsorgung, Organisation der Unterhaltsreinigung, Grundreinigung bis Fuhrpark, Bereiten Ausschreibungen für Dienstleistungen (z. B. Reinigung) vor und begleiten Dienstleister professionell, Stimmen interne Servicebereiche aufeinander ab (Servicedienst, Vermittlung, Registratur) und behalten den Überblick, Managen Fremdfirmen und sorgen für eine funktionierende Infrastruktur, Sind die Schnittstelle zwischen Hausverwaltung, Technik und Dienstleistern, Koordinieren technische Aufgaben im Gebäudemanagement, einschließlich Reparaturanfragen, Zusammenarbeit und Abstimmung mit der Informations- und Nachrichtentechnik (IT und NT) sowie Unterhaltung der Accesspoints für das offene WLAN Netzwerk (Bearbeiten der Rechnungen, Gewährleistung der Betriebsbereitschaft etc.), Kümmern sich um die Bereitstellung von Informationsmaterial wie z. B. Flyer, Arbeiten bei Abfragen in Bezug auf Öffentlichkeitsarbeit in der WSV und packen auch bei der Organisation von Veranstaltungen, Messen etc. mit an, Erteilen allgemeine Auskünfte sowie Fragen rund um das Corporate Design
