Über uns

Das Büro der Präsidentin ist die zentrale Koordinationsstelle der Hochschulleitung. Hier laufen Termine, Informationen und Prozesse zusammen. Für diese verantwortungsvolle Aufgabe suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die mit Organisationstalent, Diskretion, Weitblick und Serviceorientierung den Arbeitsalltag der Präsidentin aktiv unterstützt und auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick behält. Es erwartet Sie eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit engem Einblick in die Arbeit der Hochschulleitung. Dabei stehen Sie im Austausch mit Menschen aus Wissenschaft, Verwaltung, Politik und Gesellschaft – in einem abwechslungsreichen Umfeld an einer der führenden technischen Universitäten Deutschlands.

Ihre Aufgaben

Eigenständige Führung des Büros der Präsidentin (insbesondere Terminplanung und Termin‐ koordination sowie Abwägung der Prioritäten, Bearbeitung von Posteingängen, Erledigung von Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Betreuung von nationalen und internationalen Gästen, organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen, Planung und Organisation von Dienstreisen)
Betreuung der Mandate der Präsidentin in Abstimmung mit den beteiligten Stabsstellen der TU Berlin (wie Mandate in LKRP, HRK, Beiräten und Kuratorien o.ä., insbesondere Überwachung der Termine sowie Prüfung und Vorbereitung der Sitzungsunterlagen)
Organisation interner Routine-Termine (insbesondere selbständige Planung, Organisation, und Durchführung von kleineren Veranstaltungen der Präsidentin; Vor- und Nachbereitung inkl. Erstellung von Sitzungsunterlagen und Protokollierung für interne Regeltermine)
Verwaltung von Haushaltsmitteln (Rechnungsbearbeitung, Beschaffungen, Finanzplanung und Betreuung der Präsidentin zugeordneter Mittel)
Personalangelegenheiten des Präsidialbereichs (Vorbereitung von Ausschreibungs- und Einstellungsunterlagen, Bearbeitung von Krankmeldungen und Urlaubsverwaltung)
Vertretung des Vorzimmers der Präsidialamtsleitung im Abwesenheitsfall mit den dort anfallenden Aufgaben

Ihr Profil

Sie haben einen ersten berufsqualifizierenden Studienabschluss (Bachelorniveau) erworben. Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung in einer Vorzimmer- oder Assistenzposition mit, idealerweise haben Sie diese an einer Wissenschaftseinrichtung erworben.

Für die Position zwingend erforderlich sind gründliche Kenntnisse über Verwaltungsabläufe. Erforderlich ist ferner ein versierter Umgang mit den gängigen Office-Produkten und Video‐ konferenz-Tools sowie sehr gute Sprachkompetenz in deutscher sowie englischer Sprache. Besonders wichtig ist die Wahrung von Vertraulichkeit und Diskretion. Von Vorteil sind die Fähigkeiten, im Rahmen vorgegebener Arbeitspakete eigenständig zu arbeiten, eine ausgeprägte Serviceorientierung, einschlägige Kenntnisse des Haushaltsrechts, des Reisekostenrechts und des Personalrechts sowie Stressresistenz auch in Phasen höherer Belastung zum Beispiel während Vertretungssituationen sowie ein jederzeit freundliches Auftreten gepaart mit einem sehr guten schriftlichen und mündlichen Ausdrucksstil.

Wir bieten

Vergütung nach dem Tarifvertrag der Berliner Hochschulen (TV-L Berliner Hochschulen)
30 Tage tariflicher Erholungsurlaub pro Jahr
Flexible Gestaltung der Arbeitszeiten
Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (bis zu 40 % nach Absprache mit der Führungskraft)
Umfangreiche Sport- und Gesundheitsangebote im Rahmen des Hochschulsports
Vielfältige Möglichkeiten zur beruflichen Weiterbildung
Mitarbeit in einem freundlichen und kollegialen Team

Fakten

Veröffentlicht: 06.08.2026 Anzahl Angestellte: ca. 7000 Kategorie: Mitarbeiter*in Standort: Deutschland, Berlin, Charlottenburg Aufgabengebiet: Administration & Verwaltung Beginn frühestens: frühestmöglich Dauer: unbefristet Umfang: 100 % Arbeitszeit; Teilzeitbeschäftigung ist ggf. möglich Vergütung: Entgeltgruppe 9b TV-L Berliner Hochschulen Homepage: http://www.tu-berlin.de

Anforderungen: Abschluss: Bachelor oder FH-Diplom

Kontakt: Kennziffer: ZUV-306/26 Kontakt-Person: Frau Gliem Kontakt-Telefon: 030 314 22220

Bewerben: Bewerbungsfrist: 28.08.2026 Kennziffer: ZUV-306/26 per E-Mail: bewerbungen@bereich-p.tu-berlin.de