Verwaltungsbeschäftigte (m/w/d) für die Gremiengeschäftsstelle und das Präsidialbüro

Die Universität Ulm mit ca. 10.000 Studierenden bietet abwechslungsreiche berufliche Aufgaben in einem hochinnovativen Forschungs-, Lehr- und Arbeitsumfeld sowie vielfältige Möglichkeiten, Beruf und Familie zu vereinbaren.

Für die Gremiengeschäftsstelle und das Präsidialbüro suchen wir zwei

Verwaltungsbeschäftigte (m/w/d)

> Umfang: Vollzeit
> Befristung: ein Jahr
> Vergütung: TV-L EG 6
> Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung der Sitzungen der universitären Gremien, insbesondere Zusammenstellung sowie elektronischer Versand der Sitzungsunterlagen und Protokollauszüge

• Unterstützung der Referent*innen der Vizepräsident*innen bei administrativen Aufgaben, Geschäftsprozessen und bei der Umsetzung von Maßnahmen

• Organisation von Veranstaltungen

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben, insbesondere Koordinierung von Terminen

• Medientechnische Unterstützung bei Videokonferenzen, Sitzungen und Veranstaltungen

• Deutsch- und teilweise englischsprachige Korrespondenz

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich (z. B. Kauffrau*mann für Büromanagement, Fachangestellte*r für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte*r) oder eine vergleichbare Qualifikation

• Erfahrung in Verwaltungsprozessen

• Routinierter Umgang mit MS Office und Erfahrung mit gängigen Anwendungsprogrammen, insbesondere Zoom, CloudStore, TYPO3 oder Bereitschaft, sich entsprechend einzuarbeiten

• Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeit

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift