Assistenz der Direktion (m/w/d)

Leibniz-Institut für Deutsche Sprache (IDS), Mannheim

Das 1964 gegründete Leibniz-Institut für Deutsche Sprache (IDS) in Mannheim ist eine Stiftung des bürgerlichen Rechts und das international führende wissenschaftliche Zentrum der Dokumentation und Erforschung der deutschen Sprache und ihrer Verwendung in Gegenwart und neuerer Geschichte. Das IDS hat einen jährlichen Etat von rund 13,6 Mio. Euro und beschäftigt derzeit 220 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Es gehört zusammen mit 96 anderen außeruniversitären Forschungs- und Infrastruktureinrichtungen zur Leibniz-Gemeinschaft.

Zur Unterstützung des wissenschaftlichen Direktors und der administrativen Direktorin ist an unserem Institut zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit (wöchentliche Arbeitszeit von derzeit 39,5 Stunden) oder Teilzeit (mindestens 80%) folgende Stelle zu besetzen:

Assistenz der Direktion (m/w/d) (Kennziffer 08/2026)

Das Arbeitsverhältnis ist zunächst für zwei Jahre befristet. Eine dauerhafte Zusammenarbeit wird angestrebt. Die Vergütung erfolgt je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen und der übertragenen Aufgaben bis in die Entgeltgruppe 9a TV-L.

Als Assistenz des Vorstands übernehmen Sie eine zentrale Schnittstellenfunktion und unterstützen den Vorstand eigenverantwortlich bei organisatorischen, koordinierenden und projektbezogenen Aufgaben.

Welche Aufgaben erwarten Sie?

Sie unterstützen die Direktion vorausschauend im operativen Tagesgeschäft und führen die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache;
Sie koordinieren und betreuen interne und externe Gremien in administrativer und organisatorischer Hinsicht und unterstützen den Vorstand bei der inhaltlichen Vorbereitung der Sitzungen;
Sie planen, koordinieren und organisieren ganzheitlich Veranstaltungen und Workshops und sind aufgrund Ihrer Expertise erste/r Ansprechpartner/-in für unsere Mitarbeitenden bei Fragestellungen zum Veranstaltungsmanagement;
Sie entwickeln Konzepte, Standards und Leitfäden und bringen diese in die Umsetzung;
Sie planen und buchen Dienstreisen und bearbeiten die entsprechenden Dienstreiseabrechnungen nach dem Landesreisekostengesetz;