Assistenz der Verbandsleitung mit Schwerpunkt Organisation

Stellenausschreibung

Kolping Deutschland, ein generationsübergreifender, katholischer Sozialverband mit bundesweit rund 200.000 Mitgliedern in rund 2.000 Kolpingsfamilien vor Ort, sucht mit Anstellung bei der Kolping Verlag gGmbH zum 01. Januar 2027 eine

Assistenz (m/w/d) der Verbandsleitung mit Schwerpunkt Organisation

in Teil- oder Vollzeit (32-40 Stunden/Woche), befristet bis zum 22.02.2028 im Rahmen einer Elternzeitvertretung (Verlängerung möglich)

Ihre Aufgaben:

• Sie übernehmen mit Freude und Sachverstand Assistenztätigkeiten für die Bundessekretärin und den Bundespräses und arbeiten eng mit ihnen zusammen.
• Sie arbeiten mit ehrenamtlichen Leitungskräften und hauptberuflichen Mitarbeitenden zusammen und kümmern sich um die Organisation von Terminen.
• Sie koordinieren Organ- und Gremiensitzungen sowie Veranstaltungen.
• Sie entlasten die Verbandsleitung durch Zuarbeit, u. a. durch Vorbereitung von Brief- und Textentwürfen und übernehmen deren Terminkoordination.
• Sie arbeiten kollegial und aufgabenbezogen mit allen Arbeitsbereichen im Bundessekretariat zusammen.
• Sie optimieren bestehende und implementieren neue betriebliche Abläufe und Verfahren.
• Sie sind in der internen und externen Kommunikation gerne erste Ansprechperson.

Ihr Profil:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (z.B. Kauffrau*mann für Büromanagement) oder haben eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie sind teamfähig, bringen ein klares Rollenverständnis mit und sind ein reflektierter und loyaler Mensch.
• Sie verfügen über einen sicheren Umgang mit moderner Bürokommunikation und sehr gute Kenntnisse von MS365.
• Sie verfügen über eine vorausschauende, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise, eine schnelle Auffassungsgabe, können Prioritäten setzen und entsprechend handeln.