Assistenz des Vorstands und Office Manager:in (m/w/d)

Assistenz des Vorstands und Office Manager:in (m/w/d)

Jena

Teilzeit

Festanstellung

Worum es geht

Damit unsere Arbeit für Kinder, Jugendliche und Familien gelingt, braucht es eine verlässliche Organisation im Hintergrund. Zur Unterstützung unseres Vorstands und unserer Verwaltung suchen wir dich als Assistenz des Vorstands und Office Manager:in (m/w/d).

Quereinsteiger:innen sind herzlich willkommen! Du benötigst weder eine Ausbildung in der Buchhaltung noch Erfahrung als Vorstandsassistenz. Wichtiger sind uns Organisationstalent, Zuverlässigkeit, Diskretion, eine strukturierte Arbeitsweise und Freude am Umgang mit Zahlen. In die vorbereitende Buchhaltung arbeiten wir dich Schritt für Schritt ein – mit klaren Abläufen und Unterstützung durch unser Finanzteam.

Aufgaben

• Büroorganisation: Du bearbeitest das zentrale Mail-Postfach, übernimmst Telefon, Gästeempfang und Schriftverkehr und sorgst für übersichtliche Ablagen.
• Vorstandsassistenz: Du koordinierst Termine, bereitest Besprechungen und Unterlagen vor, erstellst Protokolle und behältst vereinbarte Aufgaben und Fristen im Blick.
• Interne Organisation: Du unterstützt bei der Vorbereitung und Durchführung von Schulungen und kleineren Veranstaltungen.
• Vorbereitende Buchhaltung: Du erstellst Ausgangsrechnungen, prüfst Eingangsrechnungen und Kassenbelege auf Vollständigkeit, holst Freigaben ein und buchst Belege nach festgelegten Vorgaben.

Wir suchen

• Du hast bereits organisatorische oder administrative Aufgaben übernommen – dein beruflicher Hintergrund darf dabei ganz unterschiedlich sein.
• Du organisierst deinen Arbeitsalltag selbstständig, setzt Prioritäten und behältst Termine und offene Aufgaben im Blick.
• Du arbeitest sorgfältig und umsichtig, hältst Absprachen zuverlässig ein und fragst bei Unklarheiten rechtzeitig nach.
• Du behandelst vertrauliche Informationen diskret und bleibst auch bei mehreren gleichzeitigen Anfragen freundlich und verbindlich.
• Du arbeitest gern digital mit Zahlen und nutzt Outlook, Word und Excel sicher für alltägliche Büroaufgaben.