Assistenz für den Bereich Internationale Programme

medica mondiale ist eine feministische Frauenrechtsorganisation. Seit über 30 Jahren setzen wir uns gegen sexualisierte Kriegsgewalt ein und gegen Machtverhältnisse, die Frauen unterdrücken. Gemeinsam mit Partnerorganisationen in Afghanistan, Bosnien und Herzegowina, Liberia, der Demokratischen Republik Kongo und anderen Ländern unterstützen wir Überlebende sexualisierter Gewalt, stellen uns gegen diskriminierende Machtverhältnisse und stärken Frauenrechtsaktivist:innen.

Assistenz für den Bereich Internationale Programme

Für unsere Organisation suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Person als Assistenz für den Bereich Internationale Programme. Jetzt bewerben!

Deine Hauptaufgabe ist die umfassende Kalender-und Terminkoordination, -vorbereitung und administrative Unterstützung für die beiden Bereichsleitungen. Im operativen Tagesgeschäft behältst du dabei in stürmischen Zeiten den Überblick. Du nimmst organisatorische Themen eigenständig in die Hand und wickelst sie effizient ab.

Weitere Aufgaben sind:

• Die Organisation von Besprechungen und Bereichsklausuren inklusive Protokollführung (Englisch/Deutsch), Koordination von/mit externen Dolmetscher:innen (Englisch/Französisch oder Deutsch/Französisch) und anderen Dienstleister:innen, sowie die Nachbereitung von Klausuren
• Die Vorbereitung und Koordination von Berater:innen-und Übersetzungsaufträgen
• Die Unterstützung der Bereichsleitungen bei der Reiseplanung (Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Projekt- und Konferenzbesuchen inkl. Visabeantragung und Reisekostenabrechnungen)
• Zentrale Anlaufstelle sein für die Mitarbeiter:innen des Teams

Du bringst mit:

• Mindestens eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder ähnliche Qualifikation
• Berufserfahrung in vergleichbarer Funktion wünschenswert
• Sehr gute Deutsch-und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Kenntnisse in weiteren Sprachen, vor allem Französisch sind von Vorteil
• Sehr guter Umgang mit Office 365 und Videokonferenz-Tools wie Zoom; ein Plus sind Kenntnisse in der Anwendung von Miro, Canva und co.