Assistenzkraft Referat des Ersten Bürgermeisters (m/w/d)
Wir suchen Sie für das Referat Allgemeine Verwaltung, Kultur und Recht der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist in Voll- oder Teilzeit (mind. 80 %) und befristet bis zum 15.03.2030 mit Option zur unbefristeten Übernahme zu besetzen.
Als Assistenzkraft im Vorzimmer arbeiten Sie in einem kleinen Team an der Schnittstelle zwischen der Bürgerschaft, dem Gemeinderat mit seinen Fachausschüssen, den Referaten sowie Fachämtern. Sie unterstützen den Ersten Bürgermeister und den Persönlichen Referenten bei der Steuerung des Referats.
- Sie bearbeiten die ein- und ausgehende Post und beantworten bzw. vermitteln interne und externe telefonische Anfragen weiter
- Die Vor- und Nachbearbeitung von gemeinderätlichen Sitzungen gehört ebenfalls zu Ihren Aufgaben
- Sie überwachen die Bearbeitung der gemeinderätlichen Anträge und Anfragen sowie von Vorlagen
- Dank Ihnen wird die Erstassistentin bei Urlaub oder Krankheit vertreten, hierzu gehören die Terminplanung und Kalenderführung für den Bürgermeister sowie die Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
- Zu Ihren Aufgaben gehören ebenfalls die Erledigung der Korrespondenz und die Beantwortung von zahlreichen Telefonaten sowie der Empfang von Gästen
- Sie kümmern sich um die Dienstreiseabwicklung und unterstützen bei Sonderprojekten innerhalb des Referats
Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten. Die genaue Abgrenzung des Aufgabenbereichs erfolgt in Absprache mit dem Team des Referats.
Eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Berufsausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich
Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-/Sekretariatsbereich oder im öffentlichen Dienst ist von Vorteil
Fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit dem PC, dem Internet und den üblichen MS-Office-Programmen
Sicheres und freundliches Auftreten sowie gute Umgangsformen, Organisationsgeschick und gute kommunikative Fähigkeiten
Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Strukturiertheit sowie Diskretion und Loyalität
Souveränität im Umgang mit Arbeitsspitzen und Flexibilität hinsichtlich verschiedener Aufgabenstellungen sowie entsprechende Lernbereitschaft
Weil Sicherheit und Wertschätzung zählen: betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung, Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte – 70 € brutto pro Monat in Vollzeit, attraktive Personalwohnungen im Stadtgebiet Stuttgart
Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, teilweise mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten, Gesundheitsmanagement und Sportangebote
Gemeinsam wachsen: persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
Umweltfreundlich unterwegs: ein Zuschuss zum Deutschlandticket, das Fahrradleasing-Angebot "StuttRad"
Kleine Extras, die Großes bewirken: vergünstigtes Mittagessen, Rabatte und Angebote über Corporate Benefits
Wir bieten Ihnen eine Stelle der Entgeltgruppe 8 TVöD (3.486,40 – 4.230,97 €) mit Gewährung einer Zulage (172,21 – 749,00 €).
Alle Beträge sind monatliche Bruttowerte bei Vollzeitbeschäftigung.
Weitere Informationen zur Vergütung finden Sie hier_._
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