Direktionssekretariat Stadtarchiv/Sachbearbeitung (m/w/d)

Kulturbetrieb der Stadt Aachen

Im Stadtarchiv des Kulturbetriebes der Stadt Aachen ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle Direktionssekretariat Stadtarchiv/Sachbearbeitung (m/w/d) mit einem Stundenumfang von 39 Wochenstunden zunächst befristet für die Dauer von 6 Monaten zur Krankheitsvertretung zu besetzen, eine langfristige Beschäftigung wird angestrebt.

Das Stadtarchiv Aachen erfüllt als Teil des Kulturbetriebs seine gesetzliche Aufgabe für Verwaltung und Öffentlichkeit. Es versteht sich als Gedächtnis der Stadt und ist ein Kompetenzzentrum für Stadtgeschichte. Als Querschnittsdienststelle der Stadtverwaltung sichert und erhält es analoges und digitales Archivgut amtlicher und privater Provenienz als Teil des kulturellen Erbes. Bei der Digitalisierung der Stadtverwaltung ist es aktiver Partner und sichert hierbei die historische Überlieferung von morgen. Als Archiv der Bürgerinnen verwahrt es authentische historische Quellen als Zeugnisse der Geschichte, sichert die Rechte der Stadt und ihrer Einwohnerinnen und gewährleistet eine transparente Verwaltung. Das Stadtarchiv Aachen beteiligt sich an der stadt- und regionalhistorischen Forschung sowie als außerschulischer Lernort an der historischen Bildungsarbeit. Es hat seinen Sitz in der Nadelfabrik am Reichsweg.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

Allgemeine Sekretariatstätigkeiten für die Direktion des Stadtarchivs, insbesondere Vorbereitung von Personalvorlagen, Ablage der Korrespondenz u.a. Verwaltungsakten (analog/digital), Terminplanung, Reisemanagement des wissenschaftlichen Personals, Koordinierung des Veranstaltungskalenders, Vorbereitung und Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen der Archivdirektion
Ausstellungs-, projekt- und veranstaltungsbezogene Mitarbeit (Finanzmanagement von Förderprojekten, Budgetplanungen, Koordination und Vorbereitung von Auftragsvergaben inkl. Erstellung der Leistungsverzeichnisse) sowie Fertigung der entsprechenden Vorlagen für die zuständigen Gremien, Koordination und Vorbereitung von Ausschreibungen, Assistenz bei Dritt- und Fördermitteleinwerbung
Sachbearbeitung des Wirtschaftsplans (vor- und nachbereitende Tätigkeiten zur Koordination und Erstellung der Wirtschaftsplandaten, u. a. Abfrage der Bedarfsmeldungen, Mittelplanung in Zusammenarbeit mit der Archivdirektion, Verwaltung der Sachkonten, Monitoring der Budgets, Rechnungsabwicklung, Kontrolle der Lieferungen und Leistungen, Mittelverlagerung)