Die Universität Stuttgart steht für exzellente, weltweit anerkannte Forschung und erstklassige Lehre in einer der dynamischsten Industrieregionen Europas. Mit etwa 19.000 Studierenden und rund 5.800 Beschäftigten sind wir eine verlässliche Partnerin für Wissens- und Technologietransfer – und eine der größten Arbeitgeberinnen der Landeshauptstadt mit einem Gesamthaushalt von über 660 Mio. Euro im Jahr.
Die Universität Stuttgart wirkt im hochschulübergreifenden Projekt bwReise an der Weiterentwicklung und Digitalisierung der Dienstreiseprozesse mit. Zu den anstehenden Aufgaben gehören insbesondere die Einführung der neuen Benutzeroberfläche RKA- HISinOne und von HIS-RKA 2.0 an der Universität Stuttgart.
Das Dezernat Finanzen der Universität Stuttgart steht für eine moderne und dienstleistungsorientierte Verwaltung.
Für unsere Abteilung Finanzbuchhaltung, Universitätskasse und Reisekosten suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Projektassistenz Digitales Reisemanagement (m/w/d).
Sie unterstützen die Projektleitung, die Fachexpertin und das Team Reisekosten im Rahmen des Projekts bwReise bei der Einführung des digitalen Reisemanagements an der Universität Stuttgart. Dabei behalten Sie Aufgaben und Termine zuverlässig im Blick, unterstützen die fachliche Einführung und begleiten die Erprobung sowie Optimierung neuer Systemfunktionen im Alltag.
Unterstützung der Projektleitung, der Fachexpertin und des Teams Reisekosten im laufenden Projektgeschäft sowie bei der Vorbereitung und Umsetzung der nächsten Projektschritte
Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und hochschulübergreifenden Treffen einschließlich Protokollführung und Nachverfolgung vereinbarter Aufgaben
Mitarbeit bei der Abstimmung mit den beteiligten Hochschulen, dem Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg und weiteren Projektpartnern
Aufnahme, Strukturierung und Dokumentation fachlicher Anforderungen sowie Mitarbeit an der Pflege und Weiterentwicklung des Anforderungskatalogs
Unterstützung bei der Einführung der neuen Benutzeroberfläche RKA- HISinOne und von HIS-RKA 2.0 an der Universität Stuttgart
Mitarbeit bei der Planung und Koordination von Tests sowie Durchführung und Weiterentwicklung von Testfällen in enger Abstimmung mit der Projektleitung und der Fachexpertin
Systematische Dokumentation von Testergebnissen und Fehlern sowie Begleitung der Fehlerbehebung im Austausch mit der Entwicklung
Unterstützung bei der Abstimmung einheitlicher Testverfahren und beim hochschulübergreifenden Erfahrungsaustausch
Bearbeitung von Anfragen im Ticketsystem, Pflege des Chatbots sowie Unterstützung bei der Verwaltung von Rollen und Berechtigungen
Erstellung und Aktualisierung von Handbüchern, Schulungsunterlagen und visuellen Arbeitshilfen, beispielsweise Schulungsvideos
Vorbereitung und Durchführung von Schulungen in Abstimmung mit der Fachexpertin sowie Unterstützung des Teams bei der Einführung neuer Anwendungen
Verständliche und adressatengerechte Aufbereitung von Informationen und Sachverhalten für die verschiedenen Projektbeteiligten
Abgeschlossenes einschlägiges Hochschulstudium oder eine vergleichbare Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung
Interesse an der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen und Freude daran, sich in neue Anwendungen und fachliche Fragestellungen einzuarbeiten
Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
Idealerweise Erfahrung mit digitalen Werkzeugen für Zusammenarbeit und Projektorganisation, beispielsweise Confluence, Microsoft Teams oder Webex
Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise sowie Flexibilität und Freude an organisatorischen und koordinierenden Aufgaben
Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte verständlich und nachvollziehbar aufzubereiten
Freundliches und professionelles Auftreten sowie Service- und Dienstleistungsorientierung
Idealerweise Erfahrung in der Projektunterstützung, im Testen von Software oder im Hochschul- beziehungsweise Verwaltungsumfeld
Kenntnisse im Bereich Dienstreisen und Reisekosten sowie im Landesreisekostengesetz Baden-Württemberg sind von Vorteil
Ein befristetes Arbeitsverhältnis für 2 Jahre im öffentlichen Dienst
Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder bis EG 10 TV-L
Betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsförderung
Ein familienfreundliches Umfeld
Einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz in Stuttgart Stadtmitte, gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln
Einen Zuschuss für den öffentlichen Nahverkehr (Job Ticket BW)
Persönliche Entwicklungsperspektiven & vielseitige Weiterbildungsangebote
Angenehme und kollegiale Arbeitsatmosphäre
Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit)
Die Möglichkeit zur Arbeit im Home-Office
Anspruchsvolle Aufgabengebiete und eine mitarbeiterorientierte Einarbeitung
