Vorzimmerkraft im Büro der Gruppenleitung Z B (befristet)
Bewerbungsfrist: 27.11.2026
Details
Laufbahn: Laufbahngruppe 1.2 / Mittlerer Dienst
Besoldung/Entgelt: TV-L E 8
Befristung: Befristet
Arbeitszeit: Vollzeit mit Teilzeitmöglichkeit
Tätigkeitsfeld: Verwaltung und Büro
Offene Stellen: 1
Im Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten des Landes Nordrhein-Westfalen ist im Büro der Gruppenleitung Z B „Recht, Religionsangelegenheiten, Stiftungen, Kabinett“ zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Funktion einer Vorzimmerkraft (m/w/d) in Vollzeit zu besetzen. Die Einstellung ist im Rahmen einer Sachgrundbefristung bis zum 2. September 2028 vorgesehen.
Was den Arbeitsplatz besonders macht
Aufgabe der Staatskanzlei ist es, den Regierungschef bei der Umsetzung der politischen Ziele, bei der Koordinierung der Arbeit der Ministerien im Rahmen des Ressortprinzips, bei seinen fachlichen Aufgaben sowie in seiner Funktion als Repräsentant des Landes zu unterstützen.
Der Gruppe Z B obliegen eine Vielzahl von Querschnittsaufgaben, die von der Beantwortung unterschiedlichster Rechtsfragen und der Begleitung aller Gesetzgebungsvorhaben des Landes über den Kontakt zu Kirchen und Religionsgemeinschaften in Nordrhein-Westfalen bis hin zu der Vorbereitung und Organisation der wöchentlichen Sitzungen des Landeskabinetts reichen. Zugleich liegt die Betreuung der Plenarsitzungen des Landtags und der Parlamentarischen Untersuchungsausschüsse in der Zuständigkeit der Gruppe. Auch das ressortübergreifende Vorhaben der Digitalisierung des Gesetzgebungsprozesses ist hier verankert.
Die Schwerpunkte Ihrer Arbeit ergeben sich aus den Tätigkeitsschwerpunkten der Landesregierung sowie aus tagesaktuellen politischen und gesellschaftlichen Entwicklungen. In einem spannenden und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld ergibt sich für Sie die Chance, an entscheidender Stelle zur positiven Entwicklung Nordrhein-Westfalens beizutragen.
Sitz des Ministerpräsidenten ist das geschichtsträchtige Landeshaus am Rheinufer.
Um welche Aufgaben geht es konkret?
An diesem Arbeitsplatz sind im wesentlichen folgende Aufgaben wahrzunehmen:
A) Allgemeine Vorzimmertätigkeit:
- Entgegennahme, Vermittlung und Erledigung von Telefonaten
- Bearbeitung und Weiterleitung des (elektronischen) Postein- und Postausgangs einschließlich der Nutzung der E-Laufmappe
- Terminmanagement
- Durchführung von Recherchen sowie das Einholen von Auskünften und Informationen im Internet/Intranet zur Vorbereitung von Terminen und Gesprächen
- Besprechungsassistenz (Vor- und Nachbereitung von Terminen, Raumreservierung, Buchung von Videokonferenzen, Catering organisieren, Besucher empfangen)
- Zusammenstellung von Terminvorbereitungen (auch digital)
- Datenmanagement (Führen des Terminkalenders, Wiedervorlagen, Erstellung und Pflege der Kontaktdatenbank und der E-Mail-Verteiler, Veraktung in der E-Akte)
- Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen (Buchung von In- und Auslandsflügen, Hotelreservierung, Dienstreiseanträge und Reisekostenabrechnung)
- Registraturassistenz (insbesondere Pflege und Aktualisierung der Handakten, Veraktungen in der E-Akte, lose Blattsammlungen)
- Betreuung der juristischen Handbibliothek
- Materialmanagement
- Vertretung im Vorzimmer der Abteilungsleitung Z und Gruppenleitung Z A
B) Referatsbezogene Aufgaben:
- im Referat Z B 1: Zuarbeit bei verfassungsgerichtlichen Beschwerden, Staatsverträgen/Ratifizierungsurkunden, Ständiger Vertragskommission (Lindauer Abkommen), Erstellung von Statistiken/Übersichten zu Vertragsverletzungsverfahren, Europäische Rechtsetzung/Freisteinhaltung, Weiterleitung des Postein- und Postausgangs, Fertigen von Schreiben
- im Referat Z B 2: Bearbeitung von Kfz-Unfallschäden, Unterstützung bei der Wahl zu Personalvertretungen, bedarfsabhängige Unterstützung in weiteren Bereichen (Postbearbeitung, Fertigung von Schreiben, Erstellung von Vorlagenmappen, Mitteilung von Landtagsterminen in Bezug auf Gesetzgebungsverfahren)
- im Referat Z B 5: Übernahme einzelner Verfahrensschritte in dem Verfahren der Bearbeitung Kleiner Anfragen im Eingangs- und Freigabeverfahren (Betreuung und Organisation des Medienbruchs)
Was bringen Sie mit?
Folgende fachliche Anforderungen müssen Sie erfüllen:
- abgeschlossene bürobezogene Ausbildung (vorzugsweise Kaufleute für Bürokommunikation/Büromanagement, Justizfachangestellte bzw. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte, Verwaltungsfachangestellte) oder alternativ eine mindestens dreijährige einschlägige hauptberufliche Tätigkeit im Bereich der büroorganisierenden Verwaltung
- professionelle Anwenderkenntnisse im Bereich der modernen Kommunikationstechnik (TelKo/ViKo)
- sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office 2024, insbesondere in Word, Excel, Outlook
- sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung
Von Vorteil sind:
- hauptberufliche Tätigkeit im Bereich Sekretariat/Vorzimmerdienst in einem Leitungsbüro
- Offenheit für das Arbeiten mit digitalen Tools und die Bereitschaft, deren Nutzung mit Blick auf die konkreten Anforderungen zu optimieren
- Kenntnisse der Struktur und Arbeitsweise der Landesverwaltung
- Kenntnisse in der Anwendung der E-Verwaltungsarbeit (E-Akte und E-Laufmappe)
Daneben werden insbesondere folgende übergreifende Kompetenzen erwartet:
- ausgeprägte Auffassungsgabe und selbstständige Arbeitsweise
- gute Kommunikationsfähigkeit
- hohe Zuverlässigkeit und Arbeitsgenauigkeit
- gute Organisationsfähigkeit
- freundliches und verbindliches Auftreten
- hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit
Was wir bieten
- einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz
- flexible Arbeitszeiten, gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- tarifliche Vergütung (TV-L); Eingruppierung auf diesem Arbeitsplatz in die Entgeltgruppe 8 TV-L
- Jahresssonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge
- moderne technische Ausstattung
- attraktives Umfeld der Dienststelle mit guter Anbindung an den ÖPNV
- gutes Arbeitsklima mit attraktiven Gemeinschaftsangeboten
