Bei Dekorationen auf Veranstaltungsflächen von der praktischen Vorbereitung bis zur Umsetzung beteiligt sein, Dekorativen und plakativen Aufbau einer Veranstaltung übernehmen, Flächenpläne erstellen und an Planungsgesprächen teilnehmen, Beschaffung und Einsatz vielfältiger Materialien im Innen- und Außenbereich, Enge Zusammenarbeit mit Team, internen Schnittstellen und externen Dienstleistern

Planung, Organisation und Durchführung von Tagungen, Besprechungen und städtischen Veranstaltungen, Bearbeitung der Jubilare und Ehrungen, Sekretariat und Korrespondenz

Planen, koordinieren und betreuen Veranstaltungen von der Anfrage bis zur Nachbereitung, Enge Zusammenarbeit mit Kunden, Dienstleistern und internen Teams für reibungslosen Ablauf, Aufbau strategischer Partnerschaften innerhalb der Tourismusregion Augsburg/Schwaben, Pflege bestehender Kundenbeziehungen und Gewinnung neuer Firmen- und Privatkunden (B2B & B2C), Entwicklung kreativer Vermarktungsideen und innovativer Erlebnispakete mit dem Marketing-Team, Erstellung von Angeboten und Verträgen, Führung von Verkaufs- und Beratungsgesprächen, Repräsentation des Hauses bei Sales Calls, Netzwerktreffen und Fachmessen in der Region, Mitwirkung bei der Entwicklung und Einführung neuer Wege der Kundengewinnung, Aktive Rolle im Bereich Social Media und digitaler Kommunikation

Selbstständige Planung, Durchführung und Nachbereitung von mittelgroßen bis großen Veranstaltungen jeglicher Art, Absprache, Abstimmung und Anzeige von Veranstaltungen bei den zuständigen Behörden, Übernahme von Diensten als Verantwortlicher für Veranstaltungstechnik im Sinne der §§ 39, 40 SBauVO NRW, Leitung und Aufsicht bei Veranstaltungen, Auf- und Abbau sowie Bedienen technischer Anlagen im Bereich der professionellen Audio-, Licht-, Video- und Bühnentechnik, Errichtung und Inbetriebnahme von mobilen elektrischen Anlagen, Erstellen von Einsatz-/Ablaufplänen, Zeichnungen und Dokumentationen, Koordination und Kontrolle der im technischen Bereich eingesetzten Mitarbeiter/innen sowie externer Dienstleister, Mitwirkung im Arbeitsschutz: Erstellen von Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen und Durchführen von Unterweisungen, Wartung und Instandhaltung von Anlagen und Betriebsmitteln veranlassen und beaufsichtigen

Planung, Organisation und Durchführung kultureller und sozialer Aktivitäten, Organisation und Koordination kultureller Monat-Programme, Organisation von Ausflügen und Unterstützung solcher Vorhaben, Verantwortlich für Planung und Organisation der Räume sowie die Vorbereitung und Einrichtung der Veranstaltungsflächen, Kooperationen mit Künstlern, Vereinen und kulturellen Institutionen initiieren und begleiten, Förderung der Bewohnerkontakte untereinander, Administrative Aufgaben, wie z.B. Gagenverhandlungen, Vertragswesen, Rechnungsprüfungen, Veranstaltungsauswertungen, Zentrale Kontaktperson für unsere Bewohne nden hinsichtlich Anliegen zu Veranstaltungen und kulturellen Programmen

Einrichten sowie die Pflege und Verwaltung von Veranstaltungen in unseren Ticketsystemen., Beratung unserer Veranstalter in allen ticketingrelevanten Fragestellungen und Beauftragung und Prüfung der Aktionseinrichtungen., Verantwortung für die zentrale Steuerung des Vorverkaufs und die Abstimmung mit weiteren Fachabteilungen., Systemseitige Betreuung der Vorverkaufsstellen im laufenden Verkauf., Unterstützung in unserem Emergency Service zusammen mit einem abteilungsübergreifenden Team in Randzeiten unsere Veranstalterkunden bei akuten Anfragen.

Führung eines motivierten Event-Teams, Konzeption, Planung und Realisierung von Leit- und Fachmessen sowie Kundenveranstaltungen und Symposien, Steuerung interner und externer Dienstleister, Entwicklung kreativer Konzepte zur Präsentation der Marke und Produkte, Moderation von Programmpunkten oder die Präsentation von Inhalten, Enge Zusammenarbeit mit Kollegen aus Content Marketing, Vertrieb, Produktmanagement sowie mit externen Partnern, Analyse des Erfolgs von Veranstaltungen und Ableitung von Optimierungsmaßnahmen

Selbstständige Planung, Bearbeitung und Betreuung von Projekten, Kaufmännische Betrachtung und Bewertung, Eigenständige Angebots- und Auftragserstellung inkl. Rolloutplanung, Nachbetrachtung und Abrechnungsvorbereitung, Führen der Korrespondenz mit Kunden und internen Abteilungen

Recherche und Erstellung von Präsentationen, Erstellung von Zusammenfassungen in engl. und dt. Sprache, Veranstaltungsplanung und -durchführung, Unterstützung der Akademia

Leitung des Veranstaltungshauses und seinen Abläufen im Live-Betrieb sowie den Steuerungsprozessen gemeinsam mit der vorsitzenden Geschäftsführung, Verantwortung für Finanzen und Controlling: Laufende Analyse und Bewertung der Kosten- und Erlösstruktur sowie Identifizierung von attraktiven Programmsegmenten und Formaten, Kontinuierliche Kontrolle der Veranstaltungsabrechnungen, Geschlechtergerechte/r und diversitätssensible/r Ansprechpartner/in für das Personal (rund 50 Festangestellte) samt Vorbereitung der Personalabrechnung, Allgemeines und spezielles Vertragswesen (Vertragsprüfung, -controlling etc.), Ansprechpartner/in für Steuerberatung, Banken, Versicherungen, Behörden, Wirtschafts- und Rechnungsprüfer, Professioneller Umgang mit Institutionen im Bereich Kunst und Kultur, Sponsoren, Medien und anderen Stakeholder/innen, Steuerung von fachübergreifenden Projekten im Marketing und Ticketing

Fachliche und disziplinarische Führung des Planungsteams sowie der Seminarbetreuer, Sicherstellung effizienter Abläufe und kontinuierliche Optimierung der Prozesse in der Ressourcenplanung, Einhaltung und Weiterentwicklung unserer Qualitätsstandards, Verantwortung für einen wertschätzenden Umgang und die Fortbildung unserer Seminarbetreuer, Gestaltung unserer Dienstleistung vor Ort, die Kundenzufriedenheit und Wiederbuchungen sicherstellt, Recruiting sowie aktive Begleitung des Onboardings neuer Seminarbetreuer, Beobachtung von Trends und Entwicklung neuer Konzepte zur Weiterentwicklung der Kundenbetreuung

Steuerung des gesamten Bewerbungsprozesses – von der Stellenanzeige über das Vorstellungsgespräch bis zur Einstellung, Identifizierung und Ansprache passender Kandidat:innen aktiv, z. B. über Active Sourcing und moderne Recruiting-Tools, Organisation und Moderation von Bewerbertagen, Karrieremessen oder Recruiting-Events, Entwicklung kreativer Maßnahmen, um die Arbeitgebermarke nach außen zu stärken und bekannter zu machen, Betreuung und Optimierung der Karriereseite und Unternehmensprofile, Planung und Steuerung von Employer-Branding-Kampagnen – von der Idee bis zur Umsetzung, Ansprechperson für Mitarbeitende sowie Führungskräfte und Betreuung bei allen personalrelevanten Fragen, Pflege und Aktualisierung von HR-Daten im Personalmanagementsystem

Eigenständige Erfassung und Dokumentation von Schäden und technischen Mängeln in den Liegenschaften, Planung und Koordination der Instandsetzung unter Berücksichtigung des Denkmalschutzes: Einholen und Vergleichen von Angeboten, Beauftragung sowie Überwachung und Abrechnung der Dienstleister, Organisation regelmäßiger sicherheitsrelevanter Fortbildungen für das Personal (Erste-Hilfekurse, Brandschutzbelehrung usw.), Verantwortlich für sämtliche versicherungstechnischen Belange (Recherche, Kontrolle der Policen, Bearbeitung von Schadenfällen usw.), Umsetzung baurechtlicher und berufsgenossenschaftlicher Vorgaben (z. B. TÜV, DGUV, Wartungsintervalle), Überwachung der Verkehrssicherheit auf dem gesamten Gelände sowie Organisation und Dokumentation der jährlichen Baumbeschau/Grünpflege inklusive Beauftragung und Abrechnung, Erstellung der Nebenkostenabrechnungen der Liegenschaft, Bearbeitung von kurzzeitigen Vermietungs- und Eventanfragen: Angebotserstellung, Abwicklung und Abrechnung inklusive Veranstaltungsbetreuung, Organisation, Planung und Durchführung interner Veranstaltungen sowie des Landmarktes, einschließlich technischer und personeller Abstimmung, Vertretung der Geschäftsführung bei Abwesenheit

Akquise von Neukund*innen, Betreuung des Portfolios, Strategische Vermarktung der vier Locations in Berlin, Organisation und Durchführung von Besichtigungsterminen und Kundengesprächen, Gestaltung von Vertriebs- und Marketingkampagnen, Repräsentation von PAULS Events bei Netzwerkveranstaltungen, Branchenevents und Messen

Unterstützung des Teams in der Planung & Durchführung von Seminaren, Workshops & Events, Einbringen von Ideen im Team Marketing und Umsetzung in eigenen Mini-Projekten (Homepage, Newsletter, Videos, Social Media etc.), Profi in Medien- und Datenmanagement werden, Steuerung von Online-Meetings, Unterstützung der Trainer*innen im Backoffice

Schwerpunkte der Veranstaltung, insbesondere zu großen BGW-eigenen Veranstaltungen (z.B. BGW-Forum) analysieren und bewerten sowie Veranstaltungsvorschläge für den Jahresplan abstimmen, Das Eventmanagement insbesondere großer BGW-eigener Veranstaltungen (z.B. BGW-Forum) steuern und in den BGW-Gremien vertreten, Schwerpunkte der Veranstaltungsplanung, insbesondere zu großen BGW-eigenen Veranstaltungen (z.B. BGW-Forum) analysieren und bewerten sowie Veranstaltungsvorschläge für den Jahresplan abstimmen, Grobplanung der in der Zuständigkeit liegenden Veranstaltungen vornehmen, vorstellen und abstimmen, Veranstaltungs-Jahresplanung des Fachbereiches Modellvorhaben und Kongresse (Hamburg) durchführen, Bei der Erstellung von Entscheidungsgrundlagen zu Veranstaltungsthemen und Zielgruppen unterstützen, Am Arbeitskreis Veranstaltungen teilnehmen und mitwirken, Grundlagen zur Erreichung eines BGW-übergreife Veranstaltungsportfolio erarbeiten, Weiterentwicklungspotenziale von Veranstaltungen aufzeigen und darauf aufbauende Entwicklungen koordinieren und umsetzen, Insbesondere große BGW-eigene Veranstaltungen (z.B. BGW-Forum) inhaltlich und methodisch-didaktisch konzipieren und die Konzeption in den BGW-Gremien vertreten, Die Organisation und Vermarktung insbesondere großer BGW-eigener Veranstaltungen (z.B. BGW-Forum) steuern und überwachen sowie eigene Maßnahmen in der Organisation und Vermarktung übernehmen, Die Durchführung insbesondere großer BGW-eigener Veranstaltungen (z.B. BGW-Forum) steuern und überwachen und eigene Maßnahmen für die Durchführung übernehmen, Insbesondere große BGW-eigene Veranstaltungen (z.B. BGW-Forum) evaluieren

Organisation und Verwaltung von Lehr- und Veranstaltungsräumen sowie Abstimmung mit internen und externen Beteiligten, Prüfung von Eingangsrechnungen sowie Erstellung von Ausgangsrechnungen im ERP-System, Unterstützung bei Reise- und Hotelbuchungen für Lehrende und Gäste, Pflege und Nutzung unseres ERP-Systems (u. a. Rechnungsstellung, Stammdatenpflege, Anlegen von E-Mail-Verteilern), Mitwirkung bei der allgemeinen Organisation des Campusalltags

Strategische Weiterentwicklung und nachhaltige Verankerung der seit 2024 eingeführten Projektmaßnahmen und Strukturen, Konzeption und Umsetzung eines Kommunikations- und Kooperationsmodells zur intensiveren Vernetzung von Studierenden und Alumni sowie weiteren relevanten Stakeholdern, Maßnahmenentwicklung zur Stärkung der Zusammenarbeit zwischen Studienprogrammen, Studierenden, Lehrenden und studentischen Ressorts, Entwicklung und Durchführung zielgruppenspezifischer Kommunikationsformate wie z.B. Campus-Events, Webinare, „Alumni-Stories“ von Studierenden auf Social Media, Planung und Organisation von Veranstaltungen und Workshops, Erarbeitung eines Transferkonzepts zur Übertragung erfolgreicher Projektmaßnahmen auf weitere Bachelor- und Masterstudiengänge, Projektmanagement und -controlling, einschließlich Maßnahmenevaluation

Verantwortung für den Referatsbereich "Veranstaltungen und Protokoll", Planung und Organisation protokollarischer Einsätze des Hauses, Protokollarische Betreuung von Besuchen ausländischer Ministerinnen und Minister in Zusammenarbeit mit dem Auswärtigen Amt, Botschaften, Dienstleistern und Sicherheitsbehörden, Organisation von internationalen Veranstaltungen mit hochrangigen Teilnehmerinnen und Teilnehmern (Regierungskonsultationen, G7, G20, EU-Ratspräsidentschaft), Organisatorische Vorbereitung von Veranstaltungen auf Leitungsebene im BMWE, Betreuung der Gäste der Ministerin, Protokollarische Betreuung von Terminen der Ministerin außerhalb des BMWE, Prüfung und Bearbeitung von Anträgen auf Kostenübernahme für Veranstaltungen, Arbeitsessen, Caterings usw., Prüfung und Bearbeitung von Anträgen auf Kostenübernahme für Auslandsreisen der Leitung (Ministerin, Staatssekretäre, Delegationsreisen), Verwaltung und Bewirtschaftung der dem Referat zugewiesenen Haushaltsmittel, einschließlich des sog. "Ministertitels"

Strategische Weiterentwicklung und nachhaltige Verankerung der seit 2024 eingeführten Projektmaßnahmen und Strukturen, Konzeption und Umsetzung eines Kommunikations- und Kooperationsmodells zur intensiveren Vernetzung von Studierenden und Alumni sowie weiteren relevanten Stakeholdern, Maßnahmenentwicklung zur Stärkung der Zusammenarbeit zwischen Studienprogrammen, Studierenden, Lehrenden und studentischen Ressorts, Entwicklung und Durchführung zielgruppenspezifischer Kommunikationsformate wie z. B. Campus-Events, Webinare, „Alumni- Stories“ von Studierenden auf Social Media, Planung und Organisation von Veranstaltungen und Workshops, Erarbeitung eines Transferkonzepts zur Übertragung erfolgreicher Projektmaßnahmen auf weitere Bachelor- und Masterstudiengänge, Projektmanagement und -controlling, einschließlich Maßnahmenevaluation