Assistenz der Geschäftsführung und Gremienkoordination (m/w/d)

Der Deutsche Paritätische Wohlfahrtsverband - Gesamtverband e.V. ist einer der sechs Spitzenverbände der freien Wohlfahrtspflege mit über 10.700 Mitgliedsorganisationen.

Für den Stab des Paritätischen Gesamtverbandes suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeitbeschäftigung (39 Wochenstunden) eine

Assistenz der Geschäftsführung und Gremienkoordination (m/w/d)

Die ausgeschriebene Stelle ist unbefristet.

Tätigkeitsschwerpunkte sind die umfassende organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung sowie die Koordination und Betreuung unserer Verbandsgremien. Dazu gehören die eigenständige Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und die Unterstützung moderner digitaler Arbeitsabläufe sowie die verlässliche Steuerung der damit verbundenen organisatorischen und digitalen Prozesse.

• Eigenständige Organisation und Koordination des Geschäftsführungsbüros
• Terminmanagement, Korrespondenz, Wiedervorlagen und Fristenkontrolle sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen
• Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen sowie Koordination interner und externer Anfragen
• Eigenständige Bearbeitung von Vorgängen mit erhöhtem fachlichem und organisatorischem Anspruch
• Bearbeitung vertraulicher und sensibler Vorgänge
• organisatorische Betreuung der Verbandsgremien einschließlich Terminplanung, Einladungen, Tagesordnungen und Sitzungsunterlagen
• Vorbereitung und Begleitung von Präsenz-, digitalen und hybriden Sitzungen sowie Dokumentation und Nachhalten von Beschlüssen und Arbeitsaufträgen
• Kommunikation mit ehren- und hauptamtlichen Gremienmitgliedern sowie internen und externen Ansprechpartner*innen
• organisatorische Unterstützung bei Gremiensitzungen, Klausuren und weiteren Veranstaltungen
• Unterstützung bei bzw. eigenständige Koordination von Projekten im Stab