Anforderungen auf einen Blick

ErforderlichWünschenswert

Heute

Assistenz Stadtpräsident:in

Hansestadt Lübeck

Voll/Teilzeit

Wir suchen für unseren Bereich Büro der Bürgerschaft zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz Stadtpräsident:in (EG 9a TVöD)

Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen

die Terminkoordinierung für den Stadtpräsidenten und Vertreter:innen inkl. der Buchung von Dienstwagenfahrten nach Abstimmung mit dem Büro des Bürgermeisters
die Unterstützung bei Öffentlichkeitsarbeit und Repräsentation (z.B. Organisation von Veranstaltungen und Empfängen)
die Vorbereitung von Grußworten, Glückwunsch- und Kondolenzschreiben
die Prüfung und Vorkontierung von Rechnungen
die Mithilfe bei der Pflege und Fortentwicklung des Fachverfahrens Allris Ratsinformationssystem (Administrator:in / Key-User:in) einschließlich der Verantwortung für die Stammdatenpflege Bürgerschafts- und Ausschussmitglieder
weitere Aufgaben als Medientechnikbeauftragte:r, IT-Beauftragte:r
die Mithilfe bei der Vorbereitung und Durchführung der Sitzungen der Bürgerschaft, u.a. Vorbereitung und Betreuung der Medientechnik während der Sitzungen der Bürgerschaft
die Bearbeitung des Postein- und –ausgangs
die Vertretung bei Abwesenheit, z.B. die Bearbeitung und Prüfung von finanziellen Zuwendungen an die Fraktionen, Bürgerschafts- und Ausschussmitglieder

die abgeschlossene Ausbildung zur / zum Verwaltungsfachangestellten bzw. den Nachweis der Ersten Angestelltenprüfung
alternativ: die abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement bzw. Bürokommunikation oder zur/zum Fachangestellten für Bürokommunikation

Weiterhin erwartet werden:

wünschenswerterweise Erfahrungen und Fachkentnisse in Vorzimmer- und/ oder Assistenztätigkeiten bzw. Sekretariatstätigkeiten vorzugsweise aufgrund von nachgewiesener Berufserfahrung
idealerweise Erfahrung in der Betreuung von Medientechnik
eine stark ausgeprägte Organisationskompetenz sowie selbstständiges Arbeiten